Jakarta - Surat resmi memiliki beragam jenis. Salah satunya, ada surat penawaran yang biasa digunakan penjual untuk memperkenalkan barang atau jasanya kepada calon pembeli. Show Urusan bisnis di perusahaan memang erat kaitannya dengan kegiatan surat-menyurat. Ada berbagai macam surat yang memiliki fungsi serta tujuan berbeda-beda. Misalnya, jika ingin menjalin kerja sama dengan perusahaan lain atau konsumen, maka harus membuat surat penawaran. Surat penawaran ini dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan dengan perusahaan lain, seperti saat menjual produk. Tak hanya itu, surat ini juga bisa ditujukan kepada konsumen. Menurut buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis, surat penawaran sering disebut juga Offering Letter. Jenis surat ini berisi informasi yang bertujuan untuk meningkatkan minat pembaca terhadap barang atau jasa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat memudahkan penjual untuk memperkenalkan produk mereka kepada calon pembeli, terutama produk yang masih belum terlalu dikenal publik. Surat ini biasanya dikirimkan oleh penjual sebagai balasan atas surat permintaan penawaran dari calon pembeli. Namun, bisa juga dikirimkan kepada calon pembeli yang tidak mengajukan surat permintaan, jika penjual bermaksud mempromosikan produk dagangannya. Fungsi Surat PenawaranSurat penawaran tentu memiliki peranan sangat penting untuk menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan lain, ataupun dengan konsumen. Lalu, apa saja fungsi dari surat penawaran di suatu perusahaan? Pertama, untuk memperkenalkan barang dan jasa kepada masyarakat, khususnya pihak yang potensial menjadi pembeli. Kemudian, untuk meningkatkan pemasaran barang atau jasa. Ketiga, untuk mempertahankan hubungan bisnis dengan perusahaan lain agar tidak terputus. Terakhir, untuk membuka atau memperluas peluang pemasaran produk. Ciri-Ciri Surat PenawaranAda beberapa karakteristik yang dapat diketahui dari surat penawaran. Diantaranya:
Unsur Surat PenawaranJika detikers ingin menulis surat penawaran , berikut panduan atau unsur-unsur yang harus ada di dalamnya:
Jenis-Jenis Surat PenawaranBerikut beberapa jenis surat penawaran yang sangat sering ditemui dan dicari oleh banyak orang, diantaranya adalah:
Setiap perusahaan pasti mengharapkan penjualan yang tinggi demi memperoleh keuntungan sebesar-besarnya. Maka, tak heran surat penawaran ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan. (pal/pal)
A.PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP SURAT NIAGA 1.Pengertian Surat niaga merupakan utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami. 2. Lingkup Surat Niaga Proses jual beli pada umumnya diawali oleh adanya permintaan dari calon pembeli. Mereka mengajukan permintaan dengan cara mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual atau produsen dengan kata lain maksud minta informasi mengenai barang atau jasa yang diperlukannya. Dengan adanya permintaan tersebut, penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran (offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang dimintakan calon pembeli. Biasanya surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga, booklet atau leaflet untuk memperkuat mengenai barang atau jasa yang ditawarkannya. Jika penjual atau produsen mengirim surat penawaran dengan cara seperti itu, maka surat yang disampaikannya itu desebut surat balasan permintaan penawaran. Ada pula penjual atau produsen yang sengaja mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli atau relasinyta tanpa lebih dahulu menunggu permintaan. Hal tersebut biasanya dilakukan dengan surat penawaran. Jika kemudian terdapat kesesuaian terhadap barang yang ditawarkan, maka pembeli kemudian melakukan pesanan dengan cara mengirimkan surat pesanan (order). Namun demikian, dalam proses transaksi jual beli kadang-kadang timbul masalah. Misalnya, harga, kualitas, dan jumlah barang yang surat pengaduan. Penjual atau produsen tentu saja harus menanggapi surat tersebut dengan baik dengan cara-cara yang saling menguntungkan dan memuaskan kedua belah pihak . jika permasalahan itu selesai, proses selanjutnya adalah penagihan atas barang yang dikirimkan. Dalam hal ini, penjual harus memberikan penjelasan mengenai syarat pembayaran dan menyampaikan surat-surat yang berkaitan dengan pembelian barang-barang tersebut. Uraian di atas merupakan ilustrasi tentang betapa penting surat-menyurat dalam kegiatan bisnis untuk lebih jelasnya, dibawah ini dikemukakan skema terjadinya kegiatan perdagangan melalui surat-menyurat. 3. Istilah dan dokumen bisnis Kegiatan bisnis tidak dapat terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis dan berbagai macam dokumen. Istilah dandokumen-dokumen tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang, potongan harga dan potongan barang, surat berharga dan dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat pengantar dan lain-lain. Untuk jelasnya, perhatikanlah uraian berikut ini.
Merupakan surat pesanan atas barang atau jasa, baik yang ditawarkan maupun tidak, berdasarkan penawaran dan pemesanan menyanggupi untuk membayarnya. Merupakan surat usaha memperkenalkan barang atau jasa dengan maksud untuk melepaskanya/ menjualnya. Merupakan pernyataan keluhan/ pengaduan yang disampaikan calon pembeli atas ketidak sesuaian pesanannya(harga, mutu, kuantitas) dan ketidak puasan lain-lainnya. Ialah penyelesaian perihal keluhan/pengaduan yang dianjurkan oleh calon pembelian. b. Istilah penyerahan barang Dalam surat niaga ketentuan penyerahan barang penting adanya. Hal ini berkaitan dengan risiko dan biaya yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak yang berkaitan dengan transaksi jual beli. Umumnya istilah ini digunakan dalam kegiatan perdagangaan sering dicantumkan dalam surat niaga, istilah tersebut adalah: Penyerahan barang dilakukan di gudang penjualan. Hal ini berarti semua biaya yang dikeluarkan, mulai dari gudang penjual sampai pada tempat yang dikehendaki pembeli, menjadi tanggungan pembeli. Semua biaya yang dikeluarkan sampai barang di stasiun kereta api-kota dari penjual menjadi tanggungan penjual. Semua biaya menjadi tanggungan penjual sampai barang berada disamping kapal untuk siap dimuat. Semua ongkos mulai dari gudang penjual sampai barang berada diatas kapal laut menjadi tanggungan penjual. Semua biaya sampai dipelabuhan menjadi tanggungan penjual.
Semua biaya termasuk premi asuransi pengangkutan hingga barang berada di pelabuhan tempat pembeli, menjadi tanggungan penjual. Semua biaya hingga berada di pelabuhan pembeli, termasuk biaya bongkar dari kapal ke darat menjadi tanggungan penjual. Semua biaya, mulai dari gudang penjual sampai barang itu siap dimasukan ke gudang pelabuhan pembeli, menjadi tanggungan penjual.
Penjual hanya menanggung semua biaya sampai kapal berlabuh di tengah laut pada pelabuhan pembeli. 10.Loco gudang pembeli(loco entreport) Semua biaya yang terjadi atas barang sampai di pelabuhan pembeli menjadi tanggungan penjual.
Penjual menanggung semua biaya termasuk bea masuk dan pajak lainnya (PPN, Ppn, BM dan Import). Semua biaya sampai barang berada disamping pesawat dan siap unuk dikirim ditanggung penjual. 13. FAP (free at plane) Semua biaya sampai dengan bandara pembeli termasuk biaya bongkar dan peron menjadi tanggungan penjual. c. istilahpotongan dalam bisnis Telah menjadi kebiasaan dalam kegiatan perdagangan, jika pembelian dalam batas tertentu, pembeli akan mendapatkan potongan yang disebut potongan harga dan atau potongan berat. Terdapat beberapa istilah potongan, yaitu sebagai berikut: 1. Potongan Harga a) Rabat Potongan yang diberikan kepada pembeli atas pembelian dalam partai besar dan biasanya dinyatakan dalam persen (%) dari harga berat bersih. b) Potongan tunai Potongan yang diberikan kepad pembeli yang membayar secara tunai/kontan. c) Rabat istimewa Potongan yang diberikan atas barang-barang yang dijual melebihi umlah dalam waktu tertentu. Potongan seperti ini biasanya diberikan pada toko-toko tertentu yang ditunjuk oleh perusahaan. Rabat istimewa disebut juga “premi”. 2. Potongan Berat A) Tarra ekstra Berat pembunTarragkus ekstra (lebiah dari satu) atas barang yang dibeli. Tarra ekstra dihitung dari berat bruto b)Tarra berat pembungkus yang sebenarnya dan dihitung dari berat setelah dikurangi tarra ekstra. Dalam perdagangan dikenal juga beberapa tarra. Potongan berat pembungkus barang sebelum pembungkus tersebut digunakan barang atau diisi barang. Potongan penyesuaian berat pembungkus atas ukuran timbangan luaaaaaaar negeri ke ukuran timbangan dalam negeri. Biasanya potongan seperti ini terjadi dalam hubungan perdagangan dengan luar negeri.
Potongan berat pembungkus yang didasarkan kepada kebiasaan dalam hubungan perdagangan.
Potongan berat pembungkus berdasarkan kepada ketentuan-ketentuan yang berlaku. Biasanya oleh Pabean dan potongan ini disebut juga tarra pabean. c. Rafaksi potongan yang diberikan kepada pembeli atas kemungkinan terjadinya kekurangan atau susutnya barang sselama dalam perjalanan. Dan dihitung dari berat setelah dikurangi tarra. 4. Istilah pembayaran Informasi menngenai pembayaran dalam perdagangan harus benar-benar jelas mengenai waktu, tempat dan potongannya bila ada. Informasi mengenai waktu pembayaran dapat berupa hal-hal berikut. A) pembayaran di muka, yaitu pembeli membayar harga barang yang dibelinya sebelum barang tersebut diterimanya. B) Remberurs (cash on delivery), yaitu barang yang dikirimkan ke tempat pembeli dapat diterima oleh pembeli jika harga barang tersebut telah dibayar. c)pembayaran tunai ( cash), yaitu barang dapat diterima langsung jika telah dibayar kontan. d)pembayaran kemudian, yaitu pembayaran akan dilakukan oleh pembeli jika barang yang dipesannya telah diterima. 5. Istilah Contoh Barang sebelum terjadinya transaksi Biasanya calon pembeli mengirimkan beberapa contoh barang yang diperlukan. Ada beberapa istilah contoh yang sering digunakan dalam perdagangan, antara lain sebagai berikut. a) contoh penawaran (monster offerte), yaitu contoh yang dikirimkan pemjual pada saat melakukan penawaran barang dagangan kepada calon pembeli. B) contoh penjualan (monster itval/shiping sample), adalah contoh yang diambil daribarang yang telah dijual dan telah diterima pembeli c) contoh telquel, yaitu contoh barang yang ditawarkan kepada calon pembeli tanpa menyebutkan kwalitasnya dengan jaminan nama baik penjualnya. d) contoh tikaman, yaitu contoh yang diambil dari setiap barangg yang akan ditawarkan. e) contoh asli, yaitu contoh yang dikirimkan kepada calon pembeli merupakan barang sesungguhnya ditawarkan. f) contoh standar, yaitu contoh barang yang ditawarkan kwalitasnya t lah terstandar (tipe barang sudah pasti). 6. dokumen Bisnis Dalam kegiatan usaha, khususnya perdagangan diperlukan berbagai macam dokumen baik yang dibuat penjual, pengangkut, maupun pembeli. Dokumen sangat penting dalam kegiatan usaha sebab sebagai alat pembuktian tertulis yang sah. Dokumen adalah semua warkat yang berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan, keadaan, dan kenyataan bagi seseorang dan atau pihak yang berkepentingan. Dokumen bisnis dapat digolongkan menjadi tiga. a) berdasarkan Asalnya 1)dokumen intern, yaitu dokumen yang berasal dan dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi, Packing list, nota pada sat menjual barang. 2) dokumen ekstern, yaitu dokumen yang berasal dari luar organisasi atau dokumen yang diterima dari pihak lain, misalnya faktur pembelian, cek, giro, dan sebagainya. b) berdasarkan Bentuknya 1) buku catatan (a) Buku harian (b)Buku besar (c) buku jurnal dan neraca 2) barang (a)contoh duplikat (b)Monster (c) Protipe 3) surat persetujuan (a) faktur jual beli (b)polis, yaitu merupakan surat bukti perjanjian pertanggungan. perjanjian pertanggungan. C(c) konosemen (bill of lading), yaitu surat perjanjian/persetujuan pengangkutan melalui laut. (d) (d) Akte-akte noteAkte-akte notaris 4) bukti-bukti catatan a. kwitansi kwitansi adalah tanda bukti penerimaan pembayaran uang yang dibuat oleh si penerima uang. b.packing list packing list adalah daftar perincian barang-barang dagangan dalam setiap peti atau bal. c. Nota nota merupakan tanda bukti perhitunganbarang-barang dagangan yang dibeli dan telah dibayar secara kontan. d. Faktur Faktur merupakan surat bukti perhitungan atas barang-barang yang diperjualbelikan serta potongan yang diberikan dari perhitungan harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual beli dibagi tiga. 1) Faktur biasa, Merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan transaksi jual beli. 2) Faktur performa Merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata PROFORMA. 3) Faktur konsuler Faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya, eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada di New York. e. Cek Cek merupakan surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang ditunjuk atau tertera dalam cek itu. f. Wesel (hill of exchange) Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang pada waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam surat tersebut. Wesel harus memenuhi delapan syarat. 1) Adanya sebutan wesel. 2) Merupakan surat perintah tidak bersyarat untuk membayarkan sejumlah uang. 3) Tercantum nama kedua belah pihak. 4) Ketentuan waktu membayar. 5) Tempat pembayaran. 6) Nama yang menerima pembayaran. 7) Tanggal dan tempat menarik wesel. 8) Tanda tangan yang menyurh membayarkan sejumlah uang. g. Saham saham adalah surat bukti menanamkan sejumalh yang (modal) dalam suatu badan usaha, saham disebut juga Andil atau Sero. c) Berdasarkan sifatnya
Telah dikemukakan di atas bahwa dokumen dalam perdagangan tidak hanya dibuat oleh penjual, tetapi dibuat juga oleh bagian jasa angkutan dan instansi tertentu, misalnya dalam kegiatan ekspor dan impor. Di bawah ini dicontohkan kelengkapan dokumen yang harus dilampirkan, jika kita mengekspor barang:
b. Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak jasa angkutan (carrier)
B. SURAT PROMOSI PENJUALAN 1. Arti Surat Promosi Penjualan Promosi merupakan salah satu aspek yang penting dalam kegiatan perdagangan, dan sering dikatakan sebagai proses berlanjut. Hal ini disebabkan promosi dapat menimbulkan rangkaian kegiatan selanjutnya bagi perusahaan. Ada beberapa cara untuk kegiatan promosi dalam masyarakat. Salah satunya adalah perikllanan yang merupakan suatu cara yang relatif mahal untuk menyampaikan informasi. Perlu diingat bahwa periklanan dilakukan dengan mengeluarkan sejumlah biaya yang cukup besar. 2. Menggolongkan Sifat Iklan dan Syarat-syarat Iklan a. Menggolongkan Sifat Iklan Yang dimaksudkan dalam penggolongan sifat iklan di sini adalah mengenai sifat berita atau redaksi yang digunakan dalam periklanan. Iklan merupakan berita yang dimuat melalui media periklanan seperti surat kabar, majalah, radio, televisi, layar bioskop, reklame, spanduk, dan sebagainya. Sifat-sifat periklanan, di antaranya sebagai berikut. 1) Periklanan yang bersifat sebagai pemberian informasi Periklanan semacam ini digunakan untuk memberitahu konsumen mengenai masalah yang berhubungan dengan prosuk, baik harga, kualitas, dan cara memperoleh barang. Disini iklan hanya ditujukan untuk memberitahukan saja dan bukan untuk membujuk, dengan adanya pemberitahuan akan meningkatkan kegunaan bagi calon pembeli. Nilai yang dicptakan oleh iklan seperti ini dinamakan faedah informasi. Iklan yang fungsinya untuk memberitahukan dapat pula digunakan untuk memberitahukan masalah yang berkaitan dengan berita keluarga, undangan, perayaan, pengumuman, dan sebagainya. 2) Periklanan yang bersifat membujuk atau mempengaruhi Iklan yang sifatnya membujuk lebih baik dipasang pada media-media seperti televisi, atau majalah. Media ini sangat mendukung terhadap berita yang ingin diinformasikan, sebab ditunjang oleh media visual. Iklan yang sifatnya membujuk dapat menimbulkan kecaman berbagai pihak. Hal ini karena mereka merasa dipermainkan atau dimanfaatkan dan pada umumnya orang tidak suka dibujuk atau didorong untuk melakukan pembelian. 3) Periklanan yang bersifat menciptakan kesan Biasanya iklan ini sifatnya menanamkan suatu pandangan calon pembeli terhadap barang yang ditawarkan atau menanamkan penilaian calon pembeli terhadap barang yang ditawarkan. Untuk itu perusahaan berusaha membuat iklan dengan baik. Misalnya dengan menggunakan ilustrasi, bentuk dan layout yang menarik dan kemewaahan tersendiri jika menggunakan produk tersebut, dapat mempengaruhi calon pembeli untuk bertindak rasional dan ekonomis dalam memenuhi kebutuhannya. Contoh iklan ini, misalnya, iklan kendaraan. 4) Periklanan yang sifatnya sebagai alat komunikasi Periklanan merupakan suatu alat untuk membuka komunikasi dua arah antara penjual dan pembeli. Dalam hal ini iklan dapat menunjukkan cara-cara untuk mengadakan pertukaran yang saling memuaskan. Iklan bukan hanya timbul dari penjual, tetapi dapat juga dilakukan oleh pembeli. Misalnya, digunakan untuk mencari barang yang hilang, mencari pekerjaan, mengemukakan keluhan mengenai produk yang tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, dan lowongan kerja. Dengan iklan seperti ini akan terjadi pembicaraan dan saling berhubungan satu sama lain. Contohnya seperti di samping ini. 5) Periklanan yang bersifat memuaskan kebutuhan. Iklan yang dimuat dalam media periklanan sifatnya melayani kepentingan umum sehingga terjadi pertukaraninformasi mengenai kebutuhan-kebutuhan dan informasi cara-cara memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh calon pembeli, perlu diperhatikan aspek-aspek berita periklanan yang efektif sehingga dapat menciptakan pertukaran yang efisien melalui komunikasi, misalnya iklan layanan kesehatan, layanan keamanan. b. syarat-syarat Iklan iklan merupakan berita yang diinformasikan kepada umum atau golongan tertentu, dalam menyusun kata-katanya harus mudah dupahami dan diingat. Untuk menyusun kalimat iklan yang baik, hendaknya diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
Untuk menggunakan media sebagai sarana iklan maka harus diperhitungkan hal-hal sebagai berikut.
3. Macam-macam Promosi Penjualan Promosi bukan hanya dilakukan untuk menarik konsumen, tetapi juga ditujukan untuk mendorong karyawan lebih tertarik pada produk dan promosi perusahaan, bertujuan untuk meningkatkan atau mempertahankan moral karyawan, melatih karyawan tentang bagaimana cara terbaik yang harus dilakukan untuk melayani konsumen, dan untuk meningkatkan dukungan karyawan, promosi penjualan dapat dilakukan melaui usaha-usaha perantara dengan maksud untuk memperlancar atau mengatasi perubahan-perubahan musiman dalam pesanan, mendorong jumlah pembelian yang lebih besar, serta mendapatkan dukungan yang luas dalam saluran terhadap usaha promosi atau memperoleh tempat serta ruang gerak yang lebih baik. Berberapa metode dan teknik yang dapat dilaksanakan untuk promosi penjualan sebagai berikut.
Promosi penjualan dengan menggunakan surat langsung dapat berupa sirkuler atau surat edaran. Surat edaran dibagi dua, yaitu: 1) Surat edaran untuk umum folder) Folder adalah buku kecil atau edaran yang memuat informasi yang bersifat memuji atas barang-barang yang ditawarkan kepada umum. Surat edaran untuk umum tidak perlu mencantumkan alamat seseorang atau lembaga dan kadang-kadagn tnaggal pun tidak diperlukan. 2) Surat edaran untuk golongan tertentu (risalah) Risalah adalah buku kecil atau edaran yang memuat informasi yang bersifat memuji barang yang ditawarkan kepada seseorang atau kelompok tertentu. Surat edaran dibuat dengan maksud, bahwa semua orang mempunyai kebutuhan dan daya beli yang sama. Diharapkan dengan edaran ini akan lebih efektif dalam menarik konsumen dan surat edaran ini ditujukan kepada golongan tertentu yang memiliki daya beli agar tida sia-sia. “Bentuk surat untuk edaran semacam ini dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat. Tahapan dalam menyusun surat edaran harus menarik dengan gaya bahasa yang mudah dipahami, mulai dari alinea pertamai, isi surat sampai kepada alinea penutup. Bentuk surat merupakan penampilan awal yang memberikan kesan terhadap isi yang dimuat di dalamnya, buatlah penampilan perpaduan warna, tata letak dan huruf yang menarik dan membuat penasaran calon pembeli sehingga mereka ingin mengetahui isi yang dimuat di dalam surat tersebut. Pada alinea pertama dibuka bahasa tidak berlebihan, tidak bertele-tele, dan memikat setiap pembacanya sehingga mengundang ingin mengentahui isi informasinya. Pada isi surat yang merupakan pokok yang diinformasikan, harus disusun dengan kalimat yang actual, akurat, jelas, dan singkat. Alinea penutup, hendaknya memuat kalinat yang dapat membantu pembaca untuk mengambil keputusan yang positif dan menguntungkan. Hal tersebut dapat dilakuakan dengan cara: - Member petunjuk praktis mengenai barang yang dipromosikan - Menjelaskan cara pembayaran atau potongan jika ada, serta - Menjelaskan kemudahan untuk menghubungi isi pengirim Contoh surat edaran untuk umum: PT ALAMANDA ELECTRONIK JL. RAHAYU NO.175 TELP.5416274 BANDUNG JAWA BARAT Kepada 20 Desember 2001 Yth. Seluruh Warga Kota Bandung Dengan hormat, Kabar gembira bagi warga kota bandung. Bahwa idi kota anda telah hadir pusat elktronik yang menyediakan berbagai maca keperluaan alat-alat serba elektroik dengan model terbari, uang akan membuat hidup anda serba indah dan mudah. Barang-barng yang kami tawarkan , antara lain, berbagai macam lemari es, televise, mesin cuci, radio tape, compact disc & CD, dan perabotran alt ruamh tangga yang serba modern. Harga relative terjangkau Jika anda melakukan pembelian tiga buah jenis barang yang berbeda , maka anda akna mendaptkan potongan harga sebesar 10% . selain itu, anda akan mendapatkan pelayan gaistimewa yaitu barang pesanan diantar sampaidi tempat dengan tanpa perlu tambahan biaya. Segera hubungi alamta di atas sebelum kehabisan. Kami menunggu kunjuangan anda. Kehadiran anda merupakan kehormatan bagi kami dan terima kasih atas kunjuangannya. Hormat kami, PT.ALAMANDA ELECTRONIC Ir. Saragos Mambuta Manajer Pemasaran
penjual atau perusahaa dapt memberikan contoh barang secara Cuma-Cuma dengan tujuan untuk dicoba. pemberian contoh barang merupakansalah satu alat promosi penjalan yang dianggap paling mahal, tetapi palong efektif terutama bagi barang yang barang yang baru diperkenalkan atau diedarakan kepada masyarakat. cara promodi penjualan dengan memberikan hadiah pada saat lini sering dialkukan oleh perusahaan. hal ini karena cara semacam ini sering mendorong seseorang untuk melakukan pembelian lebih besar dan akhirnya menjadi langganan. contoh : peusahaan cetak foto film memberikan hadiah berupa bingakai foto, peusahaan pasta gigi memberikan hadiah shampo. unidan merupakan alat promosi yang banyak dikenal di masyarakat. hal ini biasa dilakukan baghi kegiatan pameran atau arena hiburan.namun hal ini menimbuklah karena menjurus ke dalam perjudian. rabat merupakan kegiatan penguangan harga pembellian yang diberikan kepada pembeli dan digunakan untuk memeprkenalkan barang baru. juga digunakan untuk barang-barang yang memiliki harta yang relative tginngi yang mendsorong pembeliang ulang. salah satu alat promosi penjualan yaitu demontrasi yang memamerkan barang-barng pada waktu,tempat, dan situasi tertentu. penjualan akan lebih efekti jika disertakan pada usaha periklanan untuk menginformasikan kepada masayarakat bahwa peusahaan mengadakan berbagai macam kegiatan promosi penjualan. 4. kalimat promosi penujualan kalimat promosi penjualan merupakan kalimat yang disusun sedemikan rupa untuk menarik konsumen secara langsungyang berhubungan dengan barang yang ditawarkan. kalimat ditujukan untuk mendorong dan mempengaruhi calon pembeli untuk bertindak melakukan keputusan yang menguntungkan. biasanya kalimat promosi penjualan lebih singkat, tegas, jelas, dan menyentuh langsung barang yang ditawarkan. C. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN 1. Arti Surat Permintaan penawaran Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya. Berdasarkan surat permintaan penawaran , pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencar harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli. Di dalam harga , booklet atau brosur baisanya telah tercakup seluruh informasi mengengai barang yang diperluka, sehingga cukup memberiakan gambarang bagi calon pembeli untuk mengambik keputusan. Leaflet adalah edaran berupa kertas belipat yang memuat gambaran mengenai barangang disertai dengan berbagi informasi yang meliputi contoh barang dan harganya, jenis , model , tipe, dan ukuran kemampuan dan kualitas barang.
Darter harga merupakan susunan harta barang dan jenis-jenis barng baik beruap selebran atau buku.kegunaanya daftar harga barang bagi calon pembeli adalah sebagai berikut. 1) Membantu standar produksi karena dapat menentukan harga pokok dan memberikan gambaran keuntungan yang akan didapatnya. 2) Sebagai bahan masukan utuk menyesuaikan aggarang / keungan 3) Mendaptkan barang yang berkualitas walaupun harga relative mahal. Merupakan sebauh buku yang isinya mengenai infomasidata barang denga lenkap serta gamba-gambar yang menarik.biasanya booklet memuat petunjuk pengguanaan dan keistimewaan batang yang ditawarkan. 2. isi pokok dan cara penulisan Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan- keterangan sebagai berikut:
penulisan surat permintaan penawaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut. (a) Mintalah informasi secara terperinci mengenai barang-barang-barang yang dibutuhkan. (b) Memberikan data yang membaqntu perusahaan atu penjual sebagai bahan masukan untuk pembalas surat. (c) Informasikan alasan-alasan yang mendorong mengajukan permintaan agar perusahaan atau penjual betul-betul memperhatikan surat kita. Pada kalimat penutup gunakanlah kelimat yang menguntungkan kedua belah pihak. Dari keterangan-keterangan di atas maka dapat disimpulkan kegunaan dari surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut. (a) Sebagai bahan perbandingan dan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang; (b) Sebagai bahan pemilihan barang-barang yang sesuai dengan selera dan kebutuhan calon pembeli; (c) Sebagai bahan pembanding dan penyesuaian antara kemampuan keuangan dengan barang yang ditawarkan. Contoh surat permintaan penawaran bentuk lurus(block style): TOKO ILHAM JAYA PUSAT ELEKTRONIK DAN KEPERUAN KANTOR Jl.Wijaya Kusumah No. 90 Telp. 4263166 Bandung – Jawa Barat Nomor : 23/IJ/XII/2001 Hal : Permintaan Penawaran TV merk Baron Kepada Yth. Manajer PT Fadila Jalan Anggrek No.123 Batam Dengan hormat, Dengan senang hati kami beritahukan bahwa took kami telah membuka cabang baru dan memerlukan barang-barang elektronik sebagi barang dagangan yang akan mengisi workshop yang baru dibuka. Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami harap Saudara dapat mengirimkan daftar barang berikut harganya secara lengkap mengenai TV merk “Baron”. Perlu kami beri tahukan paula bahwa TV merk Baron sangat banyak peminatnya di kota kami. Berhubung kami baru mengadakan hubungan usaha dengan perusahaan Saudara, maka kami harap Saudara memberikan informasi mengenai:
Kami menunggu infomasi Saudara dan diharapkan informasi tersebut dapat diterima dengan segera. Atas perhatian dan kerja sama Saudar, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, TOKO ILAHAM JAYA Ilham Alamanda Manajer Pembelian D. SURAT PENAWARAN
Yang dimaksud dengan surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada colon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatip penjual sendiri. Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan permintaan penawaran. Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari peusahaan lainnya. Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendi biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.
Surat semacam ini merupakan jawaban atau balasan atas surat yang dikirimkan calon pembeli yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang yang ditawarkan penjual. Karena surat penawaran ini merupakan jawaban atau balasan, maka isi pesannya harus sesuai dengan yang dikehendaki pihak calon pembeli. Isi surat balasan permintaan, antara lain sebagai berikut :
Surat balasan permintaan penawaran (semi block style) PT FADILA Jalan anggrek No. 123 Telp. 5414864 Batam Nomor : 07/F/XII/2001 Hal : Penawaran TV Merk Baron Kepada Yth. Manajer Toko ILHAM JAYA Jalan Wijaya Kusumah No. 90 Bandung – Jawa Barat Dengan hormat, Berkenaan dengan surat permintaan penawaran Saudara No. 23/IJ/K/XII/2001, tanggal 10 Desember 2001, dengan ini kami sampaikan informasi mengenai TV Merk Baron sebagai berikkut:
Jika saudara memesan sebelum tahun 2002, saudara akan mendapatkan potongan harga sebesar 10% ditambah dengan servise purna jual yang memuaskan selama 1 tahun dan penawaran ini bersifat bebas. Demikianlah informasi yang dapat kami sampaikan dengan harapan saudara berminat terhadap produk tersebut, dan kami siap melayani saudara dengan sepenuh hati. Hormatkami, PT FADILA IMA NISA FADILA Manajer Marketing
Surat penawaran atas inisiatif sendiri memberikan keluasan kepada penjual dalam mempromosikan barang dan menawarkan barang dagangannya. Isi surat semacam ini meliputi hal-hal berikut :
Dalam menyusun kalimat surat penawaran, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Jika tertarik terhadap surat penawaran ini, biasanya calon pembeli akan mengajukan surat pesanan atau mungkin terlebih dahulu meminta informasi lebih lanjut mengenai barang yang ditawarkan. Contoh surat penawaran (full block style) PT PRIMA ALAMANDA TOURS Jalan Lingga Wastu No. 234 Telp. 4263166 Bandung Jawa Barat Nomor : 530/PA/K/12/2001 22 Desember 2001 Perihal : Penawaran Jasa Traveler Kepada Perguruan Tinggi Trijaya Jalan Asia Afrika No. 5 Jakarta Dengan hormat, Kabar gembira bagi anda yang mempunyai kegiatan terjadwal dalam mengadakan studi tour. Kami telah hadir dikota anda untuk melayani jasa angkutan khusus untuk wisata. Jika anda memerlukan kemudahan dalam menyelenggarakan studi tour hubungi kami segera, kami siap mengantar dengan bus mewah dan menyediakan hotel di kota-kota seluruh Indonesia termasuk kunjungan ketempat wisata sesuai dengan selera anda. Selain harga yang relative murah, fasilitas berkualitas, dan jaminan kenyamanan perjalanan, kami juga memberikan bonus bagi panitia dan tiket Cuma-Cuma kepada 10 orang panitia. Jika anda memesan sebelum akhir tahun baru, kami akan memberikan potongan harga sebesar 10%. Karena itu, hubungi segera alamat diatas sebelum pesanan penuh. Kami menunggu kehadiran anda di kantor kami dan nikmatilah keramahan pelayanan kami segera. Hormat kami, PT PRIMA ALAMANDA TOUR ALAMANDA JAYA Manajer Pemasaran DH/id E. SURAT PESANAN Surat pesanan merupakan surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan baran-barang yang diperlukan. Surat pesanan ini mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Seorang pedagang atau penjual setelah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Oleh karena itu, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi. 2.Ciri-ciri Pokok isi surat pesanan Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.
Selain itu, perlu pula diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nyatakanlah dengan tegas dan jelas bahwa penawaran diterima atau tidak b) Jelaskanlah dengan benar dan terperinci mengenai barang-barang yang dipesan. c) Tuliskan cara pengiriman, pembayaran, dan penyerahan barang pesanan. d) Akhirilah surat dengan kallimat pengharapan, misalnya barang diharapkan diterima tepat waktu. Begitu pula jika penjual atau pedagang membalas surat pesanan untuk memberi ketenangan kepada pembeli, harus memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini: (a) Jika pesanan tidak dapat dipenuhi karena persediaan tidak ada, penjual harus menyampaikannya dengan cara bijaksanan dan jika memungkinkan tawarkan barang sejenis dengan merk yang berbeda. (b) Jika terpaksa harus menolak pesanan, ungkapkanlah dengan alasan yang rasional, jelas, dan bahasa yang tepat. (c) Jika pengiriman kemungkinan terlambat, segera diinforrmasikan dengan alasan yang kuat. (d) Jika keadaan barang ready stock, sampaikan informasi sebaik-baiknya disertai faktur dan kwitansi sementara. (e) Sebaiknya disediakan daftar isi tercetak sebagai jawaban khusus untuk pesanan dalam jumlah kecil sehingga proses lebih cepat. Di samping itu, seorang penjual juga memerlukan suatu kepastian sampai tidaknya pesanan yang dikirimkan. Karena itu, biasannya penjual meminta penegasan kembali tentang sampainya pesanan tersebut melalui surat yang disebut surat konfirmasi penjualan. Surat tersebut akan menjadi pegangan bagi penjual untuk membuat faktur, mengirim barang dan untuk menagih. Contoh surat pesanan dengan bentuk lekuk ( indented style) TOKO ILHAM JAYA Jl. Wijaya Kusumah No. 90 Telp. 4263166 Bandung – Jawa Barat Nomor : 025/IJ/XII/2001 20 Desember 2001 Hal : Pesanan TV Merk Baron Kepada PT FADILA Jl. Anggrek No. 123 Batam Dengan hormat, Berkenaan dengan surat penawaran Saudara No. 07/F/XII/2001, tanggal 15 Desember 2001 yang disertai informasi lengkap mengenai TV merk Baron, dengan ini kami memesan beberpa barang tersebut, dengan perincian sebagai berikut. a) 10 buah TV merk Baron Uk. 20”/Bo 1 @ Rp 1.100.000,00=Rp11.000.000,00 b) 10 buah TV merk Baron Uk. 20”/Bo 2 @Rp 1.200.000,00= Rp 12.000.000,00 + Jumlah = Rp 23.000.000,00 Discount 10% = Rp 2.300.000,00 - Jumlah dibayar = Rp 20.700.000,00 Terbilang: (Duapuluh juta tujuh ratus ribu rupiah) Kami setuju dengan syarat pembayaran yang ditawarkan dalam penawaran tersebut, yaitu cash on delivery dan cara penyerahan barang franco gudang pembeli. Pengiriman barang melalui PT. Titipan Ekspres dan kami harap barang tersebut dapat diterima tanggal 30 Desember 2001. Demikian kami menunggu kiriman Saudara dalam waktu secepatnya. Atas kerja sama Daudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Toko ILHAM JAYA Ilham Alamanda Manajer Pembelian Contoh surat balasan pesanan dengan bentuk aline menggantung (hanging paragraph style): PT FADILA Jalan Anggrek No.123 Batam Nomor : 73/F/XII/2001 22 Desember 2001 Hal : pesanan TV merk baron Kepada Yth.Manajer toko ILHAM JAYA Jalan wijaya kusuma no. 90 Bandung, jawa barat Dengan hormat, Berdasarkan surat pesanan Saudara No. 025/IJ/XII/2001, tanggal 20 Desember 2001, perihal terseubt di ats, telah kakmi terima dengan sangat gembira dan kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan pesanan Saudara yang begitu antusias terhaap penawaan yang kami sampaikan. Barang yang Saudara pesan akan kami kirimkan segera dan kebetulan persediaan masih ada. Pengiriman barangakan langsung diantar oleh petugas kami ke alamat Saudara. Semoga pesanan saoudarea ini sampai dengan selamat dan kami akan selalu menunggu pesanan selanjutnya. Hormat kami, PT FADILA IMANISA FADILA Manajer Marketing Contoh surat konfirmasi penjualan: PT FADILA Jalan Anggrek No.123 Batam Kepada Yth. Manajer toko ILHAM JAYA Jalan Wijaya Kusuma No.90 Bandung, Jawa Barat SURAT KONFIRMASI PENJUALAN No :073/F/XII/2001 Terima kasih ats pesanan Saudara No. 025/IJ/XII/2001, tanggal 20 Desember 2001, melalui surat pesanan. Dengan ini kami ingin mengkonfirmasikan barang-barang serta syarat-syaratnya sebagau berikut.
2TV merk Baron 20”/Bo 1 TV merk Baron 21”/Bo 210 unit 10 unit1.000.000.00 1.200.000.0011.000.000.00 12.000.000.00 Jumlah23.000.000.00 Tempat penyerahan : Franco Gudang Pembeli Waktu penyerahan :Tanggal 24 desember 2001 Syarat pembayaran : Cashon Delivery Catatan : Potongan 10% Setelah saudara tandatangani, kami harap lembaran salinan dari surat konfirmasi ini segera dikembalikan kepad kami. Terima kasih. Menyetujui Bandung, 21 Desember 2001 Toko ILHAM JAYA PT FADILA ILHAM ALAMANDA IMANISA FADILA Manajer Pembelian Manajer Marketing F. SURAT PEMBERIATAHUAN PENGIRIMAN BARANG
Isi surat ini , pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan. Isi surat harus terperinci mengenai barang-barang yang dikirimkan agar si pemesan mengetahuinya. Surat pemberitahuan in harus lebih dahulu diterima oleh pemesan dibandingkan dengan barang pesanannya. Hal ini dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada pemesan dalma mempersiapkan tempat maupun administrasi yang harus diselesaikannya. Bahasa surat pemberitahuan cukup sederha dan disampaikan dengan gaya bahasa yang sopan agar memberi kesan yang baik dan terpeliharanya hubungan kerja sama. Langkah pengiriman barang bukan akhir dari kegiatan usaha bagi sebuah perusahaan, tetapi merupakan langkah yang perlu mendapatkan perhatian dan merupakan adet bagi kelangsungan usaha selanjutnya.
Surat pengiriman barang harus berisi hal-hal sebagai berikut.
Pada umumnya dokumen yang dilampirkan bersama surat pengiriman barang, trdiri dari hal-hal berikut.
1) Bill of lading atau konosemen, jika pengiriman barang menggunakan kapal laut; 2) Air Page 2 |
Surat usaha yang memperkenalkan barang atau jasa dengan maksud untuk menjualnya disebut
Pos Terkait
Copyright © 2024 apakahyang Inc.
