Dalam surat PENAWARAN yang diajukan oleh satu pihak kepada pihak lain terdapat sebuah lampiran

Contoh Surat Penawaran Barang – Pengertian surat penawaran ialah surat yang ditulis untuk menunjukkan maksud dan tujuan suatu perusahaan untuk menjalin kerja sama kepada perusahaan lainnya. Jenis surat ini biasa digunakan oleh perusahaan-perusahaan penyaluran, dalam hal ini distributor. Agar calon pembeli menjadi tertarik untuk membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat menarik dan sejelas mungkin agar pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Surat ini dikirim pihak penjual kepada calon pembeli dengan maksud menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. Dalam dunia usaha, surat penawaran barang bukanlah suatu hal yang baru atau hal asing. Surat penawaran barang mempunyai tujuan yang jelas.

Sebenarnya dalam menawarkan barang bisa dilakukan dengan berbagai cara antara lain dengan dapat melalui iklan, reklame, poster, dan surat penawaran. Surat penawaran juga dapat dibuat karena  sebelumnya adanya permintaan (secara lisan maupun tertulis) ataupun tanpa ada permintaan. Segala sesuatu yang ditanyakan atau diminta dalam surat permintaan sebaiknya dijawab dengan singkat dan jelas, sehingga dapat dimengerti oleh penerima surat.

Tujuan dalam membuat surat ini ialah untuk menawarkan satu produk pada pihak lainnya, dimana di surat itu menjelaskan secara detail produk yang ditawarkan serta perincian harganya. Dengan begitu customer akan memahami mengenai satu produk yang ditawarkan dan juga harga nya hingga tertarik untuk beli atau bekerja bersama.

Pembuatan dan penulisan surat penawaran barang tidak hanya mengenai tulisan yang berisi penawaran belaka, tetapi ada tata triknya. Sebab tipe surat ini ialah surat resmi yang mempunyai ketentuan baku dalam menyusunnya.

Isi surat penawaran barang :

• nama/jenis barang yang ditawarkan
• kualitas, merk barang
• jumlah barang yang ditawarkan
• harga satuan
• potongan harga yang diberikan
• syarat pembayaran
• cara pengiriman

Surat tersebut hendaknya disusun dengan jelas dan sopan dan terperinci serta tunjukkanlah perhatian dari penulis surat. Dalam penulisan surat penawaran, penulis harus memahami benar-benar mengenai keadaan barang-barang yang akan ditawarkan, yakni jenis, merk, ukuran, mutu, kapasitas, model, bentuk, harga, dan keterangan-keterangan teknis lainnya. Mengenai keadaan dan keterangan teknis tentang barang yang dijual, alangkah baiknya dibuatkan brosur yang memuat juga gambar barang yang dijual. Sehingga pembeli akan mengetahui dengan jelas dan paham tentang barang yang ditawarkan.

1. Bacalah surat permintaan yang anda terima dengan teliti dan kemudian jawablah semua pertanyaan dengan jelas dan lengkap.
2. Mengaitkan jawaban permintaan dengan menunjukkan pada tanggal dan nomor surat permintaannya.
3. Bila memungkinkan, lampirkan literaturnya yang dapat menolong, misalnya pamflet, brosur dan lain lain.
4. Apabila permintaan itu bertentangan dengan kebijaksanaan perusahaan hendaknya hal ini dijelaskan kepada yang bersangkutan.

Harga yang tertera dalam surat ini baik berupa daftar maupun keterangan harga ialah harga yang berlaku dalam suatu masa penawaran. Harga yang sudah dicantumkan haruslah harga satuannya. Misalnya harga per buah, per botol, per kilogram, perkodi, per lusin dan lain-lain. Pada saat memberikan harga terhadap barang-barang yang ditawarkan perlu pula ditetapkan siapa yang akan menanggung biaya ongkos dari mulai ongkos pengepakan, menimbang, memuat pengangkutan dan lain sebagainya.

Dapat dijelaskan juga secara rinci system pembayaran dapat dilakukan dengan cara tunai atau sering disebut cah and carry, artinya harga barang dibayar dahulu dan barang dapat diterima. Secara COD (cash on delivery) berarti pembayaran dilakukan pada waktu penyerahan. Secara remburs berarti pembayaran dilakukan kepada pengankutan barang (kereta api) pada waktu barang diserahkan. Dan dapat pula dibayar pada saat barang tiba di Bank, dalam hal ini pembeli harus menebus dokumen terlebih dahulu dan dengan dokumen itu barang dapat diambil di gudang pelabuhan (hal ini biasanya dipergunakan dalam perdagangan luar negeri).

Baca : contoh surat lamaran kerja

Alat pembayaran bias juga dengan menggunakan uang tunai atau uang chartal yakni mata uang yang berlaku dalam satu negara, kertas berharga yakni cek; wesel; giro bilyet; SPMU (surat perintah membayar uang); pemindah bukuan (overbooking) atas uang yang ada di dalam suatu bank yang sama. Berikut contoh surat penawaran barang :

Contoh Surat Penawaran Kerjasama Ekspor Impor

Kepada Yth, Bpk/Ibu _

Di Tempat,