Apa yang membedakan antara buku agenda campuran dengan buku agenda berpasangan

Meski jenis buku agenda ada banyak tapi semuanya tetap mempertahankan fungsi awalnya yakni sebagai tempat untuk mencatat.

Bukan catatan asal-asalan saja melainkan catatan bertanggal tentang aktivitas surat menyurat, administrasi, kearsipan dan keperluan lain.

Misalnya, catatan soal surat masuk dan surat keluar kantor atau catatan kearsipan tentang kapan masuk dan keluarnya suatu inventaris barang.

Penggunaan paling umum adalah untuk aktivitas surat menyurat. Dimana, didalamnya akan ditulis soal tanggal surat, nomor surat dan informasi penting lainnya.

Dan untuk anda yang sedang cari macam-macam buku agenda atau jenis-jenis buku agenda, simak artikel ini sampai habis.

Tanpa perlu berlama-lama, berikut disajikan macam-macam jenis buku agenda dan contohnya, diantaranya:

A. Macam-macam Buku agenda berdasarkan kegunaannya

Jika dilihat berdasarkan kegunaan, buku agenda terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya:

1. Buku agenda surat masuk

Buku agenda surat masuk adalah buku yang digunakan untuk mencatat aktivitas surat yang masuk ke dalam satu instansi atau kantor.

Contohnya, kantor A yang mengirim surat ke kantor B. Setelah surat sampai ke kantor B, sebelum diserahkan ke penerima surat, akan dicatat dulu ke dalam buku agenda.

2. Buku agenda surat keluar

Buku agenda surat keluar adalah buku yang digunakan untuk mencatat aktivitas surat keluar dari satu instansi ke instansi lain.

Jika menggunakan kasus yang sama seperti diatas dimana kantor A mengirim surat ke kantor B, maka sebelum dikirim, surat akan dicatat dulu ke dalam buku agenda surat keluar dari kantor A.

3. Buku agenda administrasi dan kearsipan

Buku agenda administrasi adalah buku yang digunakan untuk mencatat informasi administratif selain surat masuk dan keluar diatas.

Misalnya, sebagai buku kerja, catatan arsip, jurnal dan lain sebagainya. Intinya, buku agenda jenis ini hanya dipakai untuk keperluan untuk mencatat secara seluruh seluruh keperluan.

B. Jenis-Jenis Buku Agenda berdasarkan bentuknya

Sementara, apabila dilihat dari bentuknya, buku agenda terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya:

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk mencatat aktivitas surat keluar dan surat masuk.

Ciri utama dari buku agenda jenis ini ada pada penomorannya yang dilakukan secara berurutan di setiap halaman.

Atas alasan tersebut, dalam beberapa kasus, ia disebut buku agenda campuran. Soal ini akan dibahas pada poin berikutnya.

Baca Juga:

Umumnya, format yang digunakan untuk saat menulis catatan standar mulai dari nomor surat, diikuti tanggal, nama instansi yang mengirim surat, perihal dan lampiran.

Untuk tujuan lain, beberapa perusahaan atau kantor menyertakan informasi soal terusan surat, dalam konteks yang lebih modern disebut carbon copy atau CC dan kode arsip.

2. Buku agenda campuran

Seperti yang sudah disebutkan diatas yang mana buku agenda tunggal kadang disebut secara bergantian dengan buku agenda campuran.

Lantas, apakah penyebutan itu benar? Pada dasarnya ya. Karena buku agenda campuran adalah buku yang khusus digunakan untuk mencatat aktivitas surat masuk dan surat keluar kantor.

Dengan tetap mempertahankan format catatan tradisional agenda yakni penomoran dilakukan secara berurutan untuk tiap halaman seperti yang terlihat pada gambar referensi pertama diatas.

3. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah jenis buku agenda yang format penulisan dilakukannya secara berpasangan. Dan inilah yang mendasari penyebutannya.

Dengan demikian, format penulisannya terbagi dalam beberapa tabel, tapi diakhir tabel, diikuti dengan format yang sama sebelumnya, seperti yang terlihat pada gambar diatas.

4. Buku agenda kembar

Macam-macam buku agenda berdasarkan bentuknya yang terakhir adalah buku agenda kembar. Lantas, apa sih yang dimaksud dengan buku agenda kembar?

Buku agenda kembar adalah buku yang menuliskan catatan untuk surat masuk dan keluar dibuat terpisah satu dengan yang lain.

Formatnya standar tapi untuk surat masuk disertai dengan informasi soal kode arsip sementara untuk surat keluar ada tambahan kolom file untuk kolom terakhir setelah keterangan.

C. Tipe-tipe buku agenda berdasarkan fungsinya

Disisi lain, apabila dilihat dari fungsinya, buku agenda terbagi dalam tiga jenis, diantaranya:

1. Bukti catatan aktivitas surat menyurat

Pertama, buku agenda dapat digunakan sebagai bukti catatan untuk aktivitas surat keluar dan surat masuk.

Sehingga, apabila diperlukan nantinya, data atau informasinya soal surat tersebut bisa diketahui dengan jelas.

Selain itu, catatan tersebut bisa dijadikan bukti apakah surat itu benar dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan atau tidak.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Fungsi yang kedua adalah untuk mengetahui berapa banyak jumlah surat yang masuk dan yang keluar dalam periode tertentu.

Umumnya, periodenya adalah satu tahun. Selanjutnya akan diganti dengan buku yang baru atau menggunakan lembaran lain yang masih kosong.

3. Mengetahui detail lain soal surat

Karena buku agenda mencatat informasi-informasi penting terkait dengan surat masuk dan keluar, maka lewat catatan itu, detail surat dapat diketahui dengan jelas.

Detailnya apa saja? Bergantung sama jenis surat mulai dari tanggal diterima, diterima dari, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan dan lain sebagainya.

Lain sebagainya ini apa? Tergantung buku agendanya. Jika itu catatan soal surat masuk, maka ada tambahan soal kode arsip.

D. Jenis buku agenda berdasarkan covernya

Cover pada buku agenda bisa di custom sesuai keinginan seperti menambahkan nama dan logo perusahaan, informasi buku agenda dan lain sebagainya.

Biasanya, untuk tujuan ini, perusahaan atau kantor harus ke tempat percetakan offset. Dan umumnya, ada dua jenis cover buku agenda, diantaranya:

1. Buku agenda hard cover

Hard cover mengacu pada buku agenda yang sampulnya keras dan kaku. Biasanya, tujuan penggunaan sampul yang keras adalah agar buku tersebut tahan lama.

Umumnya, pihak percetakan akan menggunakan kertas karton yang tebal atau papan board, lalu ditutupi dengan kain, kulit atau kertas.

Setelah itu, akan dijilid. Metode penjilidannya sendiri bergantung permintaan apakah dijahit, ditempat pakai lem atau menggunakan model jilid spiral.

2. Buku agenda soft cover

Soft cover mengacu pada sampul buku agenda yang lunak. Kelebihan dari sampul jenis ini ada pada harganya yang murah.

Karena itu, umumnya, buku-buku agenda menggunakan cover jenis ini. Sampulnya sendiri hanya ditambahkan dengan karton kertas yang tebal di bagian depan dan belakang.

Dalam beberapa kasus, permukaan kertas ditambahkan lapisan matte atau doff agar permukaannya tetap terlihat menarik.

E. Contoh buku agenda berdasarkan penjilidan

Disisi lain, apabila dilihat dari mode penjilidannya, buku agenda terbagi dalam beberapa bentuk, diantaranya:

1. Jilid jahit benang

Buku agenda jilid jahit benang adalah jenis buku agenda yang dalam proses menggabungkan cover dan lembaran di dalamnya dilakukan dengan cara dijahit.

Hanya saja, pada umumnya, jilid jenis ini hanya dipakai untuk buku agenda hard cover saja. Hanya saja, dari segi harga, agak sedikit mahal dibanding metode penjilidan lainnya.

2. Jilid lem panas

Jika jahit benang umumnya dilakukan untuk buku agenda hard cover, jilid lem panas lebih umum dipakai pada versi soft cover.

Dimana, setiap bagian buku termasuk covernya akan dijilid menggunakan lem panas. Dan ini merupakan pilihan untuk memilih buku agenda berharga murah.

Hanya saja, lem panas dan jahit benang bisa dikombinasikan untuk menghasilkan buku agenda yang lebih kuat, tahan lama dan sempurna.

3. Jilid spiral atau kawat

Terakhir ada jilid spiral yang umumnya menggunakan roll logam dan plastik agar setiap lembaran kertas di dalamnya tertahan.

Lantas, apakah jilid spiral dan jilid kawat ini sama? Tentu saja. Tapi, umumnya menggunakan logam dan bukan plastik.

Salah satu kelebihan dari buku agenda yang dijilid ini ada pada kemampuannya untuk dibuka 360 derajat tanpa perlu tekuk cover belakang buku.

Dan umumnya, karena halaman dalam buku agenda tidak terlalu banyak, jilid spiral atau kawat adalah yang paling populer digunakan dibanding dua metode lainnya diatas.

Penutup

Seperti yang sudah disebutkan diatas yang mana, buku agenda banyak dipakai untuk membuat catatan untuk beberapa aktivitas.

Mulai dari surat masuk, surat keluar dan keperluan administratif lain seperti catatan arsip, jurnal dan lain sebagainya.

Demikian artikel tentang macam-macam jenis buku agenda dan contohnya. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***