A. Jenis-jenis buku Agenda
Nama Buku Agenda | Jumlah Buku | Cara Pencatatan |
Buku Agenda Tunggal | 1 | Cara pencatatannya surat masuk dan surat keluar menjadi satu secara kronologis/urut |
Buku Agenda Berpasangan | 1 | Cara pencatatannya surat masuk dihalaman sebelah kiri, dan surat keluar dihalaman sebelah kanan |
Buku Agenda Kembar | 2 | Cara pencatatannya surat masuk di buku agenda surat masuk, dan surat keluar dibuku agenda surat keluar |
B. Jenis-jenis Buku Ekspedisi
§ Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan kepada pihak didalam perusahaan/organisasi
§ Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang dipergunakan untuk penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak di luar perusahaan
1. Baki surat( tray )
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.
2. Buku agenda suratmasukdansuratkeluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar.
4. Secretaries Desk file
Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat Tulis
Contoh alat tulis antara lain, pulpen, pensil, penggaris, kertas, catatan, stapler, dan penjepit kertas.
6. Kertas dan Amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.
7. Alat Pembuka Surat
Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.
Dibuat oleh Rianti Pratiwi