Mengapa suatu perusahaan perlu melakukan prses perencanaan dalam mencapai tujuan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan Program dan Kegiatan , perencanaan rekrutmen SDM, program â€“program yang sifatnya inovatif, maupun perencaan anggarannya Tahun yang berkaitan maupun yang akan datang. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya.

Begitu pentingnya fungsi Manjemen ini (Planning) dalam Â mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh suatu organisasi pada kurun waktu yang ditentukan, menempatkan fungsi Planning ini pada tempat yang sangat dominan dan mempunyai peranan yang sangat vital dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Begitu halnya dengan KPU Kota Blitar mencoba mengoptimalkan fungsi dari manajemen (Planning) ini pada awal proses pelaksanaan seluruh kegiatan Tahapan dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum, dengan tujuan terwujudnya Pemilihan umum yang akuntable, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

KPU Kota Blitar dalam melaksanakan Perencanaan program dan anggaran berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku, yang secara garis besar mencakup 3 (perspektif) ketentuan, yaitu : Ketentuan yang mengatur tentang organisasi dan tata kerja, ketentuan yang mengatur substansi Organisasi dan ketentuan yang mengatur substansi perencanan program dan anggaran. Substansi ketentuan pertama dan kedua lebih bersifat internal dan substansi yang ketiga lebih banyak cakupannya bersifat eksternal, yaitu peraturan perundangan yang diterbitkan oleh instansi eksternal, seperti Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) dan Kementerian Keuangan RI.

Konsekuansi dari ketaatan terhadap peraturan perundangan yang bersifat eksternal salah satunya adalah, bahwa dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang perencanaan program dan anggaran terikat pada jadwal atau kalender perencanaan yang berlaku secara nasional serta hal-hal substantif lainnya yang menjadi prinsip perencanaan.

Dari uraian di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha mencapai tujuan organisasi.Â Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling bekerja sama demi terealisasinya tujuan organisasinya. Namun di samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi perencanaan saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian, mengarakan dan pengawasan. Keberhasilan perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan bekerja sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi demi tercapainya tujuan organisasi. (LK/SP-318)

Ditulis oleh Leon Manua Rabu, 05 Desember 2018

Banyak ahli berpendapat bahwa perencanaan adalah aspek paling dasar dan paling penting dalam fungsi manajemen. Alasannya adalah karena perencanaan dinilai sebagai langkah awal yang akan menentukan langkah-langkah selanjutnya yang akan dilakukan.

Perencanaan menjadi aspek paling penting karena segala ide atau konsep untuk mencapai tujuan tertuang dalam perencanaan. Juga menjadi paling dasar karena melalui perencanaan, segala hal yang akan dilakukan bisa diukur dan diprediksi secara baik dan akurat.

Untuk mencapai tujuan diperlukan tindakan yang dirumuskan melalui perencanaan. Jadi, perencanaan sebenarnya bukan saja menjadi langkah awal, namun menjadi patokan atau standar dalam menjalankan sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi yang menganut sistem apapun pasti akan mengawali setiap kegiatannya dengan fungsi perencanaan.

Sebagai contoh, dalam organisasi pemerintahan negara yang menganut sistem trias politika didalamnya terdapat tiga lembaga yaitu eksekutif, legislatif, dan yudikatif. Setiap lembaga memiliki fungsi masing-masing namun tetap memiliki ketergantungan.

Dalam pemilihan presiden, pasti sudah ada visi dan misi yang disusun berlandaskan dasar negara. Visi dan misi itulah yang menjadi fungsi perencanaan paling dasar sebagai presiden yang akan memimpin lembaga eksekutif negara, juga sebagai kepala negara. Setelah terpilih dan dilantik secara sah, presiden akan mulai menjalankan rencananya.

Namun itu tidak mudah, harus ada penjabaran lagi dari konsep perencanaan awal. Penjabaran perencanaan itu akan dituangkan dalam Rapat Kabinet yang akan mengahasilkan program kerja tahunan. Inilah hasil penjabaran yang merinci dari perencanaan awal yang sudah dirumuskan.

Setelah menyusun program kerja tahunan, presiden dan para menteri harus menyusun rencana keuangan tahunan negara yang tertuang dalam Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN). RAPBN berisi tentang keuangan negara yang dibagi menjadi dua bagian besar yaitu pendapatan negara dan belanja negara.

Setelah Program Kerja Tahunan dan RAPBN tersusun, lembaga eksekutif kemudian akan memasukan konsep tersebut kepada lembaga legislatif. Mengapa? karena lembaga legislatif yang memiliki fungsi perencanaan dan fungsi anggaran. Setiap rencana kerja dan anggaran pemerintah (lembaga eksekutif) harus disetujui lembaga legislatif.

Lembaga legislatif harus memastikan bahwa setiap rencana program kerja dan rencana keuangan negara yang disusun lembaga eksekutif harus sesuai dengan dasar negara serta peraturan yang berlaku.

Melihat rumitnya proses perencanaan dalam pemerintahan negara, kita akan menyadari bahwa perencanaan adalah hal yang paling penting dalam menjalankan organisasi. Apapun organisasi yang dijalankan harus memiliki perencanaan yang matang dan jelas agar bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Banyak perusahaan besar menyadari bahwa perencanaan merupakan aspek penting dalam menjalankan perusahaan. Hal itu membuat perusahaan-perusahaan besar memiliki ahli khusus untuk perencanaan ataupun bisa melalui jasa konsultan perencanaan.

Setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya pasti didasari dengan berbagai rencana yang menjadi fondasi dan tertuang dalam visi dan misi perusahaan tersebut. Dalam menyusun rencana, pastinya dibutuhkan pemikiran strategis agar dapat memberikan gambaran secara umum untuk mencapai perencanaan strategis tersebut.

Perencanaan strategis dapat membantu setiap organisasi dalam perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan secara utuh. Dengan begitu, perusahaan dapat menerapkan cara terbaik untuk menghadapi peluang dan tantangan. Rencana strategis juga digunakan untuk menilai serta menyesuaikan arah perusahaan dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis.

Lalu bagaimana tahap melakukan perencanaan strategis?

1. Menetapkan posisi strategis

Pada tahap ini organisasi dapat menggunakan visi, misi, dan nilai-nilai pada perusahaan untuk menentukan posisi strategis dalam perencanaan. Libatkan orang-orang yang tepat dan kumpulkan informasi yang akurat baik secara internal dan eksternal saat menetapkan perencanaan strategis.

2. Lakukan kegiatan analisa

Setelah melakukan penetapan pada posisi strategis, organisasi dapat melakukan analisis untuk mendapatkan informasi yang mendalam. Analisis SWOT sering dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan dan mengukur peluang serta ancaman dari perusahaan. Melalui analisis SWOT organisasi juga dapat menentukan berbagai strategi untuk menunjang performanya dan mengurangi ancaman yang kemungkinan terjadi selama perjalanan bisnis perusahaan.

3. Melakukan rencana dan evaluasi performa

Perencanaan strategis yang telah dibuat membuat organisasi siap mengimplementasikan dan menjalankannya sebagai pedoman. Kegiatan evaluasi juga perlu dilakukan selama organisasi menjalankan perencanaan agar performa setiap kinerja dapat terukur secara periodik.

Dengan merumuskan dan menjalankan perencanaan strategis pastinya memberikan manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya:

1. Keterlibatan Karyawan

Proses perumusan dan implementasi rencana strategis harus melibatkan karyawan. Karyawan yang terlibat dalam operasi sehari-hari dan dapat meningkatkan rasa keterlibatan dalam organisasi. Saat karyawan jauh lebih terlibat, maka tingkat kepuasan kinerja karyawan akan naik. Melibatkan karyawan dalam proses rencana strategis juga dapat meningkatkan produktivitas.

Baca Juga: Peran HR Menanggapi Kewajiban Membayar THR Pasca Corona

2. Mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi

Melalui perencanaan strategis, perusahaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, perusahaan bisa berkembang jauh lebih besar di masa depan dan menjadi bisnis tangguh bahkan ketika menghadapi berbagai risiko.

3. Membina bisnis proaktif

Pada akhir proses perencanaan strategis, perusahaan harus memiliki arah yang jelas di mana bisnis akan berjalan di masa depan. Rencana strategis membuat perusahaan mencari tahu bagaimana cara berkembang selama beberapa tahun ke depan dan bagaimana mengatasi peluang dan tantangan.