A. Ketentuan Dokumentasi Dalam Sistem HACCP Dokumentasi Sistem manajemen HACCP di Indonesia menggunakan dua standar dalam penerapannya, yakni SNI 01-4852-1998 dan Pedoman BSN 1004:2002. Standar SNI 01-4852-1998 menjelaskan mengenai persyaratan industri pangan yang menerapkan sistem HACCP dan Pedoman BSC 1004:2002 menjelaskan tentang rencana HACCP. Show Persyaratan dokumentasi di dalam sistem HACCP dicantumkan pada prinsip 7 atau 6, dapat dipertukarkan dengan verifikasi. Di dalam SNI 01-4852-1998, persyaratan dokumentasi dicantumkan di dalam elemen 4.12. Sementara pada standar RvA dokumentasi dan rekaman diatur pada elemen 5.12. Secara umum, dokumentasi menurut ISO 15161:2001 berisi tentang beberapa hal, yaitu:
Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control, TQC) yang sangat populer dengan pembentukan Gugusan Kendali Mutu (GKM) beberapa tahun yang lalu tampak masih kurang dapat bertahan didalam dunia usaha karena bukti-bukti penerapannya yang kurang dapat dipertanggungjawabkan. Bukti efektivitas penerapan GKM dan TQC hanya dapat terekam melalui laporan kegiatannya saja, tetapi tidak pada mekanisme pengendalian rutin prosesnya. Secara umum dokumentasi dan rekaman yang diperlukan untuk beberapa kepentingan bagi:
Tidak semua orang dipastikan dapat memanfaatkan suatu dokumen, meskipun dokumen tersebut tersedia untuk umum. Suatu dokumen dipastikan akan berguna apabila memenuhi beberapa persyaratan, seperti tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dapat dipahami. 1. Tepat WaktuDokumen dikatakan tepat waktu apabila memenuhi persyaratan teraktualisasikan, artinya senantiasa mengikuti perkembangan kebutuhan penggunan dan penggunaannya. Pada prinsipnya dokumentasi dapat dikatakan sebagai suatu upaya untuk memvisualisasikan sesuatu yang telah dan akan terjadi, dimana visualisasi tersebut dapat dibayangkan. 2. Tepat GunaTidak semua dokumen bermanfaat bagi semua satuan organisasi atau kegiatan, tetapi harus dipilih sesuai dengan fungsi yang diaturnya. Dokumen dikatakan tepat guna, apabila ditulis dan dibuat sesuai dengan keinginan dari operasi yang menggunakannya. Didalam membuat suatu dokumen harus diperhatikan benar tuntutan penggunaan dari suatu operasi. Meskipun tidak dilarang membuat dokumen yang diperkaya, akan tetapi akan melanggar prinsip efisiensi. 3. Tepat SasaranAda dua prinsip yang ditekankan di dalam sistem dokumentasi untuk memastikan suatu dokumen tepat sasaran, yakni ditujukan kepada pengguna yang tepat dan ditempatkan di tempat yang tepat. Penempatan dokumen ditempat yang tepat telah menjadi persyaratan yang umum didalam sistem manajemen modern. Tujuan penempatan ini adalah untuk memastikan bahwa sistem operasi di tempat itu benar-benar sesuai dengan persyaratan yang terdokumentasi tersebut. 4. Dapat DipahamiDokumen dapat divisualisasikan dalam bentuk apapun, baik serupa rangkaian tulisan, diagram, animasi, ataupun gambar bergerak. Prinsip utama dari pembuatan dokumen adalah memudahkan transformasi informasi dari satu pihak ke pihak lainnya. Meskipun tidak ada keharusan untuk membuat dokumen menjadi mudah dipahami karen alasan rahasia tertentu, namun kewajiban untuk memberikan dekoder kepada pihak tertentu menjadi salah satu syarat dokumentasi. D. Gabungan Sistem DokumentasiDidalam operasi suatu unit usaha modern, umumnya telah dilengkapi dengan sejumlah rekaman dan pencatatan yang disebut dokumentasi. Dokumen yang dibuat, diterima dan tersirkulasi didalam suatu kegiatan sangatlah banyak dan beragam sehingga diperlukan pemilahan yang tepat guna memudahkan pemanfaatannya. Manfaat sistem dokumentasi akan dirahasiakan apabila telah berhasil menyelaraskan kegiatan rutin dengan sistem baru. Beberapa manfaat yang telah diambil oleh unit usaha atau organisasi yang telah menerapkan sistem ISO seri 9000 diantaranya adalah:
Penggabungan sistem dokumentasi dari beberapa sistem manajemen di dalam perusahaan akan sangat bermanfaat terutama dalam hal:
Berkaitan dengan HACCP maka dokumentasi ini berperan sebagai acuan yang pasti dalam penerapan, pemeliharaan dan pengembangan Sistem HACCP dalam menjaga dan menjamin keamanan produk yang dihasilkan. Dokumentasi HACCP menjadi bukti kejelasan bagi pelanggan bahwa perusahaan benar-benar memiliki sistem yang dapat menumbuhkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan. Fungsi dokumentasi tersebut harus didukung oleh dokumentasi yang baik, yakni:
Tujuan dokumentasi antara lain:
Prinsip umum pembuatan dokumen HACCP adalah write what you do and do what you write. Tidak diperlukan penulisan dokumen yang ideal sementara tidak dapat diterapkan dalam aktivitas operasi keseharian. Menyusun dokumen HACCP dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni:
Manual HACCP disusun dengan merujuk Pedoman BSN 1004:2002, dengan menulis ulang urut-urutan persyaratan didalamnya. Selain itu, dapat pula ditambahkan beberapa informasi tambahan yang perlu dimasukkan ke dalam manual. Langkah penulisan manual adalah sebagai berikut
Prosedur dapat dideskripsikan dalam bentuk uraian kalimat, namun dapat pula disusun hanya dalam bentuk diagram alir. Berikut ini adalah tahap-tahap dalam penyusunan prosedur:
Sebagai contoh format prosedur diuraikan berikut ini:
Instruksi ditulis sangat teknis dan merupakan perintah kerja langsung untuk level manajemen lebih rendah. Bahasa yang digunakan adalah bahasa perintah. Contoh format instruksi kerja diuraikan sebagai berikut:
Pembuatan Form tidak ada yang istimewa sama seperti perangkat daftar periksa untuk pengambilan data. Hal-hal penting yang harus dimuat dalam form adalah:
Rekaman atau record adalah bukti adanya aktivitas penerapan sistem HACCP di perusahaan. Rekaman tersebut dapat berupa catatan kegiatan, laporan kegiatan, laporan pemeriksaan, sertifikat, formulir terisi atau rekaman dalam bentuk media elektronik. Deskripsi rekaman didalam standar SNI 01-4852-1998 tidak begitu nyata perbedaannya dengan dokumentasi. Analisis bahaya dalam standar SNI tersebut dimasukkan ke dalam dokumentasi sementara contoh lembaran kerja dimasukkan sebagai rekaman atau catatan. H. Pengendalian Dokumen dan Rekaman1. Pengendalian DokumenPengendalian dokumen dilakukan mulai dari dokumen tersebut dibuat sampai dokumen dimusnahkan. Pengendalian dokumen meliputi:
Penomoran dokumen merupakan identifikasi khas setiap dokumen yang diterbitkan. Tidak ada format bauk dalam penomoran dokumen. Hal yang penting dalam penomoran dokumen adalah dapat ditelusuri dengan mudah sehingga memudahkan dalam penggunaannya. Biasanya nomor dokumen menunjukkan identitas perusahaan yang diikuti dengan kode dokumen dan nomor urut dokumen. 3. Distribusi DokumenStandar RvA Elemen 5.12.1 aline 4 butir 4 mempersyaratkan adanya jaminan bahwa dokumen mutakhir yang relevan berada di tempat kerja yang dibutuhkan. Persyaratan ini menjadi dasar distribusi dokumen. Persyaratan distribusi dokumen adalah:
Dokumen dapat diubah mengikuti kebutuhan perusahaan atau perkembangan teknologi. Apabila revisi dalam suatu dokumen sangat banyak atau penting maka dokumen dapat diterbitkan ulang. Revisi dan terbit ulang terhadap dokumen tidak terkendali didistribusikan dengan persetujuan pejabat berwenang dan tidak memperbarui perubahan nomor terbit dan revisi. Perubahan dokumen bukan semata hanya menyangkut substansi, namun perubahan format dan bentuk juga merupakan bagian yang kepada seluruh pengguna diperusahaan. Dokumen yang telah direvisi harus ditarik untuk dimusnahkan. Pemusnahan ini untuk memastikan bahwa dokumen kedaluwarsa tidak lagi menjadi acuan dalam operasi sehari-hari. Metode pemusnahan tidaklah berkonotasi harus hancur lebur, tetapi dapat pula hanya diberi tanda khusus dan masih dapat dipergunakan untuk keperluan lain Penarikan dokumen kedaluwarsa dilakukan oleh pengendali dokumen dan menggantinya dengan dokumen yang sudah direvisi. Untuk kepentingan tertentu dokumen kedaluwarsa dapat disimpan dalam arsip dengan diberikan tanda khsusus. Ingin memahami dokumentasi tentang sistem HACCP? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini Sumber Judul Buku: Sistem Manajemen HACCP Penulis: Dr. Ir Hermawan Thahee Penerbit: PT Bumi Aksara Tuliskan 12 langkah sistematis penerapan HACCP dalam industri pangan?12 Tahapan HACCP. Menyusun Tim HACCP. ... . Mendeskripsikan Produk. ... . Mengidentifikasi Cara Penggunaan. ... . Menyusun Diagram Alir. ... . Verifikasi Diagram Alir di Tempat. ... . 6. Analisi Bahaya dan identifikasi Tindakan Pencegahan. ... . 7. Penetapan Titik Kendali Kritis. ... . Penetapan Batas Kritis.. Contoh langkah HACCP?12 Langkah HACCP Untuk Menjamin Mutu Dan Keamanan Pangan. Analisa Bahaya.. Identifikasi CCP.. Penentuan Batas Kritis.. Monitoring CCP.. Tindakan Koreksi.. Verifikasi.. Pencatatan Atau Dokumentasi.. Apa itu HACCP dan contohnya?HACCP merupakan suatu sistem manajemen pengawasan dan pengendalian keamanan pangan secara preventif yang bersifat ilmiah, rasional dan sistematis dengan tujuan untuk mengidentifikasi, memonitor dan mengendalikan bahaya (hazard) mulai dari bahan baku, selama proses produksi/pengolahan, manufakturing, penanganan dan ...
Apa itu dokumentasi dalam HACCP?Dokumentasi HACCP menjadi bukti kejelasan bagi pelanggan bahwa perusahaan benar-benar memiliki sistem yang dapat menumbuhkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan. Fungsi dokumentasi tersebut harus didukung oleh dokumentasi yang baik, yakni: mudah digunakan dalam perusahaan.
|