Bagaimana cara menggabungkan konten beberapa aplikasi perkantoran

[MATERI AJAR]

[INTEGRASI APLIKASI PERKANTORAN]

Informatika Fase E

SMAN 1 BANJARANGKAN

PETA KONSEP

Integrasi Aplikasi Perkantoran

Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu
sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang
lain.

Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk
menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara
fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-
sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut
sebagai satu kesatuan sistem.

Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu
aplikasi. Contohnya, pada aplikasi Microsoft Office yakni Ms Excel digabungkan dalam satu
lembar kerja Ms Word atau dalam satu slide show Ms Powerpoint.

Secara umum, ada empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan lainnya:
a. Pemanggilan prosedur/function

Dalam hal ini aplikasi yang akan melayani harus menyediakan mekanisme agar bisa
dipanggil aplikasi lain.
b. Messaging
Aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan.
c. Sharing database
Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media pertukaran data.
Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel di database untuk kemudian dibaca oleh
penerima.
d. File transfer
Mekanisme ini biasanya format file dan struktur data di dalamnya sudah ditentukan.
Demikian juga dengan lokasi penyimpanan file dan aturan penamaannya.

Dari keempat cara integrasi di atas, pemanggilan prosedur/function dan file transfer
merupakan cara yang sering digunakan dalam mengintegrasikan sesama aplikasi Microsoft
Office.

Integrasi Ms Word, Ms Excel, Ms Powerpoint

Penggunaan komputer dalam kehidupan sehari-hari makin pesat. Dalam bidang
pendidikan dan bisnis, komputer bermanfaat di segala bidang. Konsep dan teknologi sistem
operasi serta program aplikasi berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi
komputer. Komputer merupakan perangkat elektronik yang dirancang untuk membantu
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi manusia.

Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data angka,
teks, gambar, grafik, dan lain-lain. Pada modul ini akan dibahas mengenai cara integrasi
dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word dan atau sebaliknya.
Dalam kegiatan belajar selanjutnya, yang akan kita bahas mengenai konsep dari integrasi
Ms Word dengan Ms Excel adalah sebagai berikut, diantaranya:
1. Membuat grafik di Microsoft Word dan Excel;
2. Membuat hyperlink di Powerpoint ke Word;
3. Transfer object secara embedding;
4. Transfer object secara linking;
5. Mail merge;
6. Pembuatan daftar isi.

1. Membuat grafik di Microsoft Word dan Excel
1. Cara membuat grafik chart di Microsoft Word dan Excel

a. Nyalakan komputer anda
b. Klik Start – Microsoft Office – pilih Microsoft Word
c. Pilih tab Insert pada menu atas Microsoft Word
d. Pilih Chart dan pilih jenis (template) grafik, misal grafik batang (column)
e. Klik OK untuk membuat/mengedit grafik

f. Setelah klik tombol OK maka secara otomatis komputer anda akan membuka dua
jendela (window), yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel seperti terlihat pada
gambar berikut ini

g. Selanjutnya, ubah data input atau data grafik chart yang ada pada Microsoft Excel
(lihat gambar sebelah kanan) sesuai dengan keperluan grafik anda maka tampilan
grafik yang ada pada Microsoft Word (lihat batang pada gambar sebelah kiri) akan
berubah secara otomatis mengikuti data yang anda masukkan disebelah kanan
“Microsoft Excel”, misal grafik produksi, stok, dan pengiriman produk perusahaan.
• Ubah Category 1,2,3, dan 4 pada Microsoft Excel menjadi bulan (Januari, Februari,
Maret, dan April)
• Ubah Series 1,2,dan 3 menjadi (Produksi, Pengiriman, dan Stok)
Lihat contoh gambar dibawah ini!

2. Menambahkan judul grafik pada Microsoft Word
Anda akan mempelajari cara membuat title atau judul pada grafik microsoft word dan
Format Axis grafik. Berikut langkah-langkahnya
a. Masih di Grafik (Chart) Microsoft Word)
b. Klik Design kemudian pilih Chart Layout
c. Pilih Layout 1 atau Layout 2 untuk menambahkan title (Judul) pada grafik Chart

d. Edit atau sesuaikan judul Chart Title dengan judul grafik anda

3. Edit Format Axis grafik Chart pada Microsoft Word
a. Klik menu Design kemudian klik ikon Add Chart Element dan pilih Axis Title sehingga
akan muncul submenu Primary Horizontal Axis Title dan Primary Vertical Axis Title

b. Klik ikon Axis Title lalu pilih Primary Horizontal Akan muncul seperti berikut ini

Ketik kata “Bulan” untuk menggantikan kata Axis Title

2. Membuat hyperlink di Powerpoint ke Word
Hyperlink pada PowerPoint yang banyak diketahui adalah hiperlink internal yang
hanya menautkan antar slide satu sama lain. Akan tetapi, hyperlink eksternal juga
dapat dilakukan, yakni membuat link keluar dengan program lain. Misalkan dengan
Word, Excel, presentasi lain, foto, video, bahkan web.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara mudah tanpa menguras pikiran. Karena
prinsip hyperlink adalah sama, hanya berbeda item yang dipilih untuk di link. Untuk
membuat hyperlink di PowerPoint ke Word, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Buka aplikasi PowerPoint lalu desain sesuai keinginan
2. Siapkan file Word yang akan dijadikan target untuk di link. Usahakan tidak terdapat

kesalahan pada file Word yang akan dijasikan target link
3. Setelah itu klik kanann pada kata yang ingin dijadikan hyperlink dengan Word

dengan memilih Hyperlink

4. Selanjutnya akan muncul menu pop up seperti pada gambar di bawah ini. Dari
keempat pilihan yang terdapat pada menu tersebut, pilih Existing File or Web
Pages. Setelah itu cari file Word yang ingin dilink lalu klik OK

5. Terakhir cek dengan cara tekan tombol Slide Show yang terdapat di pojok kanan
bawah

Dengan menggunakan cara hyperlink dapat menjadikan presentasi terkesan lebih
profesional. Selain itu dapat lebih menghemat waktu karena tidak repot untuk mencari
file yang ingin ditampilkan. Cukup dengan menekan tombol yang sudah di link maka
akan muncul dengan sendirinya

3. Transfer object secara embedding
Transfer object dengan cara embedding adalah ketika melakukan transfer object maka
atau object yang ditransfer ke program aplikasi tidak mempunyai hubungan (link)
dengan program aplikasi sumber. Maka kita mengedit objek yang ditransfer pada
program aplikasi tujuan. Karena tidak ada hubungan (link) maka tidak terjadi
sinkronisasi data antara kedua aplikasi tersebut, misalkan antara Ms Excel dan Ms
Word.
Langkah-langkah mentransfer object secara embedding:
a. Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms Excel
b. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok lalu Copy.

c. Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste lalu pilih Paste Special.

d. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste, dan pada kotak pilihan object pilih
Microsoft Excel Worksheet Object.

e. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.
f. Hasil setelah ditransfer.

Catatan: Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms Excel maka lembar kerja yang ada
pada Ms Word tidak akan ikut berubah. Untuk melakukan perubahan data dapat
dilakukan di Ms. Word.

4. Transfer object secara linking
Cara mentransfer object secara linking adalah ketika melakukan transfer object
dengan cara linking, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai
hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka ketika kita melakukan
pengeditan objek pada program aplikasi sumber, objek yang ditransfer pada aplikasi
program tujuan ikut berubah juga. Karena ada hubungan (link) maka terjadi proses
sinkronisasi data dari aplikasi sumber yang diedit hingga aplikasi tujuan yang
menampilkan visual data.
Langah-langkah untuk mentransfer object secara linking sebagai berikut:
a. Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms Excel
b. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok lalu Copy.

c. Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste lalu pilih Paste Special.

d. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste, dan pada kotak pilihan object pilih
Microsoft Excel Worksheet Object.

e. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.
f. Hasil setelah ditransfer.

Catatan: Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms Excel maka secara otomatis lembar
kerja yang ada pada Ms Word akan ikut berubah juga
Langkah-langkah mentransfer object secara linking melalui menu Insert:
1. Persiapan file excel dan word yang akan di link.
2. Klik insert lalu pilih object

3. Klik tab Create from File, gunakan Browse pada kotak dialog untuk memilih data
yang akan digunakan dimana object Excel yang akan ditransfer berada.

4. Setelah memilih object klik kotak cek pilihan Link to file untuk memberi tanda ceklist.
5. Kemudian klik OK.

5. Mail merge

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang
ditujukan untuk orang banyak. Untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua
file, yaitu dokumen utama dan sumber data.
1. Dokumen utama merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama
2. Sumber data merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantinya

akan dimasukkan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan Excel, Access, dan
lain-lain.
Pada pembahasan kali ini anda akan membuat file sumber data (source data)
menggunakan Microsoft Excel. Dengan menggunakan Microsoft Excel sebagai
sumber datanya, pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah.
Biasanya mail merge digunakan untuk membuat surat massal. Namun pada
pembahasan kali ini, anda akan memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Buat File Sumber Datanya (Source Data)
Buatlah data yang anda ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian
simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan anda.

2. Buat Naskah Utamanya
Buatlah dokumen master pada microsoft Word dan jangan lupa beri jarak untuk
tempat menaruh data yang di-input dari Excel sebelumnya

3. Menghubungkan Dokumen Master (Word) dan Sumber Data (Excel)
a. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients

lalu pilih Use Existing List...

b. Pilih dokumen escel yang berisi sumber data tadi.
c. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk

mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika anda mengerjakannya di
sheet2, maka pilih sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First
row data contains column headers. Setelah itu klik OK.

d. Kedua file sudah terhubung, sekarang letakkan data pada masing-masing
tempatnya.

e. Letakkan kursor dibagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama
f. Lakukan hal seperti itu untuk posisi data lainnya.
g. Nanti akan tampil field seperti gambar dibawah ini.

h. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Gunakan Index Number untuk melihat
hasil pada data yang lain.

4. Menyimpan dan mencetak

Jika ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru,
kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
a. Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file

akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file
excel)
b. Print Documens, jika ingin mencetak langsung dokumen.
5. Tambahan Penting
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen Excel, kamu bisa meng-update
data pada Word dengan cara berikut.
a. Klik Edit Recipients List

b. Klik file Data Source, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

6. Pembuatan daftar isi
Salah satu fasilitas yang tersedia di Ms Word adalah pembuatan Daftar Isi (Table of
Content). Fiturnya ada pada salah satu pilihan Reference. Ms Word dapat membuat
daftar isi secara otomatis dengan merujuk pada dokumen yang telah diberi Styles
pada menu Home.
Menggunakan daftar isi otomatis dapat mempersingkat waktu saat menulis jurnal,
skripsi, makalah, laporan, dan semacamnya. Selengkapnya, berikut cara membuat
daftar isi otomatis.
a. Buat beberapa subjudul sebelum membuat daftar isi.

Dalam makalah, skripsi, jurnal, atau jenis teks lain, menggunakan subjudul dapat
memberi struktur pada teks sehingga mudah untuk dibaca. Sub judul juga berfungsi
agar navigasi teks dapat dilakukan melalui daftar isi.
Untuk membuat sub judul, sorot teks yang akan dijadikan sub judul lalu pilih tab
"Styles" dan pilih gaya "Heading" yang diinginkan.

b. Sorot dan pilih tab "Styles" lalu klik "Heading 2" sebagai subjudul pertama.
c. Arahkan kursor pada bagian yang akan dimasukkan daftar isi.
d. Jika ingin diletakkan di halaman berbeda, tekan Ctrl+Enter.

e. Klik tab "Reference".
f. Pilih "Automatic Table".

g. Daftar isi otomatis akan muncul.
h. Memperbarui daftar isi

Saat menyunting dokumen, bisa jadi muncul perubahan yang membuat beberapa
konten memiliki halaman yang lebih banyak sehingga letaknya berubah dan ada
subjudul yang diganti atau ditambahkan. Microsoft Word tidak langsung mengubah
daftar isi ketika ada pergantian sub judul atau halaman. Oleh karena itu, daftar isi
perlu diperbarui agar sesuai dengan subjudul dan halaman yang baru.
Cara memperbaruinya tidak perlu mengetik manual, cukup pilih "Update Table of
Contents" yang terletak pada bagian kiri atas.

Ada dua pilihan. Pertama, “Update page numbers only” berfungsi untuk
memperbarui halaman saja tanpa mengubah judul dan sub judul. Kedua, “Update
entire table” berfungsi untuk memperbarui seluruh isi sehingga judul, sub judul, dan
halaman semua berubah sesuai dengan keinginan.

Bagaimana melakukan integrasi konten aplikasi perkantoran?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan integrasi konten aplikasi perkantoran?

3 Tuliskan aplikasi apa saja yang dipakai di perkantoran?

Apa yang menyebabkan integrasi konten antar aplikasi perkantoran dibutuhkan?