Disusun untuk Memenuhi Tugas Diskusi Kelompok pada Mata Kuliah Bahasa Indonesia Semester Dua yang Diampu oleh Drs. H. M. Nur Fawzan Ahmad, M. A. DISUSUN OLEH : FAIZA AYU AVIVIA PUTRI (40020318060059) DAMAS ADJIE PERMANA (40020318060060) FEBBI SATRIA PANINGGIT (40020318060061) PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2019 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur bagi Allah Subhanahu wa ta'ala yang telah memberikan kemudahan serta kelancaran bagi kami untuk dapat menyelesaikan tugas penulisan makalah tentang "Kesantunan Bahasa dalam Penulisan Surat Dinas", ini dengan tepat waktu. Penyusunan makalah ini merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Bahasa Indonesia di Prodi Perpustakaan dan Informasi Universitas Diponegoro. Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan teima kasih yang tak terhingga kepada : 1. Bapak Drs.H.M. Fawzan Ahmad, M.A selaku dosen pengampu pada mata kuliah Bahasa Indonesia. 2. Rekan-rekan semua yang mengikuti perkuliahan Bahasa Indonesia. 3. Keluarga yang selalu mendukung penyusun 4. Semua pihak yang ikut membantu penyusunan Makalah "kesantunan Bahasa dalam Penulisan Surat Dinas", yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu. Dalam penyusunan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurungankekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat kemampuan yang dimiliki penyusun. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penyusun harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini. Di era modern seperti saat ini, surat tidak dapat lepas dari aktivitas manusia. Surat dimanfaatkan untuk kelancaran aktivitas bisnis. Selain dimanfaatkan dalam kegiatan bisnis, surat juga sangat penting untuk kegiatan instansi pemerintahan. Surat juga digunakan oleh perseorangan maupun kelompok dalam masyarakat. Menurut Ali dan Tanzili (2006:1), "Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain." Jadi, dapat diartikan surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu informasi kepada perorangan maupun kelompok yang dituju. Surat memiliki tujuan untuk memberikan informasi dari pengirim kepada penerima. Informasi yang diberikan dalam berbagai hal, sesuai dengan apa yang ingin disampaikan oleh pengirim. Salah satu bentuk surat adalah surat dinas. Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi untuk kepentingan dinas. Surat dinas sangat penting untuk kegiatan dalam suatu lembaga. Surat dinas sangat di perlukan untuk menyampaikan informasi baik didalam instansi tersebut atau pun keluar instansi tersebut. Mahasiswa perlu mempelajari tentang surat dinas, karena surat dinas sangat diperlukan dalam kegiatan perkuliahan. Untuk melakukan kegiatan observasi, tentu kita perlu meminta izin kepada fakultas masing-masing untuk kemudian diberikan kepada instansi yang dituju untuk diberi izin melaksanakan observasi. Untuk meminta ijin tersebut mahasiswa perlu membuat surat dinas. Selain itu, untuk melamar dalam suatu pekerjaan, pelamar perlu menyerahkan surat lamaran. Dari surat tersebut perusahaan mendapatkan informasi tentang data diri pelamar. Surat lamaran pekerjaan dapat diartikan surat dari calon pekerja kepada calon majikan. Menurut Ali dan Tanzili (2006:1-3), surat terbagi menjadi 6 jenis yaitu sebagai berikut: a. Jenis Surat Berdasarkan isinya : 1) Surat dinas adalah surat yang berisi hal-hal terkait kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintahan. 2) Surat pribadi adalah surat yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. Surat pribadi juga ada yng bersifat resmi, yaitu surat lamaran kerja, atau surat permohonan. 3) Surat niaga surat yang berisi persialan niaga yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan atau badan usaha yang bersifat dagang. 4) Surat sosial surat ini dibuat oleh berbagai yayasan-yayasan sosial dan lembaga sosial. 5) Telegram adalah surat atau beritayang pengirimannya disalurkan melalui pesawat morse, teleks, atau teleprinter. 6) Surat kawat adalah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram dan digunakan untuk ucapan selamat, seperti ucapan hari raya dan lainnya. 7) Surat pengantar adalah surat pengiring untuk suatu pengirirman barang. b. Jenis Surat Berdasarkan keamanann : 1) Rahasia, ditandai dengan RHS atau R. 2) Sangat rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR. 3) Biasa. c. Jenis surat berdasarkan penyelesaian atau kecepatan pengirimannya : 1) Sangat segera atau kilat 2) Segera 3) Biasa d. Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya : 1) Surat biasa (untuk satu orang/organisai/jabatan). 2) Surat edaran (untuk beberapa orang/organisasi/jabatan). 3) Surat pengumuman untuk sekelompok masyarakat. Kemudian Sabariyanto (1988:5), menyimpulkan dari uraian di atas dapat diketahui bahwa surat dinas ialah (1) surat yang berisi masalah kedinasan, surat dinas sama dengan surat resmi, (3) pembuat atau penerbit surat dinas dapat intansi pemerintah dan dapat juga perseorangan. Surat berita acara adalah surat yang dipergunakan untuk mencatat mengenai suatu peristiwa, yaitu waktu peristiwa itu terjadi, tempatnya, dan keterangan lain yang berhubungan dengan peristwa itu.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.  Jenis-Jenis Surat
Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:
Kepala Surat Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.
Nomor Surat Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
Tanggal Surat Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.
Contoh : 1 Januari 2021
Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
Hal atau Perihal Surat Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
Alamat Surat Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona . Jika ditujukan kepada perorangan Contoh : Yth. Bapak Fery Najamudin, SHJln. Talang Rimbo Curup Tengah 39113 Jika ditujukan kepada nama jabatan Contoh : Yth. Direktur PT Telekomunikasi IndonesiaJln. RA Kartini 39112 Curup, Bengkulu Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan Contoh : PT ALAT POS KASIRJln. RA Kartini 39112 Curup, Bengkulu
Salam Pembuka Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Isi Surat / Tubuh Surat Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup. Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh :
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat. Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai . Contoh :
Salam Penutup Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
Nama Organisasi atau Lembaga Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.
Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.
Tembusan Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada. Contoh :
Inisial Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut. Contoh : VN/MA VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik) |
Apakah semua surat dinas harus diberi lampiran bilamana surat harus diberi lampiran
Pos Terkait
Copyright © 2024 apakahyang Inc.
