Setiap Templat yang disertakan dengan Access adalah aplikasi pelacakan lengkap yang berisi tabel, formulir, laporan, kueri, makro, dan hubungan yang sudah ditentukan sebelumnya. Templat ini dirancang untuk segera digunakan dalam kotak keluar, sehingga Anda dapat membuat database baru yang didasarkan pada Templat dan mulai dengan cepat. Namun, mungkin ada saatnya Anda ingin mengubah database baru Anda — misalnya, untuk menambahkan atau mengganti nama bidang, atau mengubah laporan. Artikel ini menjelaskan cara melakukan modifikasi paling umum yang mungkin ingin Anda terapkan ke database yang dibuat dari Templat. Lihat link ke artikel untuk informasi mendalam selengkapnya tentang area tertentu. Saat Anda membuat database, Anda menyimpan data Anda dalam tabel — daftar baris dan kolom berdasarkan subjek. Anda menyimpan item informasi yang ingin dilacak dalam bidang (juga disebut kolom). Misalnya, dalam tabel kontak, Anda mungkin membuat bidang untuk nama belakang, nama depan, nomor telepon, dan alamat. Untuk tabel produk, Anda mungkin membuat bidang untuk nama produk, ID Produk, dan harga. Penting untuk memilih bidang dengan saksama. Misalnya, biasanya merupakan ide yang buruk untuk membuat bidang untuk menyimpan nilai terhitung. Dalam kebanyakan kasus, Anda bisa memiliki Access menghitung nilai saat diperlukan. Saat Anda memilih bidang, cobalah untuk menyimpan informasi di bagian terkecil yang berguna. Misalnya, sebagai ganti nama lengkap dalam satu bidang, pertimbangkan untuk menyimpan nama depan dan belakang secara terpisah. Secara umum, jika Anda perlu melaporkan, mengurutkan, mencari, atau melakukan penghitungan pada item informasi, letakkan di bidang dengan sendirinya. Untuk informasi selengkapnya tentang mendesain database dan memilih bidang, lihat artikel Dasar-dasar desain database. Bidang memiliki karakteristik tertentu. Misalnya, setiap bidang memiliki nama yang secara unik mengidentifikasi bidang dalam tabel. Bidang juga memiliki tipe data yang dipilih untuk mencocokkan informasi yang akan disimpan. Tipe data menentukan nilai yang bisa disimpan dan operasi yang dapat dilakukan pada nilai tersebut, serta berapa banyak ruang penyimpanan untuk disisihkan untuk setiap nilai. Setiap bidang juga memiliki grup pengaturan yang terkait yang disebut properti yang menentukan karakteristik tampilan atau perilaku bidang. Misalnya, properti format menentukan tata letak tampilan bidang — yaitu, bagaimana tampilannya muncul saat ditampilkan. Anda dapat dengan mudah menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan lembar data. Namun, Anda juga dapat menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain. Dalam tampilan lembar data, Anda menambahkan bidang dengan mengetikkan beberapa data ke dalam sel di bawah judul kolom Klik untuk menambahkan . Anda juga dapat menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan lembar data, lihat artikel menambahkan atau menghapus kolom dalam lembar data. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan desain, lihat artikel membuat tabel dan menambahkan bidang.
Catatan: Saat Anda menambahkan bidang baru ke tabel, bidang tidak secara otomatis ditambahkan ke formulir dan laporan yang sudah ada. Anda harus menambahkan bidang secara manual ke formulir dan laporan tersebut agar muncul di dalamnya. Jika memungkinkan, Anda harus menghindari penghapusan bidang dari database yang dihasilkan dari salah satu Templat yang disediakan — kemungkinan besar bidang digunakan dalam objek database lain, seperti formulir dan laporan. Dengan demikian, menghapus bidang akan membuat konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang-objek database tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Anda harus menghapus referensi apa pun ke bidang dari semua objek yang menggunakannya agar objek lainnya berfungsi dengan benar. Saat Anda memutuskan bahwa Anda harus menghapus bidang dari database yang dihasilkan dari Templat, Anda bisa melakukannya dalam tampilan lembar data atau tampilan desain. Ingatlah bahwa jika objek database lainnya mereferensikan bidang yang dihapus, Anda harus memodifikasi objek lainnya untuk menghapus referensi tersebut. Misalnya, jika laporan menyertakan kontrol yang terikat ke bidang terhapus dan Anda menjalankan laporan, pesan kesalahan muncul, karena Access tidak bisa menemukan data untuk bidang tersebut. Saat menghapus bidang, Anda menghapus semua informasi yang disimpan dalam bidang tersebut secara permanen. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati saat menghapus bidang, dan Anda harus membuat salinan cadangan database sebelum menghapus bidang tersebut. Sebelum Anda bisa menghapus bidang, Anda harus memastikan bahwa bidang tidak berpartisipasi dalam hubungan tabel apa pun. Jika Anda mencoba menghapus bidang yang ada hubungannya, Access memperingatkan Anda bahwa Anda harus terlebih dahulu menghapus hubungan tersebut. Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus hubungan tabel, lihat artikel membuat, mengedit atau menghapus hubungan. Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus bidang dari tabel, lihat artikel menghapus bidang. Jika memungkinkan, Anda harus menghindari mengganti nama bidang atau tabel dalam database yang dihasilkan dari salah satu Templat yang disediakan — ada kemungkinan bahwa bidang atau tabel digunakan dalam objek database lain, seperti formulir dan laporan. Jadi, mengganti nama bidang atau tabel dapat menimbulkan konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang atau tabel. Objek lain mungkin tidak berfungsi seperti yang diharapkan jika mereka masih mereferensikan nama lama. Untuk objek lainnya agar berfungsi dengan benar, nama lama harus diubah menjadi nama baru. Jika kotak centang Jalankan nama koreksi otomatis dipilih dalam kategori database saat ini dari kotak dialog opsi Access , sebagian besar pekerjaan ini akan dilakukan secara otomatis. Anda mungkin ingin mengubah teks yang muncul dalam judul kolom dalam tampilan lembar data. Anda dapat melakukannya tanpa harus mengganti nama bidang. Jika Anda hanya ingin mengubah teks dalam judul kolom, dan Anda tidak ingin mengganti nama bidang, lihat bagian mengubah teks yang muncul dalam judul kolom. Jika diperlukan, Anda dapat mengganti nama tabel di panel navigasi, atau mengganti nama bidang dalam tampilan lembar data atau tampilan desain. Sebelum Anda melakukannya, Anda harus mempertimbangkan mengaktifkan opsi koreksi otomatis nama , jika belum diaktifkan. Saat Anda mengganti nama objek database, seperti bidang, tabel, formulir, atau laporan, biasanya Anda ingin perubahan nama dipropagasi di seluruh database. Jika tidak, objek yang mereferensikan nama lama tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Access menyediakan fitur koreksi otomatis nama, yang membantu menyebarluaskan perubahan nama. Secara default, koreksi otomatis nama diaktifkan untuk semua database baru di Access. Namun, jika dinonaktifkan, Anda dapat melakukan hal berikut untuk mengaktifkannya.
Catatan: Fitur koreksi otomatis nama tidak sama dengan fitur koreksi otomatis. Fitur koreksi otomatis nama mengoreksi referensi antar objek. Fitur koreksi otomatis mengoreksi kata atau frasa yang sering salah eja.
Anda bisa mengganti nama tabel dan objek database lainnya langsung dari panel navigasi.
Keterangan adalah judul atau judul yang bisa Anda tetapkan ke bidang dengan mengatur properti keterangan bidang. Keterangan independen dari nama bidang — setiap bidang memiliki nama bidang dan juga bisa memiliki keterangan. Misalnya, Anda mungkin ingin nama bidang Anda menjadi satu kata tanpa spasi yang disematkan. Anda dapat menggunakan properti keterangan untuk membuat nama yang lebih deskriptif yang menyertakan spasi. Access menampilkan keterangan di tempat nama bidang dalam tampilan lembar data dan label serta judul dalam kueri, formulir, dan laporan. Jika Anda tidak menyediakan teks untuk properti keterangan , nama bidang digunakan secara default. Jika Anda ingin mengubah nama yang muncul di judul untuk kolom dalam tampilan lembar data, Anda bisa melakukannya tanpa mengubah nama bidang dengan mengatur properti keterangan bidang. Untuk mengubah properti keterangan bidang, lakukan hal berikut:
Saat berikutnya Anda membuka tabel dalam tampilan lembar data, keterangan dan bukan nama bidang akan muncul di judul kolom. Atas Halaman Saat Anda membuat database yang berdasarkan pada Templat, database Anda akan berisi sejumlah formulir bawaan yang sudah didesain sebelumnya dan laporan yang bisa Anda kerjakan dengan segera. Namun, Anda mungkin menemukan bahwa Anda ingin menambahkan bidang tambahan ke formulir atau laporan. Saat Anda menambahkan bidang ke formulir atau laporan, Anda membuat apa yang disebut kontrol. Kontrol adalah objek yang menampilkan data, melakukan tindakan, dan memungkinkan Anda menampilkan dan bekerja dengan informasi yang meningkatkan antarmuka pengguna, seperti label dan gambar. Kontrol dapat terikat, tidak terikat, dan dihitung. Untuk daftar lengkap tipe kontrol yang dapat Anda gunakan dalam formulir dan laporan, lihat artikel pengenalan kontrol. Setelah Anda membuat formulir atau laporan, Anda bisa dengan mudah menyelaraskan desainnya dengan bekerja dalam tampilan tata letak. Dengan menggunakan data Live aktual sebagai panduan, Anda dapat menyesuaikan lebar bidang dan menyusun ulang bidang. Anda dapat meletakkan bidang baru di formulir atau laporan dan mengatur properti untuk formulir atau laporan beserta kontrolnya. Untuk beralih ke tampilan tata letak, dalam panel navigasi, klik kanan formulir atau laporan, lalu klik tampilan tata letak pada menu pintasan. Alternatifnya, Anda bisa mengklik tombol tampilan tata letak di bilah status Access, atau Anda bisa mengklik kanan tab dokumen untuk formulir atau laporan lalu klik tampilan tata letak pada menu pintasan.
Anda bisa menggunakan panel Daftar bidang untuk menambahkan bidang dari tabel atau kueri yang mendasari ke desain Anda. Untuk menampilkan panel Daftar bidang , pada tab format , di grup kontrol , klik tambahkan bidang yang ada. Anda lalu bisa menyeret bidang langsung dari panel Daftar bidang ke desain Anda.
Saat Anda menjatuhkan bidang ke bagian, Access membuat kontrol kotak teks terikat untuk setiap bidang dan menempatkan kontrol label secara otomatis di samping masing-masing bidang. Untuk informasi selengkapnya tentang formulir dan laporan, lihat artikel menambahkan bidang ke formulir atau laporan, membuat formulir di Access, dan membuat laporan sederhana. Anda bisa menggunakan Access untuk menambahkan bidang dengan tipe data lampiran untuk menyimpan satu atau beberapa dokumen, file, atau gambar. Anda bisa menggunakan bidang lampiran untuk menyimpan beberapa file dalam satu bidang. Anda bahkan bisa menyimpan lebih dari satu tipe file dalam bidang tersebut. Misalnya, dalam database kandidat pekerjaan, Anda bisa melampirkan satu atau beberapa resume, Selain foto, ke catatan untuk setiap kontak.
Setelah Anda menambahkan bidang lampiran ke tabel, Anda bisa menggunakan kotak dialog lampiran untuk menambahkan dokumen, file, atau gambar ke rekaman.
Untuk informasi selengkapnya tentang bidang lampiran, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda. Atas Halaman Anda bisa mengkustomisasi bagaimana bidang muncul saat ditampilkan. Misalnya, Anda bisa mengatur format tampilan untuk digunakan di seluruh database Anda, seperti dalam formulir dan laporan, atau ketika tabel dibuka dalam tampilan lembar data. Untuk mengatur format tampilan, Anda mengatur properti format bidang. Properti format bidang kemudian diwariskan secara otomatis oleh formulir baru dan laporan yang Anda buat.
Atas Halaman |
Untuk melakukan modifikasi objek anda harus membuka Panel
Pos Terkait
Copyright © 2024 apakahyang Inc.
