Kas pada umumnya merupakan salah satu alat pembayaran yang telah ditetapkan sah di Indonesia. Kas dapat berupa uang tunai, giro, cek, wesel pos, simpanan dalam bentuk uang tunai, dan sebagainya. Kas sendiri memiliki ciri yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran yang sah dan dapat diterima oleh bank dalam bentuk simpanan yang akan masuk sebagai salah satu aset perusahaan. Dalam dunia akuntansi, juga dikenal dengan yang namanya kas. Kas di dalam dunia akuntansi termasuk golongan aktiva lancar karena dalam suatu perusahaan sering mengalami keluar masuk kas. Dalam suatu perusahaan, kas dibagi menjadi 2 yaitu kas bank (kas perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk simpanan) dan kas kecil (petty cash). Show Pada pembahasan kali ini, kita akan membahas bagaimana cara mengelola uang kas kecil (petty cash) dalam suatu perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut, ada baiknya kita mengetahui apa itu kas kecil (petty cash). Kas kecil (petty cash) adalah uang kas atau dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dengan jumlah nominal yang relatif kecil dan bersifat rutin atau untuk membiayai kegiatan harian operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana terlalu besar misalnya membeli peralatan alat tulis kantor, biaya transportasi, materai, dan sebagainya. Cara mengelola uang kas kecil (petty cash) dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
Setelah terbentuknya kas kecil, suatu perusahaan harus menetapkan jumlah saldo pada kas kecil yang disesuaikan dari kebutuhan operasional perusahaan dalam jangka waktu tertentu misalnya dalam jangka waktu sebulan. Untuk menentukan jumlah saldo pada kas kecil dapat dilakukan dengan metode pencatatan. Terdapat 2 macam metode pencatatan pada kas kecil yaitu metode tetap (imprest fund system) dan metode berubah atau disebut juga metode fluktuatif (fluctuating fund system). Metode tetap atau imprest merupakan metode pencatatan kas kecil dimana jumlah saldo kas kecil selalu tetap. Pemegang kas kecil harus selalu mencatat dan mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran setiap kali terjadi pengeluaran kas kecil. Jika kas kecil sudah hampir habis, pemegang kas kecil baru melakukan pencatatan yang didasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah terkumpul dan setelah itu, pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali kas sesuai dengan pencatatan yang telah dilakukan sehingga jumlah saldo yang diterima saat pengisian kembali akan sama dengan jumlah saldo yang diberikan saat pertama kalinya. Metode berubah atau fluktuatif merupakan metode pencatatan kas kecil dimana jumlah saldo kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Pencatatan dan pengumpulan bukti pengeluaran dicatat di dalam buku jurnal untuk kas kecil. Jika kas kecil sudah hampir habis, maka pemegang kas kecil akan melakukan pengisian ulang dan jumlah saldo pengisian ulang kas kecil tidak harus sama dengan jumlah saldo yang diberikan saat pertama kalinya sehingga saldo yang diterima bisa lebih besar ataupun lebih kecil. Kas kecil hanya digunakan untuk pembayaran pembelian yang telah disetujui oleh Financial Controller. Pemegang kas kecil harus selalu mencatat semua pengeluaran yang dilakukan di dalam buku kas kecil dan mengumpulkan bukti pengeluaran seperti kuitansi, faktur, dan sebagainya yang kemudian akan dijadikan arsip atau disimpan. Setiap selesai melakukan transaksi, pemegang kas kecil harus menghitung jumlah saldo kas kecil secara fisik dan kemudian dicocokkan dengan pencatatan yang telah dibuat. Financial Controller akan melakukan pemeriksaan kembali kas kecil dengan mencocokkan saldo kas fisik dengan pencatatan yang ada guna menghindari adanya kecurangan.
Disaat kas kecil sudah menipis atau hampir habis maka pemegang kas kecil harus melakukan pengisian ulang kas kecil kepada Financial Controller. Pertama-tama, pemegang kas kecil harus mengajukan permintaan pengisian kembali kas kecil kepada Financial Controller atau bisa disebut dengan bendahara kas. Kemudian, pemegang kas kecil harus sudah menyiapkan daftar pencatatan pengeluaran yang dilampiri dengan bukti transaksi pengeluaran. Jika sudah sesuai maka Finacial Controller akan memberikan bukti tanda terima yang harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan sebagai bukti tanggung jawab terhadap saldo kas yang akan diberikan. Setelah itu, Financial Controller akan memberikan saldo kas kecil sesuai dengan jumlah nominal yang telah dikeluarkan sebelumnya jika menggunakan metode tetap dan jumlah nominal yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan jika menggunakan metode fluktuatif. Hal-hal yang harus diperhatikan saat mengelola kas kecil (petty cash) yaitu:
Berikut telah disampaikan pemaparan mengenai cara mengelola kas kecil dalam suatu perusahaan. Penerapan kas kecil pada perusahaan bersifat optional, bisa dipakai maupun tidak tergantung pada kebutuhan perusahaan itu sendiri. Pemakaian kas kecil sendiri semata-mata hanya untuk memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan. Untuk mengatur keuangan dalam perusahaan, termasuk pengelolaan uang kas, dapat digunakan sistem yang terintegrasi seperti Ukirama ERP. Ukirama ERP dapat mencatat dan memproses proses bisnis mulai dari penjualan, pembelian, persediaan, penggajian, akuntansi, hingga laporan keuangan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di sini. Melansir laman Investopedia, petty cash adalah sejumlah kecil kas perusahaan yang sering disimpan di tangan (misalnya, di laci atau kotak yang terkunci) untuk membayar pengeluaran kecil atau insidental, seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan. Seperti dana lainnya, petty cash juga akan direkonsiliasi secara berkala, dengan setiap transaksi dicatat dalam laporan resmi dan catatan lainnya. Hampir setiap departemen di perusahaan besar menyimpan petty cash di laci, kotak kecil, atau wadah serupa lainnya. Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai petty cash dan kegunaannya dalam keuangan perusahaan. Baca Juga: Catatan Kas: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya Bagi Bisnis Petty Cash AdalahSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, petty cash adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Jadi, petty cash adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk membayar pengeluaran kecil, tetapi rutin dan jumlahnya relatif kecil. Contoh petty cash adalah dana hiburan klien atau rekan kerja pimpinan dari perusahaan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya. Selain itu, petty cash dapat digunakan untuk membayar perlengkapan kantor kecil, ongkos kirim, bunga, ongkos taksi dan pembelian kecil lainnya serta untuk mengganti seseorang yang membawa sesuatu seperti makan siang atau kopi. Petty cash juga bisa digunakan ketika ada transaksi mendadak atau rutin yang diperlukan perusahaan. Ketika suatu perusahaan membayar biaya-biaya tersebut, biasanya kwitansi atau voucher kas kecil diisi dengan informasi setiap transaksi sehingga dapat dicatat ke dalam sistem akuntansi perusahaan dan dimasukkan dalam laporan keuangannya. Baca Juga: Kas: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Manfaatnya bagi Bisnis Tujuan Adanya Petty CashAdapun tujuan diadakannya kas kecil atau petty cash adalah:
Baca Juga: Cara Menghitung Average Cost dan Manfaatnya bagi Bisnis Metode Pengelolaan Petty Cash (Kas Kecil)Sama seperti kas lainnya, petty cash juga memiliki metode tersendiri dalam pengelolaannya. Dengan mengetahui metode pengelolaan kas kecil yang tepat, kamu akan lebih mudah dalam membuat laporan keuangan perusahaan. Berikut metode pengelolaan yang digunakan dalam kas kecil: Metode pengelolaan kas kecil yang pertama adalah metode tetap (Imprest Fund System). Metode tetap ini merupakan metode pembukuan di mana jumlah atau nominal kas kecilnya selalu sama. Mengapa jumlah atau nominalnya sama? Karena jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Jadi, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap. Dalam pembukuannya, setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang kas kecil tidak langsung mencatatnya di buku jurnal. Namun, hanya sekadar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Ini dia langkah-langkah pengelolaan kas kecil dalam metode tetap:
Selanjutnya, ada metode berubah-ubah atau yang disebut juga dengan Fluctuating Fund System. Sesuai dengan namanya, metode pengelolaan kas kecil ini adalah suatu metode pengisian dan pengendalian petty cash di mana jumlah atau nominalnya selalu berubah, tergantung kebutuhan perusahaan. Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Jadi, uang yang dikeluarkan tidak sama dengan dana yang didepositkan. Dana yang keluar bisa saja lebih besar dari saldo, atau sebaliknya. Berikut gambaran umum pengelolaan kas kecil menggunakan metode fluktuasi:
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi E-Wallet, Transaksi Aman dan Praktis! Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Kas KecilMeski nominalnya relatif kecil dengan pengeluaran lainnya, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam penggunaan dan pengelolaan kas kecil. Berikut di antaranya: 1. Tentukan Jumlah yang WajarDalam menyiapkan dana kas kecil, usahakan untuk menentukan dalam jumlah yang wajar. Usahakan untuk tidak terlalu kecil, tetapi tak juga terlalu besar nominalnya. Kemudian, pastikan dana dalam kas kecil tersebut mencukupi dalam jangka waktu tertentu. Setelah itu, sisihkan uang tersebut sebagai dana tunai dan simpan di laci uang atau brankas. Baca Juga: 7 Cara Mengatur Keuangan di Bulan Ramadhan Untuk Bisnismu 2. Tetapkan Pengeluaran yang DiperbolehkanMelansir dari laman Indeed, perusahaan harus menetapkan kebijakan tentang kas kecil yang boleh dan tidak boleh dibelanjakan. Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan membelanjakan kas kecil untuk kegiatan non bisnis. Kas kecil memang diperuntukkan untuk pengeluaran kecil yang sifatnya rutin atau mendadak, tetapi pastikan penggunaannya memang sesuai dengan ketetapan. Jangan sampai keuangan perusahaan terganggu karena pengeluaran kas kecil yang tidak jelas peruntukkannya. Lebih bagus lagi, perusahaan menetapkan nominal atau jumlah uang yang boleh digunakan untuk transaksi menggunakan kas kecil. Buat juga kebijakan kas kecil secara tertulis dan berikan beberapa contoh pengeluaran yang sesuai. 3. Simpan Semua Bukti TransaksiKas kecil biasanya bukan merupakan pengeluaran yang signifikan bagi perusahaan. Namun, jika kamu gagal meminta pertanggungjawaban karyawan atas kas kecil, mereka mungkin saja menyalahgunakan dana. Untuk mencegah hal ini terjadi, mintalah seluruh karyawan untuk menyimpan catatan kas kecil untuk setiap transaksi, termasuk kwitansi. Bukti transaksi kas kecil harus mencakup barang-barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlahnya. Jangan lupa juga minta karyawan untuk meninjau mesin kas kecil sebelum mengisi kembali dana kas kecil. Buat juga catatan, misalnya dalam bentuk spreadsheet yang bisa melacak pemohon untuk kas kecil, barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlah total pengeluaran untuk bulan tersebut. Selain membantu kamu dalam meminta pertanggungjawaban karyawan dalam menggunakan kas kecil, dokumen ini juga memastikan perusahaan lebih siap saat laporan keuangan dan pajak. Jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi keuangan. Baca Juga: 5 Peran Akuntansi Dalam Kegiatan Usaha, Apa Saja? Itu dia pengertian petty cash atau kas kecil, tujuan, metode pengelolaan, dan tips menggunakannya bagi perusahaan. Semoga bermanfaat, ya. Buat kamu yang punya permasalahan dengan bisnis yang sedang atau baru akan kamu jalani atau apapun seputar digital marketing, bisa banget kamu tanyakan disini. Nantinya SIRCLO Expert akan menjawab pertanyaan kamu. |