Hal-hal yang tidak boleh dilakukan saat menerima tamu kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik.

Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan). • Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitanlangsung dalam hal-hal berikut : • Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi. • Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti : – buku tamu – kartu pengenal tamu – majalah/koran – brosur/katalog perusahaan – tempat sampah/asbak

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu
a) Jangan membeda-bedakan tamu
b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
c) Apabila tamu datang segera sambut
d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
e) Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam
g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangantamu yang sudah disediakan.

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.
c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli : Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain : a. Bersikap sopan dan ramah b. Berkepribadian menarik c. Bijaksana

d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor

Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut : 1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya. 2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan 3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat. 4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepadatamu. 5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa olehtamu. 6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.

7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
Menyapa, menghormati, memberiØ bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diØ ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :

Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.
Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.
Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta. Sapa dan tanyakan keperluanya.

Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu. Persilahkan tamu untuk

Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.§
Bersikap taktis
Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
Bila yang bersangkutan masuk
Anggota keluarga atau teman atasan pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.
TAMU YANG TIDAK DIINGINKAN Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
Perlakukan dengan baik.
PRAMUNIAGA Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan
TAMU LANJUT USIA ATAU CACAT FISIK
Terima secara wajar, tidak gaduh.
ANGGOTA KELUARGA/TEMAN DEKAT Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.minta maaf dan jelaskan alasanya.
TAMU KETIKA ATASAN MEMBATALKAN JANJI
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

B.TATA CARA MENOLAK TAMU

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya :
a. Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya.
b. Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.

Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.
d. Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah ‘keras kepala’ untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
e. Jangan
Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan ‘tamu tak diundang’ itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus ‘meladeninya’. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.

Pelajar Lihat semua pos dari npratiwilbs

Ini adalah widget teks. Widget Teks memungkinkan Anda menambahkan teks atau HTML ke segala bilah sisi yang mungkin ada di tema Anda Anda dapat menggunakan widget teks untuk menampilkan teks, tautan, gambar, HTML, atau perpaduan semua hal itu. Edit semua itu di bagian Widget dari Customizer.

Kiat Bagus Yang

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan saat menerima tamu kantor

Pos Terkait

Periklanan

BERITA TERKINI

Toplist Popular

Periklanan

Terpopuler

Periklanan

Tentang Kami

Legal

Dukungan

Social