Informasi apa saja yang harus tercantum dalam bagian isi surat perjalanan dinas?

Aturan dan persiapan perjalanan dinas dalam negeri menjadi penting diketahui oleh pegawai di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya. Pasalnya jika tidak tahu aturannya, bisa jadi biaya yang sudah dikeluarkan dalam pelaksanaan perjalanan dinas dalam negeri tidak dapat dipertanggungjawabkan. 😱

Nah, supaya perjalanan dinas dalam negeri dapat dipertanggungjawabkan, seorang pegawai perlu memastikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Anggaran
2. Surat tugas
3. Surat perintah perjalanan dinas
4. Uang muka perjalanan dinas
5. Penginapan
6. Taksi
7. Pesawat
8. Laporan perjalanan dinas
9. Kebutuhan perjalanan

Mari kita bahas satu per satu.

Persiapan Perjalanan Dinas Dalam Negeri

Anggaran

Perjalanan dinas dalam negeri dilaksanakan sesuai dengan rencana waktu pelaksanaan kegiatan yang telah tercantum di dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Rincian Kertas Kerja Satker (RKKS) atau biasa disebut dengan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK). Apabila rencana perjalanan dinas dalam negeri belum masuk ke dalam anggaran, maka instansi pemerintah perlu mengajukan revisi anggaran terlebih dahulu. Anggaran juga tidak dibuat sembarangan, melainkan sesuai dengan target kinerja dan dialokasikan pada akun khusus perjalanan dinas dalam negeri sebagaimana bagan akun standar.

Jika perjalanan dinas dalam negeri tidak dilaksanakan sesuai dengan anggaran, konsekuensinya adalah pengeluaran anggaran tidak dapat dibayar. Kalaupun sudah ada anggarannya, pun berpotensi terjadi pagu minus yang akan menjadi kendala dalam penyusunan laporan keuangan instansi pemerintah. Kesalahan pembebanan pada alokasi anggaran yang lain pun akan berdampak pada penilaian kualitas pelaksanaan anggaran yang mempengaruhi nilai antara pada penilaian reformasi birokrasi instansi pemerintah.

Surat Tugas

Surat tugas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Minimal yang menandatanganinya adalah pejabat setingkat eselon 2. Jabatan pejabat yang menandatangani surat tugas pun tidak boleh lebih rendah dari pegawai yang ditugaskan, dan berada di unit dimana perjalanan dinas dalam negeri tersebut akan dibebankan anggarannya. Surat tugas ini selanjutnya akan menjadi dasar dalam pelaksanaan perjalanan dinas dalam negeri. Jika surat tugas ini ditandatangani oleh pejabat yang tidak berwenang, maka biaya perjalanan dinas dalam negeri tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas ini dua muka, yaitu bagian depan dan belakang, serta ditandatangani oleh beberapa pihak. Pertama, pejabat yang menandatangani surat tugas. Kedua, Pejabat Pembuat Komitmen dimana perjalanan dinas tersebut akan dibebankan. Ketiga, pejabat yang berwenang yang menyatakan bahwa pegawai tiba di lokasi perjalanan dan kembali (keluar) dari lokasi tersebut dengan dibubuhi tanda tangan dan stempel instansi. Surat ini dapat ditandatangani oleh pihak hotel tempat menginap, atau pejabat di lokasi perjalanan dinas yang berwenang. Banyak cerita pelaku perjalanan dinas dalam negeri yang lupa meminta tanda tangan dan stempel pada bagian belakang surat perintah perjalanan dinas, harus bolak-balik lagi atau dikirim ulang menggunakan ekspedisi pengiriman dokumen supaya biaya perjalanan dinas dapat dipertanggungjawabkan.

Uang Muka Perjalanan Dinas

Uang ini dapat diperoleh dengan tiga cara yaitu: 1) mengajukan pembayaran langsung (LS) sebelum kegiatan; 2) menggunakan Kartu Kredit Pemerintah (KKP); atau 3) mengajukan uang muka dari uang persediaan ke Bendahara. Uang ini dapat digunakan baik untuk biaya transportasi, hotel, dan/atau uang harian perjalanan dinas dalam negeri. Kelengkapan pengajuan uang muka antara lain adalah surat tugas.

Penginapan

Masing-masing golongan pegawai memiliki pagu maksimal penginapan, jadi perlu menyesuaikan tarif penginapan sesuai dengan standar biaya penginapan perjalanan dinas dalam negeri.

Taksi

Termasuk taksi, semua biaya perjalanan dinas dalam negeri dipertanggungjawabkan secara at cost. Sesuai satuan biaya taksi perjalanan dinas dalam negeri, biaya taksi yang diganti yaitu dari kantor ke bandara dan dari bandara ke tempat acara/penginapan, pulang pergi. Sementara itu, transportasi lokal lainnya sudah masuk ke dalam komponen uang harian perjalanan dinas dalam negeri.

Pesawat

Harga tiket pesawat juga menggunakan skema at cost. Hanya saja ada batasan siapa yang boleh naik kelas bisnis dan ekonomi sebagaimana satuan biaya tiket pesawat perjalanan dinas dalam negeri pulang pergi. Hanya pejabat setingkat eselon 1 ke atas saja yang boleh menggunakan pesawat kelas bisnis. Selebihnya menggunakan kelas ekonomi. Dan yang paling penting adalah boarding passnya juga harus disimpan untuk lampiran pertanggungjawaban.

Laporan perjalanan dinas

Laporan ini dibuat setelah pelaksanaan perjalanan dinas dalam negeri, sebagai amanah dari penerbitan surat tugas, untuk memberikan laporan kepada pejabat pemeberi tugas.

Kebutuhan perjalanan

Mulai dari baju ganti, perlengkapan mandi, obat-obatan, identitas, dan lain sebagainya. Persiapkan kebutuhan seperlunya sesuai dengan waktu/ jadwal kegiatan perjalanan dinas dalam negeri. Untuk mendukung kearifan lokal, jangan lupa spending uang harian di daerah tujuan.

Nah, itu dia hal-hal yang perlu dipersiapkan ketika melakukan perjalanan dinas dalam negeri. Pasti selalu ada cerita dalam pelaksanaan perjalanan dinas dalam negeri. Terlebih, ada slogan “my trip is my SPPD”. Bagaiaman menurut kamu?

Informasi apa saja yang harus tercantum dalam bagian isi surat perintah perjalanan dinas?

Hal hal apa saja yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas?

Apa saja perjalanan dinas?

SPPD diberikan kepada siapa?