STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA Show
BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA SEKRETARIAT DAERAH KOTA PADANG Salah satu aspek penting dari penataan tatalaksana dalam mewujudkan pengadaan barang/jasa yang efektif, efisien, kompetitif, dan terbuka adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan pengadaan/barang jasa. Hal ini dinilai penting, karena SOP Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa adalah pedoman atau acuan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsinya. Dengan adanya SOP, penyelenggaraan pengadaan/barang jasa dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau sekalipun terjadi penyimpangan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua tahapan dalam proses pelaksanaan pengadaan/barang jasa sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam SOP, maka secara bertahap kualitas pengadaan/barang jasa akan lebih profesional, cepat, dan mudah. SOP yang terdapat pada Bagian Pengadaan Barang/Jasa adalah :
SOP pembelian barang dagangan adalah prosedur pengadaan barang dagangan perusahaan. Sistem pembelian barang akan mendorong dan mendukung kinerja perusahaan secara sistematis dan terukur, contohnya perusahaan distribusi. Dan pada kesempatan ini, kami akan membahas penerapan sistem pembelian barang dagangan perusahaan distribusi minyak goreng. Salah satu produk sembilan bahan pokok (sembako) yang banyak dibutuhkan masyarakat. Seperti apa sistem pembelian minyak goreng? Mari ikuti penjelasan lengkapnya berikut ini… 01: Langkah-Langkah Membuat Sistem Akuntansi PembelianA: Sekilas tentang Sistem Pembelian BarangTahukah Anda, bagaimana proses perputaran produk minyak goreng sejak produksi hingga tersebar ke berbagai retailer dan akhirnya dapat dinikmati pembeli? Ruwet? Bisa jadi iya… Menguras sumber daya dan waktu? Barangkali iya juga… Lalu bagaimana caranya agar keruwetan itu bisa terurai dan sumber daya bisa digunakan secara optimal? ***Solusi yang tepat untuk menyelesaikan problem distribusi produk adalah dengan membuat SISTEM, yaitu dengan menyusun standard operating procedure ( SOP ) yang tepat dan terus di-update mengikuti perkembangan. Dan SOP pembelian adalah salah satu bagian untuk mengatasi keruwetan itu. Sehingga bisnis bisa berjalan by system, seakan berjalan autopilot, dan berada pada jalur (track) yang semestinya. Ujung-ujungnya pada laba perusahaan berkembang semakin baik, cepat, dan bertahan dalam jangka waktu yang lama, kalau bisa sampai kiamat 🙂 Dan kesempatan kali ini blog manajemen keuangan akan membahas langkah-langkah menyusun sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng. ***Artikel ini berdasar pada kasus riil atau nyata, namun untuk menjaga privasi, saya tidak akan menyebutkan nama perusahaannya. Sehingga dapat diterapkan untuk perusahaan dan lembaga pemerintah seperti Bulog, RNI, atau perusahaan dengan jenis usaha lain dengan sedikit melakukan modifikasi. “Sederhana, SIMPEL, tidak ribet, dan langsung bisa diaplikasikan” Sistematika pembahasan sistem informasi akuntansi pembelian produk minyak goreng pada perusahaan distribusi dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
Yuk dipelajari satu-per-satu…. B: Deskripsi Sistem Akuntansi PembelianDeskripsi di sini menjelaskan tentang perusahaan prinsipal (produsen) dari produk minyak goreng merk tertentu. Dan perusahaan lainnya sebagai distributor produk minyak goreng tersebut. Produk minyak goreng yang dipasarkan dalam bentuk kemasan terdiri dari berbagai ukuran antara lain: 1: Fresh Pack 250 Ml 1 kemasan = 48 bungkus 2: Fresh Pack 500 Ml 1 kemasan = 24 bungkus 3: Fresh Pack 1000 Ml 1 kemasan = 12 bungkus 4: Jerigen 5 L 1 kemasan = 4 jerigen C: Pembuatan Dokumen Sistem Akuntansi PembelianAgar proses menerapkan pedoman sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng ini bisa berjalan dengan baik. Maka diperlukan dokumen pendukung berupa form, templates, atau semacam surat-surat. Dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit ada 6 (enam) sebagai berikut :
D: Pembuatan Catatan Sistem Akuntansi PembelianCatatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
E: Unit Organisasi Terkait dengan Aktivitas Pengadaan BarangUnit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah: #1: Bagian Penyimpanan atau GudangDaftar dan urutan aktivitas yang menjelaskan prosedur sistem pembelian kredit secara naratif adalah sebagai berikut:
#2: Bagian Pengadaan (Purchasing)Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bagian pengadaan (purchasing) antara lain tentang pemesan minyak goreng. Pada jumlah berapa titik pemesanan ini ditetapkan? Untuk mudahnya kita lihat history dari perputaran produk minyak goreng. Dari history tersebut akan diketahui tren yang bisa dijadikan dasar untuk menentukan titik pemesanan Prosedur aktivitas yang dilakukan bagian pengadaan barang (purchasing) atau logistik dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
***Beberapa contoh prosedur standar pengelolaan gudang antara lain:
Bila Anda ingin mempelajarinya, selengkapnya silahkan langsung kunjungi dan pelajari Manajemen Gudang #3: Bagian Penerimaan BarangProsedur aktivitas yang dilakukan di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut: Prosedur penerimaan barang #1:Menerima barang dan surat jalan dari bagian perusahaan ekpedisi sebanyak 4 lembar. Dan Faktur Pembelian dari prinsipal sebanyak 4 lembar. Prosedur penerimaan barang #2:Memeriksa barang yang diterima dari prinsipal apakah sesuai dengan surat jalan dan Faktur Pembelian. Prosedur penerimaan barang #3:Mengirimkan barang ke gudang dan menyerahkan barang dengan dilampiri surat jalan lembar 2. Dan Faktur Pembelian rangkap 4 dari prinsipal kepada kepala gudang. Prosedur penerimaan barang #4:Setelah diperiksa barang dan surat kelengkapannya, kepala gudang menandatangani surat jalan. Dan Faktur Pembelian rangkap 4 saat menerima barang lalu mengarsip surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 1. Prosedur penerimaan barang #5:Menyerahkan surat jalan dan faktur pembelian lembar 2 yang telah diotorisasi kepala gudang pada bagian logistik. Dan menyerahkan surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 3 pada bagian akuntansi. Prosedur penerimaan barang #6:Mengarsip surat jalan dan faktur pembelian lembar 4 menurut tanggal. #4: Bagian Akuntansi Keuangan (Finance & Accounting)Prosedur aktivitas yang dilakukan pada bagian akuntansi dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah sebagai berikut :
(Debit) Persediaan minyak goreng ………. Rp. xxx
***Untuk memperluas wawasan dan pemahaman kita tentang pembelian barang, berikut disajikan video singkatnya… 02: Kesimpulan tentang SOP Pembelian Minyak GorengSistem pembelian barang (purchasing system) yang baik dan benar serta tepat sangat diperlukan bagi perusahaan, apalagi perusahaan distribusi. Dan di atas telah kami bahas secara tuntas bagaimana penerapan sistem pembelian barang di perusahaan distributusi bahan kebutuhan pokok (sembako). Semoga bisa menjadi salah satu referensi usaha dan bisnis Anda dan silahkan dimodifikasi serta disesuaikan dengan proses bisnis, keadaan, serta kebutuhan Anda. ***Sistem pembelian untuk produk selain minyak goreng, Anda bisa membaca dan mempelajarinyanya di link berikut ini: Bagi Anda yang belum membaca, saya sarankan untuk membaca dan memahaminya. Agar pemahaman Anda mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Kredit dan Standard Operating Procedure – SOP Pembelian menjadi lengkap serta tidak setengah-setengah. Dan penyusunan SOP Pembelian adalah salah satu bagian untuk menyelesaikan permasalahan dalam sistem pembelian. Sehingga, agar sistem akuntansi pembelian kredit ini bisa berjalan dengan lancar laksana jalan bebas hambatan. Semua pihak di perusahaan wajib mendukung penerapannya, bila tidak hasilnya pun tidak akan optimal…. ***Demikian pembahasan mengenai langkah-langkah menyusun Sistem Pembelian Barang Dagangan dan standard operating procedure – SOP Pembelian Kredit pada perusahaan distribusi produk minyak goreng Bagaimana menurut Anda? Bila ada yang kurang dan ingin ditambahkan, silahkan. ***** |