Sunday, April 19, 2020 Edit Show
Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggihsistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.
Baca Juga: Prosedur penerimaan tamu walk-in Guest Tamu Personal, Tamu Rombongan, Tamu VIP Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputerDi zaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis. Kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama, dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel computer yang digunakan banyak jenisnya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial, Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb. Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukungnya. Rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu. Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu, seperti passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitaspenyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap di hotel. Apabila tidak menginap di hotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya juga tersedia di dalam kamar. Paging board adalah papan yang
digunakan untuk mendapatkan Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan dibaca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini. Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalamhal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu. Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan di hotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya. Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kuncikamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannyakunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yangberada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukkan kunci yang dititipkan. PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon. Alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel. Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak. Ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini. Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar. Cara penggunaan alat ini dengan memasukkan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya. Alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang. Jenis kunci yang dipergunakannya adalah kunci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali untuk tamu yang berbeda. Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit, seperti nama tamu, nomor kartu, dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini. Namun, alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.
Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank, bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui, maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi
batas yang ditentukan oleh bank. Formulir Yang di Gunakan Pada Kantor DepanPenggunakan formulir di bagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel. Namun, kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda. Ada formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan di hotel lainnya. Dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
Penelusuran yang terkait dengan Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel
Ditulis Admin Jumat, 25 September 2020 Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan: Baca Juga: Jenis Maupun Nama Chemical di Housekeeping dan Kegunaannya
Form- Form Yang Digunakan Oleh Front Office
jumlahnya harus sesuai dengan house bank yang diterima. Baca Juga: Kode-kode/istilah yang terdapat di housekeeping dan Istilah Telepon yang Umum dalam dunia Perhotelan Demikian Penjelasan Tentang Formulir Front Office Dan Kegunaannya atau Form- Form Yang Digunakan Oleh Front Office. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya Penelusuran yang terkait dengan formulir yang di ada di front office
Dokumen apa saja yang ada di front office?Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:. Registration form.. Guest card.. Meal coupon.. Welcome drink card 100.. Guest slip.. Cash receipt.. Reservation form.. Reservation slip.. Apakah kegunaan dari room rack?Room Rack Reservation atau juga bisa disebut Rak Pemesanan Kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap di hotel serta jenis tamu.
Formulir apa saja yang perlu disiapkan ketika menerima reservasi?Dalam proses reservasi kamar, terdapat beberapa komponen formulir di antaranya Formulir Reservasi (Reservation Form), Slip Reservasi (Reservation Slip), Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form), Form Penggantian Reservasi (Change Form), dan Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form).
Apa itu room change form?Room Reservation Cancellation/Change Form adalah formulir khusus untuk memuat informasi pembatalan atau perubahan pesanan kamar yang sudah dilakukan oleh tamu.
|