Pengertian, Bentuk, dan Ruang Lingkup Komunikasi Kantor Show Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto, 2001:84). Sedangkan menurut L.G. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: 1. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
2. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja, disela-sela waktu istirahat, rekreasi, dan setelah tugas pekerjaan. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Secara langsung, dilakukan dengan cara rapat pimpinan, rapat dinas, rapat kerja, atau musyawarah kerja. Secara tidak langsung, dengan cara lisan, misalnya melalui telepon atau tertulis, misalnya menggunakan memo, nota dan surat kabar. 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal, disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Selain itu, komunikasi diagonal juga dapat diartikan sebagai komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita, kita pergunakan untuk komunikasi: 5% dipergunakan untuk menulis; 10% dipergunakan untuk membaca; 35% dipergunakan untuk berbicara; dan 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif, yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. Agar komunikasi efektif, komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik, yaitu merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan, menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor, yaitu sebagai berikut:
Demikian penjelasan mengenai pengertian, bentuk, dan ruang lingkup komunikasi kantor. Semoga bermanfaat! Post Views: 24669 Leave a commentApa itu Sarana komunikasi kantor?Tahun 2016, sarana komunikasi yg ada dikantor diantaranya : Tatap Muka Langsung. Surat Menyurat antar seksi (Nota Dinas) Telpon antar Seksi.
Apa saja sarana komunikasi?Media Komunikasi Modern. Telegraf. Telegraf merupakan alat yg digunakan untuk mengirim pesan jarak jauh, biasa menggunakan morse. ... . Telepon Kabel. pada awal perkembangan teknologi, telepon kabel menjadi alat komunikasi terbaru yg banyak diminati. ... . Faksimili. ... . Intercom. ... . Email. ... . Smartphone.. Mengapa komunikasi memiliki peranan sangat penting dalam manajemen perkantoran?Komunikasi memiliki peranan penting dalam menjalankan manajemen perkantoran karena dengan jalan berkomunikasi lah maka seluruh aktifitas manajemen kantor bisa dilaksanakan. Tanpa komunikasi, baik lisan dan tulisan, maka jelas aktifitas yang berhubungan dengan manajemen perkantoran tak akan berjalan lancar.
Apa yang dimaksud dengan media atau saluran komunikasi internal Sebutkan dan jelaskan?Media Internal merupakan salah satu sarana komunikasi, yang dapat digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi dari suatu organisasi kepada khalayak. Dalam berhubungan dengan stakeholders, berbagai saluran komunikasi dibutuhkan Humas, termasuk didalamnya adalah penggunaan media internal.
|