Menyiapkan diri, Kereta Pramugraha, alat pembersih, bahan pembersih dan Perlengkapan lainnya :
1. Menyiapkan diri (Preparing your self) :
a. Kriteria yang harus dimiliki seorang Room Attendant (Room boy/Room Maid) :
Memiliki kebiasaan rapi dan bersih dalam penampilan serta sopan ditempat tugas dengan kriteria sebagai berikut :
- Pakaian seragam lengkap, bersih dan rapi.
- Rambut disisir rapi. Bagi pria berambut pendek, tidak berkumis dan berjenggot. Bagi wanita berambut panjang menggunakan ikat rambut dan harnet.
- Kuku selalu bersih dan pendek
- Telinga bertindik tidak lebih dari satu bagi wanita, dan pria tidak bertindik.
- Aroma Parfum yang dipilih lembut.
- Perhiasan yang digunakan tidak berlebihan.
- Tidak menggunakan make-up yang berlebihan.
- Sepatu berwarna hitam dan bersih. Kaos kaki tidak beraroma tidak sedap.
b. Perawatan diri
- Mandi teratur setiap hari
- Memelihara kesehatan tubuh tetap bugar
- Tidak berbau badan
- Membersihkan gigi dan tidak berbau mulut
c. Percaya diri
d. Dapat memecahkan masalah
e. Diplomasi
f. Ketenangan
g. Kemampuan dalam mengingat nama dan wajah tamu
h. Menerapkan tata cara dan etika yang baik dan tepat
i. Kesegaran jasmani
j. Disiplin dalam melaksanakan kerja
Contoh Grooming seorang room attendant :
2. Menyiapkan Kereta Pramugraha, alat pembersih, bahan pembersih, pakaian pelindung dan Perlengkapan lainnya (Preparing Trolley Cart and Equipments):
a. Sebelum menyiapkan trolley cart maka seorang Room Attendant (Roomboy/Room Maid) harus menyiapkan terlebih dahulu alat-alat tulis seperti pensil, pena, buku/kertas catatan, kunci kamar yang akan dibersihkan, serta formulir-formulir. Jenis kunci kamar ada yang manual dan ada pula hotel menerapkan jenis kunci kamar yang menggunakan sistem program yang berbentuk kartu.
Jenis kunci kamar adalah sebagai berikut :
- Guest Room Key : Kunci yang hanya dapat digunakan untuk membuka sebuah kamar tamu yang tidak di double lock atau dikunci ganda. Kunci ini diberikan kepada tamu pada saat tamu check in dan sudah mendaftar di Reception.
- Pass Key : Kunci yang dibawah oleh Room Attendant (Room boy/Room maid) selama bertugas membersihkan kamar tamu. Kunci ini fungsinya sama dengan guest room key.
- Emergency Key : Kunci darurat yang dapat membuka seluruh kamar tamu, meskipun kamar tersebut dalam keadaan double locked. Kunci ini dipegang oleh Housekeeper atau Executive Housekeeper atau Duty manager.
- Floor Key : Kunci yang dapat membuka seluruh kamar tamu pada satu lantai (floor). Kunci ini dibawa oleh Floor/Room Supervisor pada saat mengecek seluruh kamar tamu pada satu lantai yang telah dibersihkan oleh Room attendant.
- Master Key : Sebuah kunci kamar yang dapat membuka seluruh kamar tamu yang ada pada satu gedung atau dalam satu bangunan. Kunci ini dipegang oleh Housekeeper atau Executive Housekeeper.
- Grand Master key : Sebuah kunci kamar yang dapat membuka seluruh kamar yang ada pada gedung atau seluruh bangunan hotel. Kunci ini dipegang oleh General Manager.
Formulir-formulir yang digunakan dalam menyiapkan kamar tamu adalah sebagai berikut :
- Room boy/Room maid Control Sheet (room attendant control sheet), adalah formulir yang digunakan untuk mencatat (mengontrol) persediaan dan penggunaan linen supplies, room amenities, danperlengkapan mini bar di kamar tamu.
- Lost and Found, adalah formulir yang digunakan untuk mencatat barang milik tamu yang tertinggal di dalam kamar.
- Maintenance Report/work order, adalah formulir yang digunakan untuk mencatat laporan perbaikan fasilitas/perlengkapan kamar yang rusak kepada Bagian Engineering.
- Lost and Demage, adalah
formulir yang digunakan untuk mencatat barang-barang milik hotel yang rusak maupun hilang yang ada di kamar tamu.
Contoh Formulir-formulir yang digunakan dalam menyiapkan kamar untuk tamu adalah sebagai berikut :
1) Contoh room attendant control sheet
2) Contoh lost and found
vLost and found receive
Catatan : dari supervisor dicatat di buku harian dan disimpan di gudang lost and found
v Lost and found tag
3) Contoh maintenance report/work order
Salinan rangkap 3
4) Contoh Lost and demage report
b.Trolley Cart (kereta pramugraha) dipersiapkan dengan cara memeriksa seluruh komponen yang ada pada trolley cart apakah sudah lengkap seperti linen humper, garbage humper dalam keadaan bersih dan sudah terpasang pada trolley, bagian trolley rack, dinding-dinding trolley di dusting menggunakan dust cloth, wheel (roda) trolley diperiksa mungkin ada kemacetan maka diberi minyak pelumas. Trolley cart ini diberi nama Room Attendant Trolley atau Room boy/Room maid Trolley. Untuk mengetahui komponen-komponen trolley dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
c. Menyiapkan alat-alat pembersih, pakaian pelindung dan bahan pembersih yang akan digunakan untuk membersihkan kamar tamu seperti :
· Cleaning Equipments (alat-alat pembersih) :
- Carry Caddy : penampung untuk menampung peralatan dan bahan pembersih khususnya pada kamar mandi.
- Bucket/Pail : ember untuk menampung peralatan dan air.
- Toilet stick brush : sikat bertangkai untuk menyikat toilet.
- Hand brush : sikat tangan untuk menyikat lantai.
- Sponge : busa/sepon untuk mencuci gelas, asbak, wash basin, water tap dan shower, cubicle, bagian atas dan luar toilet bowl, pintu kamar mandi, dinding kamar mandi.
- Glass wiper : penyeka untuk membersihkan kaca/mirror.
- Tooth brush : sikat gigi untuk menyikat bagian sudut kamar mandi atau yang tidak terjangkau dengan hand brush.
- Floor squeezer : penyeka untuk menyeka air di lantai kamar mandi.
- Dust cloth : kain lap untuk dusting, damp dusting dan polishing.
- Soft cloth : lap lembut untuk dusting pada kaca/cermin.
- Napkin : serbet untuk mengeringkan gelas dan asbak.
- Chamois/chamoa/kanebo : lap khusus untuk mengeringkan washbasin, water tap dan shower, cubicle, bagian atas dan luar toilet bowl, pintu kamar mandi, dinding kamar mandi.
- Floor cloth : kain pel untuk mengeringkan lantai kamar mandi.
- Broom : sapu untuk sweeping.
- Dust pan : skop untuk mengangkat kotoran yang telah di sweeping.
- Mop : serat berbentuk sumbu untuk mopping.
- Vacuum cleaner : penyedot untuk menyedot debu (jika menggunakan lantai karpet).
· Pakaian pelindung
- Sepatu tertutup untuk melindungi kaki dari terkena air, bibit penyakit dan reaksi bahan kimia.
- Hand glove (sarung tangan) untuk melindungi tangan dari berbagai macam kontaminasi dari bibit penyakit dan reaksi bahan kimia/pembersih.
- Masker untuk melindungi hidung dan mulut dari debu, bibit penyakit dan reaksi bahan kimia/pembersih.
· Cleaning Supplies/Cleaning Agent/Chemical (Bahan/obat pembersih) :
- Liquid Soap (sabun cair), contoh : Sunlight, Mama lemon, meltosa dan lain-lain, untuk membersikan gelas, asbak, cubicle, wash basin, bagian atas dan luar toilet bowl, dinding kamar mandi, pintu kamar mandi.
- Glass cleaner, contoh : Mr. muscle, clear dan lain-lain, untuk membersihkan kaca/mirror.
- Toilet cleaner, contoh wipol, densol dan lain-lain, untuk membersihkan toilet bowl dan lantai kamar mandi, sifatnya pembersihan biasa.
- Abrasive, contoh forstex, forclean sifatnya keras harus menggunakan pakaian pelindung, untuk membersihkan karatan, lumut atau kotoran yang melekat pada toilet bowl, lantai kamar mandi, serta bagian sudut dinding kamar mandi dengan menggunakan tooth brush.
- Floor cleaner, contoh : super pel, so klin lantai, dan lain-lain, untuk mengepel lantai.
- Camper : kapur barus seperti Bagus, Swallow yang digunakan untuk mengharumkan kamar mandi yang dilengkapi dengan kotak dan gantungannya.
- Metal polish, contoh : autosol, brasso untuk membersihkan/mengkilapkan berbagai jenis logam.
- Wood polish, contoh : wood polish, 999 dan lain-lain, untuk mengkilapkan furniture berbahan kayu.
- Air Freshener : Penyegar ruangan.
- Insectisida, contoh : Baygon untuk membasmi serangga seperti nyamuk, kecoak, laba-laba dan lain-lain.
d. Setelah trolley cart diperiksa serta alat pembersih dan bahan pembersih dipersiapkan, maka langkah selanjutnya menyiapkan Linen Supplies, Guest supplies/Room amenities, dan perlengkapan mini bar yang tertera pada Room boy/Room maid control sheet yang telah dicatat sebelumnya, serta disesuaikan dengan kebutuhan kamar tamu yang akan dibersihkan dengan memperhatikan Room Report serta fasilitas kamar.
ÊStatus Kamar :
- CI : Kamar yang tamunya baru saja masuk/menempati kamar tersebut
- O :
Occupied : Kamar yang sedang dihuni/ditempati tamu terdiri dari :
SO : Sleep Out : Tamu yang menempati kamar tetapi tidak menginap di hotel tersebut.
DND : Don’t Disturb : Tamu yang menempati kamar dan memasang tanda DND (harap jangan diganggu).
DL : Double Lock : Tamu yang menempati kamar dan mengunci pintu kamar dua kali.
HU/RE : House Use/Resident Employee : Kamar hotel yang digunakan oleh owner (pemilik) atau digunakan oleh pihak management.
EB : Extra Bed : kamar yang dihuni oleh tiga orang tamu dengan menambah extra bed.
- CO : Check Out : Kamar yang tamunya sudah meninggalkan kamar/hotel dan sudah membayar rekening.
- OO : Out of Order : Kamar yang fasilitasnya dalam keadaan rusak.
- V : Vacant : Kamar dalam keadaan kosong yang terdiri dari :
VD : Vacant Dirty : Kamar kosong dalam keadaan kotor.
VC : Vacant Clean : Kamar kosong dalam keadaan bersih tetapi belum diperiksa oleh Supervisor.
VCI : Vacant Clean Inspection : Kamar yang siap untuk dijual (telah diperiksa oleh supervisor).
ÊLinen supplies terdiri dari :
ØDouble sheet : Queen ukurannya 275 cm x 230 cm dan King ukurannya 295 cm x 270 cm
Ø Single sheet : ukurannya 275 cm x 200 cm
ØPillow cases
ØBlanket : Single ukurannya 250 cm x 175 cm dan double : 250 cm x 230 cm
ØBed protector/bed pad
Ø Bed cover/Bed spread
ØBed skirt
ØBath towel : ukurannya 152 cm x 76 cm (berat ± 500 gr)
ØHand towel : ukurannya 45 cm x 30 cm (berat 100 gr)
ØFace towel : ukurannya 25 cm x 25 cm (berat 50 gr)
ØBath mat : ukurannya 60 cm x 40 cm ( berat 350 gr)
Keterangan : Seluruh perlengkapan diatas tidak boleh digunakan di luar hotel/dibawa pulang.
ÊGuest supplies/Room amenities :
v Yang boleh digunakan di hotel dan di luar hotel/dibawah pulang (Guest Room Giveaways) :
üBath soap
üBath foam
üShower Cap
üShampoo
üTooth kit
üShaving kit
üSewing kit
üComb
üCotton bud
üMatches
üCandle
üSanitary/disposal bag
üSanitary napkin
ü Slipper/Sandal (jenis sandal biasa)
üLaundry bag
üShoe shine
üStationary folder
üMemo pad. Dan lain-lain.
vTidak boleh digunakan di luar hotel/tidak boleh dibawah pulang (Guest Room Supplies) :
ü Slipper/Sandal (jenis sandal yang berkelas)
üFacial tissue box
üToilet paper
üHanger
üAshtray
ü Tray
üThermoss
üCoffee/tea maker
üBottle Opener
üDrinking glass
üTea/coffee cup and saucer
ü Glass cover
üRubbish box/waste basket
üAC freshener
üLaundry list
üTV Program List
ü Telephone Extension
üMini bar bill
üTV remote
üAC remote, dan lain-lain.
ÊMini bar
Segala jenis soft drink dan snack (camilan/makanan ringan) seperti :
· Sunkist
· Sprite
· Fanta
· Coca cola
· Sarang burung walet
· Krating deng
· Mineral water
· Teh kotak
· Kacang kulit
· Taro
· Silver queen dan lain-lain.
ÊFasilitas Kamar Tamu
· Wardrobe : Lemari Pakaian
· Luggage Rack: Rak barang
· Dressing/Writing Table : Meja untuk berias atau untuk menulis
· Dressing/Writing Chair : Kursi rias atau kursi duduk untuk menulis
· Refrigeretor: Kulkas
· TV & TV Table/Rack : Meja/Rak TV
· Air Conditioner (AC) : Pendingin ruangan
· Arm Chair : Kursi duduk untuk minum kopi yang biasanya ada lengan.
· Coffee Table : Meja untuk minum kopi
· Bed Side Table : Meja samping tempat tidur untuk tempat telepon
· Single Bed : Tempat tidur single untuk satu orang
· Double bed : Tempat tidur double untuk dua orang
· Night Table : Meja malam yang terdapat switch/stop kontak lampu
· Bathtub : Bak mandi
· Toilet Bowl : kloset
· Washbasin/Wastafel : tempat untuk mencuci tangan
Keterangan : seluruh alat pembersih, bahan pembersih, Linen, Guest supplies/Amenities, Mini Bar dan perlengkapan lainnya ditata pada trolley dengan jumlah yang disesuaikan dengan Status Kamar dan Standar yang telah ditentukan.
e. Set Up Room boy/Room maid Trolley Cart (Room Attendant Trolley Cart)
a) Lay out pengaturan perlengkapan pada
trolley cart
b) Menyiapkan guest supplies/amenities, stationary pada gadget, stationary rack
c) Menyiapkan perlengkapan pada trolley cart
d) Menyiapkan chemical dan cleaning equipment pada bucket
Rangkuman
Sebagai seorang room attendant dituntut untuk dapat mempersiapkan diri baik secara fisik maupun mental dan dapat mempersiapkan peralatan dan bahan pembersih, linen, guest supplies/amenities serta perlengkapan lainnya pada trolley cart. Hal ini diperlukan karena sangat menentukan kelancaran operasional dalam pekerjaan menyiapkan kamar untuk tamu.