JAKARTA, iNews.id - Menjaga data agar tidak bocor sangat penting agar informasi sensitif tidak jatuh ke tangan orang tidak bertanggung jawab. Beruntung, Microsoft memberikan kemampuan mengunci file. Ini cara mengunci file Excel.
Microsoft menyediakan fitur proteksi file Excel yang bisa digunakan secara mudah. Pengguna tidak perlu pusing untuk mengunci file pada dokumen Excel ini.
Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini agar dapat mengunci file pada dokumen Excel. Ini cara praktis dan mudah untuk digunakan seperti dilansir dari laman resmi Microsoft, Selasa (15/11/2022):
1. Pilih File > Info
2. Pilih kotak Proteksi Buku Kerja dan pilih Enkripsikan dengan Kata Sandi
3. Masukkan kata sandi dalam kotak Kata Sandi, lalu pilih OK
4. Konfirmasikan kata sandi dalam kotak Memasukkan Kembali Kata Sandi, lalu pilih OK
5. File Excel anda sudah berhasil dikunci
Demikian cara mengunci file Excel. Dengan mengunci file Excel, siapa pun yang ingin membukanya harus memasukkan kata sandi dengan benar.
Jika tidak, data atau sheet yang ada didalamnya tidak dapat dilihat. Menariknya, tidak ada pembatasan pada kata sandi yang Anda gunakan terkait dengan panjang, karakter atau angka.
Perusahaan besar software ini hanya memberikan syarat kata sandi harus terdiri atas huruf besar kecil. Namun perlu diingat Microsoft tidak dapat memulihkan kata sandi yang terlupakan.
Guna menjaga data tersebut tetap aman dan tidak sembarangan dibaca maupun diedit orang lain, salah satu yang bisa dilakukan adalah memberinya password.
Membuat password di Excel sebetulnya tidak rumit, bahkan cukup mudah untuk dilakukan.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengamankan data Excel dengan password.
Cara buat password di Excel
Anda bisa mencegah seseorang membuka file Excel Anda kecuali ia memiliki kata sandi yang benar.
Dikutip dari Makeusof, berikut ini adalah cara untuk membuat password di Excel agar tak sembarang orang bisa membukanya:
- Buka file Excel yang datanya ingin Anda lindungi selanjutnya klik File > Info > Protect Workbook >Encrypt with Password
- Masukkan kata sandi yang diinginkan dan klik “OK”
- Konfirmasi password yang dibuat
- Selanjutnya simpan file
Dengan cara ini maka ketika file Excel tersebut dibuka, seseorang perlu memasukkan kata sandi dengan benar agar seluruh data dalam file tersebut bisa terbaca dan diedit.
Baca juga: Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dan Jadi Satu Halaman
Cara lain buat password Excel
Berikut ini cara kedua untuk membuat password di Excel:
- Buka file Excel dan klik File> Save As > More Options
- Kemudian pada bagian “Tools” pilih “General options" dari menu dropdown
- Selanjutnya isikan kata sandi untuk membuka pada bagian “password to open” dan “password to modify” untuk mengedit file
Selanjutnya isikan konfirmasi ulang kata sandi yang Anda buat dan tekan “Ok”
Dengan cara ini maka Anda perlu memasukkan password dua kali agar bisa membuka maupun mengedit file Excel yang dibuat.
Cara mengunci atau memproteksi file excel dengan password serta jenis-jenis sistem proteksi pada cell, workbook, worksheet/ sheet, serta macro vba microsoft excel.
Tujuan memproteksi sebuah file excel adalah untuk membatasi akses pengguna terhadap isi sebuah file. Microsoft office excel sebagai salah satu program spreadsheet yang handal tentunya juga menyediakan fitur untuk melindungi hasil pekerjaan kita dengan excel ini.
Bagaimana cara protect file excel?
Pada Ms. Excel kita bisa memproteksi file agar hanya bisa dibuka jika seseorang memiliki password yang telah kita tentukan, termasuk hanya mengijinkan pengguna file untuk melihat isi dokumen excel kita (Read only) atau sekedar melindungi rumus yang telah kita buat pada area sel tertentu agar terhindar dari perubahan atau penghapusan yang tidak disengaja.
Sistem perlindungan file pada microsoft excel dibagi dalam 3 level atau tingkatan, yakni level proteksi file, level proteksi workbook dan level proteksi worksheet atau sheet. Serta 1 tambahan lagi level proteksi pada akses kode Macro VBA.
Kali ini kelas excel akan membahas 4 sistem pengamanan file excel tersebut.
- Proteksi File Excel
- Proteksi Workbook Excel
- Proteksi Worksheet Excel
- Proteksi Kode Macro VBA Excel
Proteksi Tingkat File Excel
Ada lima jenis proteksi yang bisa anda terapkan pada level file excel.
Enkripsi File Dengan Password
Dengan cara ini perlindungan terhadap file dilakukan dengan menggunakan password untuk mengunci file excel.
Cara password excel ini akan mencegah orang lain untuk membuka file excel yang telah kita kunci kecuali dia mengetahui password atau kata sandi yang telah kita atur.
Bagaimana cara mengatur enkripsi file excel dengan password ini? berikut langkah-langkahnya.
- Klik File--Info--Protect Workbook lalu pilih Encrypt with Password.
- Masukkan password yang akan digunakan untuk membuka file excel.
- Masukkan kembali kata sandi atau password yang telah ditentukan sebelumnya.
- Klik OK dan selesai.
Jika berhasil maka pada file info akan nampak seperti berikut:
Setelah pengaturan tadi selesai maka setelah menutup file tersebut anda akan diminta untuk memasukkan password setiap akan membuka file tersebut. seperti nampak pada gambar berikut:
Lalu bagaimana cara menghapus password tersebut?
Untuk menghilangkan password untuk proteksi file excel ini, setelah anda berhasil membuka file terprotect, ulangi langkah-langkah yang sama seperti saat memprotek file dengan enkripsi password, namun hapus atau kosongkan kotak password lalu klik OK.
Mengatur Password Untuk Membuka dan atau Mengubah file
Pada level ini selain melakukan enkripsi dengan password untuk membuka file, kita juga bisa mengatur 2 jenis password sekaligus. Satu password untuk membuka file dan 1 password lainnya untuk melakukan editing data atau isi file.
Berikut langkah-langkahnya:
- Klik menu File--Save As, kemudian tentukan pada folder mana anda akan menyimpan file ini.
- Pada kotak dialog Save As pilih menu tools--General Options disisi kanan bawah.
- Tentukan password untuk membuka dan atau mengubah isi file. Pada bagian ini anda bisa mengisi kedua-duanya atau salah satunya sesuai kebutuhan jika ingin menggunakan maka kata sandi yang anda gunakan semestinya dibedakan, 1 untuk membuka file dan 1 untuk ijin mengubah isi file.
Pada pengaturan proteksi tersebut jika anda mencentang opsi Read-only recomended, maka setiap orang yang membuka file ini akan mendapatkan notifikasi seperti berikut:
Notifikasi tersebut bertujuan untuk memberikan pilihan pada pengguna file untuk membaca isi file dalam mode read only atau tidak.
Sebagai catatan tambahan dengan mengatur password untuk modifikasi file bukan berarti pengguna file tidak bisa melakukan perubahan isi file. Pengaturan ini hanya mencegah file asli tidak berubah, namun pengguna masih dapat mengubah dan menyimpan perubahan dengan nama file yang lain.
Menandai Sebagai File Final
Opsi proteksi file ini berguna jika file yang anda buat benar-benar dianggap selesai dan anda ingin menandai file ini sebagai versi final sehingga mencegah orang lain untuk mengubah isi file.
Saat ditandai sebagi file final maka pengguna file akan membuka file ini dalam mode read only serta akan ada notifikasi pada bagian atas file seperti berikut:
Opsi ini tidak sepenuhnya mencegah pengguna untuk mengubah isi file. Jika anda ingin keluar dari mode read only cukup dengan mengklik pilihan edit anyway pada notifikasi tersebut dan selanjutnya tanda final file akan hilang.
Membatasi Akses Restrict Access
Opsi proteksi file excel bagian ini hanya berguna bagi organisasi atau perusahaan yang memiliki Information Rights Management (IRM). Untuk informasi selebihnya silahkan baca panduan ini.
Proteksi File Dengan Digital signature
Opsi ini memberikan anda pilihan untuk menerapkan tanda tangan digital (digital signatures) pada file excel. Informasi lengkapnya silahkan dibaca pada laman ini.
Proteksi Tingkat Workbook
Selain pada level akses file, excel juga menyediakan opsi pengaturan proteksi pada level workbook atau buku kerja. Sehingga pada file excel kita bisa mengunci struktur workbook dengan menggunakan kata sandi.
Penguncian workbook pada level ini berguna untuk mencegah pengguna file untuk menambahkan sheet, memindahkan urutan sheet, menghapus sheet, menyembunyikan sheet, dan mengganti nama worksheet pada file excel.
Untuk menerapkan proteksi struktur workbook langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka Tab Review--Group Changes kemudian pilih menu protect workbook.
- Centang opsi Structure dan ketik kata sandi yang anda inginkan. Jika tidak ingin meggunakan kata sandi cukup kosongkan saja bagian password ini.
- Klik OK dan selesai.
Pada pengaturan proteksi di atas opsi windows tidak menyala. Opsi ini hanya tersedia hanya di Excel 2007, Excel 2010, Excel (Mac) 2011, dan Excel (Mac) 2016. Opsi Windows ini berguna jika kita ingin mencegah pengguna untuk memindahkan, mengubah ukuran, atau menutup window workbook, atau hide dan unhide window excel.
Proteksi Tingkat Worksheet
Proteksi pada level worksheet memungkinkan kita untuk mencegah pengguna melakukan banyal hal terkait struktur maupun isi sebuah sheet excel. Seperti mencegah atau mengijinkan seleksi sel/range, menambahkan atau menghaus baris dan kolom, memformat sel/baris/kolom, melakukan shortir, mencegah penggunaan auto filter, mencegah edit object dan lain sebagainya.
Langkah untuk menerapkannya adalah sebagai berikut:
- Buka Tab Review--Group Changes kemudian pilih menu protect sheet.
- Centang opsi Protect worksheet and contents of locked cells
- Tentukan opsi apa saja yang anda ijinkan untuk dilakukan pengguna file pada bagian Allow all users of this worksheet to:
- Jika menghendaki, ketik password yang akan anda gunakan untuk membuka proteksi sheet.
- Klik OK dan selesai.
Penjelasan untuk masing-masing opsi proteksi sheet di atas adalah sebagai berikut:
Pengaturan Proteksi Worksheet ExcelOpsiMengijinkan Anda UntukSelect locked cellsMemilih, menyeleksi atau mengaktifkan sel-sel terkunci. Secara default, anda diizinkan untuk memilih sel-sel terkunci.Select unlocked cellsMemilih, menyeleksi atau mengaktifkan sel-sel yang tidak terkunci. Secara default, anda dapat memilih sel yang tidak dikunci, dan dapat menggunakan tombol TAB untuk berpindah antar sel yang tidak dikunci pada worksheet yang terproteksi.Format cellsMengubah Format Sel atau Conditional Formatting pada sel yang dikunci.Format columnsMenggunakan setiap perintah pemformatan kolom (column), seperti mengubah lebar kolom atau menyembunyikan kolom.Format rowsMenggunakan setiap perintah pemformatan baris (row), Seperti mengubah tinggi baris atau menyembunyikan baris.Insert columnsMengijinkan anda untuk menyisipkan kolom (column)Insert rowsMengijinkan anda untuk menyisipkan baris(row)Insert hyperlinksMenyisipkan hyperlink, termasuk di dalam sel yang dikunciDelete columnsMenghapus kolom.Delete rowsMenghapus baris.SortMenggunakan setiap perintah untuk mengurutkan dataUse AutoFilterMenggunakan Fitur filter pada range cell Saat AutoFilter aktif. Termasuk mengaktifkan atau menonaktifkan AutofilterUse PivotTable reportsMemformat, mengubah layout, me-refresh atau mengubah laporan PivotTable termasuk membuat PivotTable baru.Edit objectsMembuat perubahan pada objek grafik termasuk maps, charts, shape, text boxe, and setiap control yang tidak Anda buka kuncinya sebelum Anda memproteksi lembar kerja. Membuat perubahan chart, seperti pemformatan. Menambahkan atau mengedit komentar.Edit scenariosMenampilkan skenario yang Anda sembunyikan, membuat perubahan untuk skenario yang telah Anda cegah untuk diubah, dan menghapus skenario ini.Sumber: Microsoft article
Untuk memproteksi sebagian cell serta penjelasan masing-masing parameter proteksi sheet di atas bisa anda pelajari pada halaman berikut: Cara Memproteksi Sebagian Cell Tertentu di Excel
Proteksi Kode Macro VBA Excel
Menggunakan kode macro VBA pada sebuah file microsoft excel akan memebrikan kemampuan lebih yang secara default tidak tersedia. Kode-kode ini berisi berisi perintah-perintah dan fungsi tertentu yang biasa digunakan untuk melakukan proses otomatisasi tertentu.
Untuk kepentingan tertentu terkadang kiat tidak menghendaki seseorang melihat kode-kode macro VBA yang kita gunakan.
Microsoft excel menyediakan fitur proteksi macro VBA ini yang bisa kita terapkan dengan cara:
- Buka Tab developer dan pilih menu Visual Basic. Jika belum aktif ikuti panduan berikut untuk mengaktifkan Tab Developer
- Buka menu Tools dan pilih opsi Visual Basic Properties.
- Klik pada bagian tab Protection kemudian centang bagian Lock project for viewing.
- Masukkan password pada bagian Password dan Confirm password.
- Klik OK kemudian save file.
Bagaimanapun sebuah sistem proteksi juga tetap memiliki kekurangan serta kelemahan tertentu termasuk dengan microsoft excel ini. Untuk itu bagaimanapun juga anda tetap harus berhati-hati saat membagikan sebuah file excel terlebih jika didalamnya terdapat informasi-informasi penting meskipun pada file tersebut sudah anda proteksi sedemikian rupa.
demikian pembahasan kita kali ini tentang cara memproteksi file excel. Jangan lupa untuk di Bookmark serta berbagi ke media sosial yang anda gunakan. salam Kelas excel.