Fitur untuk memindahkan email yang masuk ke folder dalam mailbox secara otomatis

Kami menerima banyak pesan email di kotak masuk kami setiap hari. Beberapa dari pesan ini penting dan beberapa tidak. Hal ini membuat kami sulit untuk fokus hanya pada pesan email penting di Inbox kami. Microsoft Outlook Rule adalah solusi sempurna untuk masalah ini. Dengan membuat aturan di Microsoft Outlook, Anda dapat mengatur pesan email penting untuk dipindahkan secara otomatis ke folder tertentu. Jika Anda membuat Aturan Outlook, semua email penting Anda akan ditempatkan di folder terpisah. Ini memungkinkan Anda menemukannya dengan mudah alih-alih mencarinya di folder kotak masuk Anda yang merupakan proses yang memakan waktu. Dalam artikel ini, kita akan melihat cara memindahkan email ke folder tertentu di Outlook dan Outlook.com menggunakan Aturan Outlook.

Bagaimana cara membuat email tertentu langsung masuk ke folder di Outlook?

Anda dapat membuat email tertentu langsung masuk ke folder di Outlook dengan membuat aturan. Baca artikel ini untuk mengetahui prosedur membuat aturan di Outlook untuk memindahkan email ke dalam folder. Kami telah menjelaskan proses untuk aplikasi Outlook Desktop dan Outlook di aplikasi Web.

Cara memindahkan Email ke folder tertentu di aplikasi Microsoft Outlook

Prosedur yang akan kami jelaskan di sini akan diterapkan ke aplikasi Outlook Desktop. Langkah-langkahnya mungkin berbeda untuk aplikasi Outlook Desktop versi lain karena perbedaan antarmuka penggunanya.

Luncurkan aplikasi Outlook Desktop.Buat folder baru (lewati langkah ini jika Anda telah membuat folder).Buka email untuk yang ingin Anda buat aturannya.Pilih opsi Dari Pengirim.Pilih folder tempat Anda ingin memindahkan pesan email dari pengirim tertentu.Klik OK.

Sekarang, mari kita lihat langkah-langkah ini secara detail.

1] Luncurkan aplikasi Microsoft Outlook Desktop.

2] Buat folder baru di Outlook. Untuk ini, klik kanan nama pengguna Anda dan pilih opsi Folder baru. Beri nama folder Anda. Jika Anda telah membuat folder di Outlook, Anda dapat melewati langkah ini.

3] Sekarang, buka email dari pengirim tertentu yang pesan yang ingin Anda pindahkan ke folder tertentu. Untuk ini, cukup klik dua kali pada email. Email akan terbuka di jendela baru.

4] Setelah membuka email, pilih tab Pesan dari atas, lalu buka “Aturan > Buat Aturan.”

5] Di jendela popup Buat Aturan, pilih kotak centang pertama Dari. Anda juga dapat mencentang kotak Subjek berisi. Tetapi jika Anda memilih kotak centang ini, hanya email dengan subjek tertentu yang akan dipindahkan ke folder tertentu. Jika Anda ingin memindahkan semua email dari pengirim terlepas dari subjek email, biarkan kotak centang Subjek berisi tidak dipilih.

6] Sekarang, aktifkan kotak centang Pindahkan item ke folder . Setelah itu, Anda harus memilih folder tempat Anda ingin memindahkan pesan email dari pengirim tertentu. Untuk ini, klik tombol Pilih folder dan pilih folder dari daftar yang ditampilkan. Jika Anda belum pernah membuat folder sebelumnya, Anda dapat membuat folder baru di sini dengan mengeklik tombol Baru di jendela Aturan dan Peringatan.

Dengan mengeklik tombol Opsi lanjutan, Anda dapat menyetel ketentuan untuk memindahkan pesan email ke folder. Setelah selesai, klik OK. Setelah itu, Anda akan menerima pesan popup Aturan telah dibuat. Dalam pesan popup, Anda akan melihat kotak centang yang mengatakan Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini. Jika Anda memilih kotak centang ini, aturan akan diterapkan ke semua pesan email sebelumnya yang telah Anda terima dari pengirim tertentu dan Outlook akan memindahkan pesan tersebut ke folder yang ditargetkan.

Klik OK di jendela popup Sukses. Aturan Anda telah dibuat. Mulai sekarang, Outlook akan memindahkan pesan email ke folder yang telah Anda buat.

Cara menghapus aturan di aplikasi Outlook Desktop

Untuk menghapus aturan Outlook, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Luncurkan Microsoft Outlook.Klik tab File.Gulir ke bawah dan klik Kelola Aturan & Lansiran. Jendela popup baru akan muncul. Pilih aturan Outlook yang ingin Anda hapus, lalu klik tombol Hapus. Ini akan menghapus Outlook Rule.Klik OK.

Cara memindahkan email ke folder tertentu di Outlook.com

Sekarang, mari kita lihat proses membuat aturan di Outlook.com atau Outlook di Web aplikasi untuk memindahkan email dari pengirim tertentu ke folder tertentu.

Luncurkan browser web Anda dan buka akun Outlook Anda di dalamnya.Buka Outlook di Pengaturan Web.Buka “Mail > Aturan. ”Buat Aturan baru.Klik tombol Simpan.

Mari kita lihat langkah-langkah ini secara mendetail.

1] Luncurkan browser web Anda dan buka Outlook.com. Masuk ke Outlook dengan menggunakan detail akun Microsoft Anda.

2] Klik ikon berbentuk roda gigi di sisi kanan atas dan pilih Lihat semua Pengaturan Outlook.

3] Pilih kategori Mail dari sisi kiri, lalu klik Aturan pilihan. Pada bagian Aturan, klik tombol Tambahkan aturan baru.

4 ] Sekarang, isi detail berikut:

Tulis nama aturan Anda.Tambahkan kondisi: Di sini, Anda harus memilih kondisi dari menu drop-down. Karena tutorial ini tentang cara memindahkan pesan email dari pengirim tertentu ke folder tertentu, kami telah memilih Dari di menu tarik-turun. Setelah memilih Dari di menu tarik-turun, tulis alamat email pengirim.Tambahkan tindakan: Klik menu tarik-turun dan pilih Pindahkan ke. Sekarang, klik menu tarik-turun Pilih folder dan pilih folder Anda dari daftar. Jika Outlook tidak menampilkan folder Anda, klik opsi Pindahkan ke folder lain. Jika Anda belum pernah membuat folder sebelumnya, Anda dapat membuat folder baru dengan mengeklik opsi Folder baru. Setelah membuat folder baru, tekan Enter.Tambahkan pengecualian: Ini adalah fitur opsional. Jika Anda ingin menambahkan pengecualian apa pun ke aturan Anda, Anda dapat menggunakan fitur ini.

5] Pilih opsi Hentikan pemrosesan aturan lainnya, lalu klik tombol Simpan. Aturan Outlook Anda telah dibuat. Mulai sekarang, semua email dari pengirim yang alamat emailnya telah Anda masukkan akan dipindahkan secara otomatis ke folder yang telah Anda buat.

Aturan Berhenti memproses lebih banyak adalah fitur yang mencegah penggantian aturan baru ke aturan yang ada. Fitur ini berguna ketika kita membuat lebih dari satu aturan untuk pesan tertentu. Katakanlah, Anda telah membuat aturan untuk memindahkan email dari pengirim tertentu ke folder tertentu. Sekarang, Anda telah membuat aturan lain untuk menghapus semua email dengan lampiran file PDF. Dalam hal ini, fitur Berhenti memproses lebih banyak aturan di Outlook.com akan melindungi email Anda dengan lampiran PDF agar tidak terhapus dari folder tempat Anda memindahkan pesan email menggunakan aturan pertama.

Baca: Cara Menghapus otomatis email di Outlook secara selektif.

Cara menghapus aturan di Outlook di Web

Untuk menghapus aturan di Outlook di aplikasi Web atau Outlook.com, ikuti petunjuk di bawah ini:

Buka akun Outlook Anda di browser web Anda.Buka Pengaturan.Buka “ Email > Aturan.” Di sini, Anda akan melihat semua aturan yang telah Anda buat. Pilih aturan yang ingin Anda hapus dan klik tombol Hapus. Klik OK di kotak konfirmasi.

Anda juga dapat menonaktifkan aturan alih-alih menghapusnya. Ini akan menghemat waktu Anda dari membuat aturan yang sama lagi. Untuk menonaktifkan aturan, cukup alihkan tombol di sebelahnya.

Bagaimana cara memfilter email di Outlook?

Anda dapat memfilter email di Outlook dengan menggunakan opsi Filter Email. Anda akan menemukan opsi ini di bawah bagian Temukan pada tab Beranda. Saat Anda mengklik Filter Email, Outlook akan menampilkan opsi yang berbeda, seperti Email yang belum dibaca, Email memiliki lampiran, Dikategorikan, Ditandai, Penting, dll. Anda dapat menerapkan filter sesuai kebutuhan Anda.

Bagaimana cara mengelompokkan email di outlook?

Bagaimana jika outlook penuh?