Sebutkan jenis surat berdasarkan sifatnya

Table of Contents Show

Jenis-jenis Surat
Pengertian surat
Tujuan menulis surat
Fungsi surat
Jenis surat
1. Berdasarkan sifat surat
2. Berdasarkan wujud
3. Menurut asal
4. Menurut kegiatan
5. Menurut penyebaran (sasaran)
6. Menurut keamanan isi
7. Menurut proses penyelesaian
8. Menurut tujuan
Video yang berhubungan

Posted on Selasa, 10 Mei 2022Selasa, 10 Mei 2022 by admin

Menurut Ramelan (2005), syarat surat yang baik adalah sebagai berikut:

Bentuk surat harus sesuai dengan isi.
Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau tidak menyinggung perasaan dan tetap menjaga sopan santun.
Kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar.
Isi surat tidak bertele-tele bahasa yang efisien, efektif dan lugas tetapi sopan, jauh lebih mudah dipahami dan lebih mengesankan.
Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan, untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang digunakan.
Penggunaan singkatan kata yang umum dipakai dalam surat menyurat.
Penggunaan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.
Menarik wujud dan fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dsb).

Menurut Moekijat (2002), terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam menyusun surat yang baik sesuai dengan syarat-syarat yang disebutkan di atas, yaitu:

Keringkasan (Conciseness). Ini berarti bahwa surat harus pendek. Usahakan untuk menggunakan jumlah kata yang paling sedikit untuk menyatakan arti yang ingin disampaikan.
Kejelasan (Clarity). Surat harus jelas, tidak bermakna ganda. Apabila pembaca dapat mengatakan “Apakah yang dimaksudkan dengan ini atau itu?”, maka surat tersebut kurang jelas.
Kesederhanaan (Simplicity). Surat adalah suatu alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain mengenai suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan memberikan arti yang lebih jelas ketimbang kata-kata yang panjang dan sulit.
Kesopanan (Courtesy). Penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan, dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.

Jenis-jenis Surat

Menurut Suryani dkk (2015), surat dapat digolongkan dalam beberapa jenis berdasarkan kategorinya, yaitu:

a. Jenis surat berdasarkan wujudnya

Kartu Pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kertas sejenis karton yang berukuran 15 x 10 cm.
Warkat Pos, yaitu surat yang ditulis pada sehelai kertas yang didesain sedemikian rupa sehingga isi surat tidak dapat dibaca orang lain seperti layaknya surat yang bersampul. Warkatpos dikeluarkan oleh PN POSTEL.
Surat bersampul, yaitu surat yang ditulis pada secarik kertas (biasanya kertas dengan ukuran A4) yang dimasukkan dalam sampul surat/amplop. Adapun ukuran sampul surat ada berukuran kecil (berukuran 10 x 15 cm) dan sampul panjang (berukuran 10 x 24 cm).
Memorandum (Memo) dan Nota, yaitu surat-menyurat yang digunakan dikalangan internal suatu kantor. Memo dan nota merupakan surat yang isinya pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

b. Jenis surat berdasarkan tujuan atau isinya

Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan sesuatu informasi agar diketahui oleh penerima surat.
Surat perintah, yaitu surat yang isinya memerintahkan suatu hal untuk dilaksanakan oleh penerima surat.
Surat permintaan/permohonan, yaitu surat yang isinya suatu permintaan atau permohonan sesuatu dari penulis surat kepada penerima surat. Permintaan atau permohonan itu dapat berupa suatu barang, melaksanakan sesuatu, atau tidak melaksanakan sesuatu.
Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang isinya mengingatkan atau menegur atas suatu tindakan yang dilakukan oleh penerima surat.
Surat panggilan, yaitu surat yang isinya tentang suatu harapan atau keinginan atau perintah agar penerima surat melaksanakan apa yang diharapkan, diinginkan atau diperintahkan dari penulis surat kepada penerima surat.
Surat pengantar, yaitu surat yang isinya menjelaskan atau tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diteruskan yang oleh penerima surat atas surat/lembar petunjuk yang dikirimkan bersamanya.
Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memutuskan atau memerintahkan seperti yang tertulis dalam surat yang dikirim kepada penerima surat (lihat surat bentuk khusus).

c. Jenis surat berdasarkan isi atau kepentingannya

Surat niaga atau bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi persoalan bisnis dikalangan pengusaha atau badan-badan usaha dalam menjalankan kegiatan usahanya.
Surat dinas, yaitu surat yang digunakan di lingkungan pemerintahan atau dinas-dinas pemerintahan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan.
Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial sebagai alat komunikasi dalam menjalankan aktivitasnya yang bersifat non profit.
Surat bentuk lain, yaitu surat yang dapat digunakan secara cepat untuk suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilaksanakan secara gerak cepat.
Surat pribadi atau personal, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi diantara keluarga atau kerabat. Isi surat pribadi adalah tentang kekeluargaan dan persahabatan.

d. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya

Surat sangat rahasia, yaitu surat atau dokumen yang diberi tanda RHS dan pada umumnya kode ini digunakan dalam lingkungan bisnis/organisasi/lembaga/perorangan.
Surat rahasia atau sering disebut surat konfidensial, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang namanya atau jabatannya disebutkan pada alamat surat tersebut.
Surat biasa, yaitu surat pada umumnya yang dapat dilakukan dengan menggunakan Kartu Pos, Warkat Pos atau surat tertutup yang dimasukkan ke dalam sampul atau cara lain. Apabila isinya dibaca orang lain tidak akan menimbulkan suatu akibat buruk atau merugikan yang bersangkutan atau organisasi/pejabat yang bersangkutan.

e. Jenis surat berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya

Surat Sangat Segera atau kilat, yaitu surat yang harus dikirim dan secepatnya harus diketahui oleh penerima surat dan mendapat tanggapan atas isi surat dengan secepat mungkin.
Surat Segera, yaitu surat yang perlu mendapat tanggapan dari penerima surat atas isinya sesegera mungkin ditindaklanjuti.
Surat Biasa, yaitu surat yang isinya maupun cara pengirimannya tidak memerlukan cara secepatnya, tetapi sesuai urutan penyelesaian berdasarkan jadwal aktivitasnya

Artikel lain :

Pengertian dan Fungsi Surat

Tags: administrasi, alat komunikasi, fungsi, jenis surat, kantor, Komunikasi, Pengertian dan Fungsi Surat, pesan, Surat

Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi.

Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi.

Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut.

Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan.

Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem persuratan. Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang ada.

Pengertian surat

Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai jenis dan macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.

Tujuan menulis surat

Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu perusahaan.

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi
Bentuk kerjasama
Media penyimpanan
Alat bukti tertulis
Sebagai pedoman kerja

Baca juga: Pencatatan Surat dengan Buku Agenda

Jenis surat

Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:

1. Berdasarkan sifat surat

Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.

Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri

Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.

Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.

Baca juga: Pemanfaatan Teknologi Persuratan di Masa Pandemi

2. Berdasarkan wujud

Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.

Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.

Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi

Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.

Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.

3. Menurut asal

Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar

Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat

4. Menurut kegiatan

Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.

Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu sendiri.

5. Menurut penyebaran (sasaran)

surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.

seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.

Baca juga: Pemanfaatan Aplikasi Surat Elektronik

6. Menurut keamanan isi

Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.

Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat buruk.

Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat membuka dan membacanya.

7. Menurut proses penyelesaian

Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.

Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan cepat.

Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.

Baca juga: Manfaat Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat dalam Perkantoran

8. Menurut tujuan

Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.

Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.

Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan terwujud.

Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.

Kesimpulan

Surat sebagai sarana komunikasi yang masih dilakukan hingga sekarang
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga sebagai alat bukti tertulis pada sebuah instansi
Kecanggihan teknologi yang ada harus tetap memperhatikan hakikat surat
Surat berdasarkan jenisnya dikategorikan dalam beberapa jenis