This Paper A short summary of this paper 29 Full PDFs related to this paper
TUGAS MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA “Sistem Penyimpanan Berdasarkan Kode Nomor” Disusun O L E H XI ADP1 Kelompok IV Dayu Reja Saputra Dea Ananda Ericha Yunia Putri Thania Maria Guru Pembimbing : Adelia S.Pd SMK MANAJEMEN PENERBANGAN PEKANBARU TP 2015/2016 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Sistem Penyimpanan Berdasarkan Kode Nomor ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ms Adelia S.Pd selaku guru Mengaplikasikan Administrasi Di Tempat Kerja yang telah memberikan tugas ini kepada kami. Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor, kekurangan dan kelebihan sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun. Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan. Pekanbaru, Agustus 2015 Penyusun DAFTAR ISI Kata pengantar........................................................................................................................... Daftar isi...................................................................................................................................... BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................... A. Latar Belakang Masalah............................................................................................... B. Tujuan Laporan............................................................................................................ BAB II SISTEM PENYIMPANAN BERDASARKAN SISTEM KODE NOMOR.......... A. Pengertian sistem nomor.............................................................................................. B. Kegunaan penyimpanan sistem nomor ........................................................................ C. Macam-macam sistem nomor....................................................................................... D. Kelebihan dan kekurangan sistem nomor.................................................................... E. Indeks.......................................................................................................................... F. Prosedur penyimpanan................................................................................................. G. Susunan penyimpanan.................................................................................................. BAB III SISTEM NOMOR YANG DIGUNAKAN BERDASARKAN PERATURAN YANG SUDAH LAZIM DIGUNAKAN............................................................................................................. A. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dewey................................................. B. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit..................................................... C. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri(urut) .............................................. Daftar pustaka............................................................................................................................
BAB I A. LATAR BELAKANG MASALAH Sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan disebut sistem-nomor(numberic filing system). Hampir sama dengan sistem-abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama,sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama,hanya nama di sini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepad PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271,atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor,maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah. Banyak perusahaaan atau kantor pemerintah yang mempergunakan penyimpanan sistem-nomor,seperti rumah sakit,asuransi,bank,dan lain-lain. Ada yang mempergunakan sistem-nomor karena memang sudah memahami seluk beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian penggunaannya. Tetapi banyak pula yang hanya sekedarberanggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya di banding dengan sistem-abjad,walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu kemungkinan akan lebih mudah di cari bila susunanya menurut nama. Di samping itu,nomor lebih sukar di ingat disbanding dengan nama. Seorang nasabah Tabanas misalnya,akan lebih ingat namanya dibanding dengan nomor Tabanasnya. Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang di sebut indeks. B. TUJUAN Untuk menambah wawasan dan pengetahuan siswa mengenai sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor.
BAB II A. PENGERTIAN SISTEM NOMOR Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama,sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. B. KEGUNAAN PENYIMPANAN SISTEM NOMOR Penyimpanan sistem nomor digunakan untuk : 1.Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnyamenggunakan nomor, misalnya bank penyimpanan data nasabahberdasarkan nomor rekening. 2.Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itudikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan3.Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa4.Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur C. MACAM-MACAM SISTEM NOMOR Di dalam sistem nomor ada 4 macam yaitu: 1.Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) .Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuksurat yang bersangkutan. 2.Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanandan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurutteminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalambuku arsip. 3.Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari SistemNomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit4.Sistem nomor Soundex (phonetic system) 4. Sistem Soundex (phonetic system) adalahsistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dantulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. D. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM NOMOR
Kelebihan sistem nomor,: 1. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin 2. Sederhana dan mudah dilakukan 3. Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalamkorespondens 4. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dandokumen 5. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas Kekurangan sistem nomor: 1. Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks 2. Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan 3. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan ruangan 4. Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan E. INDEKS indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.sebenarnya indek ini juga dalam bentuk buku,tetapi sukar ditempatkan penambahannya secara alfabetis.karena itu indeks ini dibuat dalam bentuk kartu,sehingga mudah menambahnya dengan kartu kartu baru dengan tetap memperhatikan susunan abjadnya. Setiap koresponden (nama)mempunyai kartu indeks.untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya.sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada 2 (dua) macam ,yaitu :kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5) maka kartu indeknya belum diberi nomor tetapi baru berupa huruf C,yang merupakan singkatan dari kata campuran.sesudah suratnya berjumlah 5 (lima)maka kartu indeks C diganti nomor dengan yang diambilkan dari buku (register). Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar.ukuran kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan ukuran kartu indeks. F. PROSEDUR PENYIMPANAN Langkah-langkah prosedur penyimpanan sistem-nomor hampir sama dengan langkah prosedur penyimpanan sistem abjad,yaitu: 1. Memeriksa, 2. Mengindeks, 3. Mengkode, 4. Menyortir dan, 5. Menempatkan. prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat maupun non-surat. Bedanya hanya pada peralatan, mislnya pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non-surat (misalnya kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima. Hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan yang mempergunakan map ordner, misalnya pada penyimpanan kuitansi. G. SUSUNAN PENYIMPANAN Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dapat menggunakan penomoran seri atau berurutan. Sistem ini juga disebut sistem nomor serial atau penomoran berkelanjutan, nomornya dimulai dari 1, 2, 3, dan seterusnya atau dapat juga dimulai dari 1000, 1001, dan seterusnya. Penomoran surat juga merupakan pemberkasan surat secara angka dengan nomor yang berurutan sesuai dengan tempat surat tersebut. Pada sistem nomor berurutan atau langsung, setiap berkas diberi nomor urut. Bila ada nomor yang hilang dalam sebuah berkas, petugas arsip dengan cepat dapat mengetahui nomor yang hilang. Berkas yang disusun menurut nomor urut juga merupakan pemberkasan yang bersifat kronologis, artinya nomor paling akhir merupakan nomor arsip terkini. Perluasan berkas bernomor urut dapat dilakukan dengan mudah, nomor tambahan cukup ditambahkan pada nomor terakhir. BAB III SISTEM NOMOR YANG DIGUNAKAN BERDASARKAN PERATURAN YANG SUDAH LAZIM DIGUNAKAN
Sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau
instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank,
Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.
A . Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah 000 Organisasi 100 Kepegawaian 100 Upah 110 Cuti 110 Cuti Melahirkan 111 Cuti Sakit 112 Cuti Tahunan 200 Keuangan 200 Kredit 210 Pajak 210 Pajak Motor 211 Pajak Mobil 212 PBB 213 PPHSetelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
2. Guide Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut. Guide 1 Kodenya 000 Guide 2 Kodenya 010 Guide 3 Kodenya 020 Guide 4 Kodenya 030 Guide 5 Kodenya 040 Guide 6 Kodenya 050 Guide 7 Kodenya 060 Guide 8 Kodenya 070 Guide 9 Kodenya 080 Guide 10 Kodenya 0903. Hanging Folder Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut. Hanging folder 1 Kodenya 010 Hanging folder 2 Kodenya 011 Hanging folder 3 Kodenya 012 Hanging folder 4 Kodenya 013 Hanging folder 5 Kodenya 014 Hanging folder 6 Kodenya 015 Hanging folder 7 Kodenya 016 Hanging folder 8 Kodenya 017 Hanging folder 9 Kodenya 018 Hanging folder 10 Kodenya 0194. Kartu indeks Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.5. Rak sortir Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.
Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut
B. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut) Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran. Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut. 1 - 100 (kode laci) 1 - 10 (kode guide 11 - 20 11 (kode hanging folder) 12 13 14 15 16 17 18 19
20
Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut. a) Filing cabinet Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).b) Guide Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.c) Hanging Folder Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.d) Kartu Indeks Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.e) Buku Nomor Perhatikan buku nomor berikutTanggal Nama Nomor File 10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100 15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101 25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102 Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.a) Memeriksa Berkas b) mengindeks Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex. Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu
c) Mengkode Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5. d) Mensortir Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak. e) Menempatkan Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat. Contoh: Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.
Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.
C. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan. Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut. a) Filing Cabinet Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode Laci 1 kodenya 00 - 09 Laci 2 kodenya 10 - 19 Laci 3 kodenya 20 - 29 Laci 4 kodenya 30 - 39 Laci 5 kodenya 40 - 49 Laci 6 kodenya 50 - 59 Laci 7 kodenya 60 - 69 Laci 8 kodenya 70 - 79 Laci 9 kodenya 80 - 89 Laci 10 kodenya 90 - 99 b) Guide Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut. Guide 1 kodenya 00 Guide 2 kodenya 01 Guide 3 kodenya 02 Guide 4 kodenya 03 Guide 5 kodenya 04 Guide 6 kodenya 05 Guide 7 kodenya 06 Guide 8 kodenya 07 Guide 9 kodenya 08 Guide 10 kodenya 09 c) Hanging Folder Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut. Hanging folder 1 kodenya 00/0 Hanging folder 2 kodenya 00/1 Hanging folder 3 kodenya 00/2 Hanging folder 4 kodenya 00/3 Hanging folder 5 kodenya 00/4 Hanging folder 6 kodenya 00/5 Hanging folder 7 kodenya 00/6 Hanging folder 8 kodenya 00/7 Hanging folder 9 kodenya 00/8 Hanging folder 10 kodenya 00/9
e) Buku Arsip Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip. contoh.NO. Tanggal Simpan Caption/Judul No. Surat Hal. Surat Ket. 0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja 0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan 0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.a) Memeriksa Berkas Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannyab) Mengindeks Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya. Contoh kode surat 0456 Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.Unit I Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).Unit II Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).Unit III Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1. Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.c) Mengkode Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001.d) Mensortir Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.e) Menempatkan Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit.Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
DAFTAR PUSTAKA http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/ Zulkifli amsyah,manajemen kearsipan,Jakarta,Pt.gramedia pustaka utama,199,hal.76 Loc.cit,hal 78 Loc.cit hlm.80 Loc.cit hlm.81 Loc.cit.hlm 85 http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/ http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico Page 2
|