Apakah bisa melihat siapa yang mengakses Google Drive?

Google Documents adalah alat yang hebat untuk kolaborasi karena memungkinkan banyak orang untuk mengedit dan mengerjakan satu dokumen pada saat yang sama, tanpa kehilangan jejak siapa yang melakukan apa.

Jika Anda atau organisasi Anda menggunakan Google Documents, mengetahui siapa dalam tim yang melihat dokumen apa dan kapan dapat menjadi informasi yang berguna. Dari memastikan semua orang membaca draf, syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru Anda, kebijakan dan prosedur, atau dokumen penting lainnya, dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan itu penting.

Sampai saat ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Documents Anda. Anda bisa melihat siapa yang mengeditnya, tetapi bukan siapa yang baru saja membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak akan tahu apakah orang tertentu membaca versi terbaru dokumen sama sekali.

Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Documents dengan izin hanya-baca, Anda dapat berbagi dokumen dengan beberapa orang dengan maksud agar mereka meninjau dokumen tetapi tidak membuat perubahan apa pun.

Versi Google Documents saat ini memungkinkan Anda mengonfigurasi setelan sehingga Anda dapat melihat siapa yang melihat Google Documents Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya sendiri.

• Monitor Aktivitas G Suite
  • Pemirsa dan Tren Komentar
• Matikan Lihat Riwayat di Google Documents
• Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Dokumen Google Anda
• Cara Melihat Siapa yang Telah Membagikan Dokumen Google Anda
• Pikiran Akhir

Monitor Aktivitas G Suite

G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang membutuhkan kolaborasi. Jika Anda menggunakan G Suite untuk berkolaborasi dengan orang lain secara rutin, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat histori tampilan file Google Dokumen apa pun.

Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:

1. Open file Google Sheet
2. Klik pada tren naik arrow icon di kanan atas, atau pergi ke Tools
3. Buka Activity dashboard
   

4. Klik pada All viewers untuk tab organisasi Anda

Proses ini akan memungkinkan Anda untuk melacak tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir untuk setiap penampil.

Jika Anda tidak melihat opsi Monitor Aktivitas di Google Dokumen, kemungkinan besar Anda masuk ke versi gratis Google Dokumen, atau akun pribadi, bukan versi G Suite.

Pemirsa dan Tren Komentar

Selain melihat siapa yang melihat Google Documents Anda, Monitor Aktivitas juga memungkinkan Anda melihat tren saat orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.

Viewers Trend: Menampilkan diagram batang jumlah pemirsa unik selama rentang waktu yang Anda pilih dari 7 hari hingga sepanjang waktu.

Comments Trend: Menampilkan diagram batang tren komentar selama rentang waktu dari 7 hari hingga sepanjang waktu.

Matikan Lihat Riwayat di Google Documents

Jika karena alasan apa pun Anda ingin menonaktifkan riwayat tampilan dokumen, Anda dapat melakukannya juga dengan mengikuti langkah-langkah cepat berikut:

1. Open Google Spreadsheet

2. Klik pada tren naik arrow di sisi kanan atas dokumen Anda atau buka Tools dari menu tarik-turun

3. Buka Activity dashboard

4. Pilih Privacy settings.

5. Di bawah Pengaturan Dokumen, aktifkan Show my view history for this document untuk mematikan.

Opsi ini juga tersedia di Google Documents versi pribadi atau gratis. Jika Anda sedang mengerjakan dokumen tetapi tidak ingin kolaborator Anda mengetahuinya sampai Anda siap untuk membagikan revisi akhir Anda, Anda dapat menonaktifkan riwayat tampilan Anda.

Mulailah dengan membuka Google Spreadsheet, dan mengklik Settings.

Menu Pengaturan memungkinkan Anda mematikan riwayat tampilan dengan “Activity Dashboard” pengaturan. Setelah Anda beralih ini ke “off”klik OK untuk menyimpan perubahan.

Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Dokumen Google Anda

Kontrol versi sangat penting, terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan dengan baik oleh Google Documents untuk sementara waktu. Dokumen akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan, atau membagikannya. Ini sebenarnya tidak hanya berfungsi dengan G Suite, tetapi juga dengan Google Documents pribadi.

Jika Anda tertarik dengan kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada orang yang membuat perubahan yang seharusnya tidak dilakukan tanpa mengunci file, Anda dapat mengetahuinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Open Google Spreadsheet yang ingin Anda lacak.

2. Pilih File dan Version History

3. Pilih See Version History

Sebuah jendela akan muncul di sebelah kanan layar Anda yang menunjukkan setiap penyimpanan dan pengeditan untuk dokumen yang dimaksud.

Di dalam jendela itu, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum pengeditan dilakukan.

Ini penting untuk kontrol versi karena Anda memiliki jejak audit tentang perubahan apa yang dibuat, kapan dibuat, dan oleh siapa. Ini juga berguna jika Anda membuat beberapa perubahan, tidur di atasnya, berubah pikiran, dan ingin mengembalikannya.

Cara Melihat Siapa yang Telah Membagikan Dokumen Google Anda

Anda juga dapat melihat siapa yang telah membagikan Google Documents Anda dan kapan. Anda juga dapat melihat pengaturan berbagi sehingga Anda dapat mengontrol akses ke dokumen Anda dengan lebih baik.

1. Pergi ke “drive.google.com“

2. Klik “MyDrive” di kiri

3. Klik yang kecil “itombol ” di pojok kanan atas

4. Klik Activity

5. Klik pada setiap file atau folder satu per satu atau tinjau bilah gulir di sebelah kanan layar. Ini akan menunjukkan kepada Anda siapa yang telah membagikan dokumen Anda.

Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama individu akan muncul di jendela popup. Jika ada beberapa orang, pilih satu nama dan daftar semua nama akan muncul.

Pikiran Akhir

Kemampuan Anda untuk menentukan siapa yang telah melihat, membagikan, dan mengedit dokumen Anda terbatas jika Anda tidak memiliki akses ke akun G Suite; namun, masih ada cara untuk mendapatkan beberapa informasi dasar.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan dalam panduan ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah melihat siapa yang telah melihat, mengedit, mengubah dokumen Google Documents Anda dengan cara apa pun. Apakah Anda memiliki pertanyaan, pengalaman, atau tips terkait melihat aktivitas di google docs Anda? Tinggalkan komentar di bagian di bawah ini.

Cara mengetahui siapa saja yang melihat Google Drive?

Apakah kita bisa melihat orang yang melihat Google Drive kita?

Apakah privasi Google Drive aman?

Apakah file di Google Drive bisa diakses orang lain?