Apa saja yang harus dipertimbangkan dalam membuat laporan formal?

PENULISAN LAPORAN FORMAL Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang membedakan dengan laporan singkat (laporan informal) bukan saja terlihat dari banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting. Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poinpoin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini. A. MENDEFINISIKAN MASALAH Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Kita harus memutuskan informasi apa yang kita perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Hal – hal yang termasuk mendefinisikan masalah : 1. Pertanyaan yang Tepat Sering kali, suatu masalah yang didefinisikan telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu dalam melakukan investigasi/penelitian : 1) Apa yang perlu ditentukan? 2) Mengapa masalah tersebut penting? 3) Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut? 4) Di mana munculnya suatu masalah? 5) Kapan masalah itu muncul? 2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan 1 Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, harus mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, perlu melakukan cek ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini : 1) Menggunakan kalimat infinitive. 2) Menggunakan pertanyaan. 3) Menggunakan suatu pernyataan deklaratif. Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan. B. KERANGKA UNTUK ANALISIS Setelah mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, selanjutnya mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian perlu mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring. Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan memecahkan masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan menulis dengan cata yang sistematis. Hal – hal yang termasuk dalam kerangka untuk analisis : 1. Mengembangkan Struktur yang Logis Kita harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya. Mulailah dengan melihat tujuan penelitian secara menyeluruh untuk menentukan apakah akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan keduananya. Berikut ini, cara mengembakan struktur yang logis : a. Tugas Informasional Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara. 2 1) Urutan Tingkat Kepentingan Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk kita dapat mengorganisasi studi dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil. 2) Secara Berurutan Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, sajikanlah informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya. 3) Secara kronologis Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, organisasikan peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya. 4) Menurut Ruang Tempatnya Jika sedang mempelajari suatu objek secara fisik, pelajari dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya. 5) Menurut Geografis Jika lokasi merupakan salah satu factor yang penting dalam studi, maka gunakanlah geografi sebagai dasar untuk menyusun sub-subtropik, seperti daerah Jakarta, Semarang, Yogyakarta, Surakarta, dan sebagainya. 6) Menurut Kategori Jika diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi. Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara. b. Tugas Analitikal Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan suatu 3 masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misal masalnya adalah menentukan mengapa perusahaan mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil, maka kita perlu melakukan factoring terhadap masalah tersebut dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya; selanjutnya kumpulkan berbagai informasi untuk mengonfirmasikan alasan masingmasing. Kerangkan mungkin tampak sebagai berikut. Mengapa perusahaan mengalami kesulitan memperoleh sekretaris yang terampil? I. Gaji terlalu rendah A. Apakah perusahaan membayar gaji sekretaris terlalu rendah? B. Apakah perusahaan lain membayar gaji sekretaris lebih tinggi? C. Apakah pembayaran gaji yang tinggi mempengaruhi pemilihan pekerjaan sekretaris? II. Lokasi perusahaan kurang baik A. Apakah lokasi perusahaan mudah dijangkau dengan transportasi umum? B. Apakah lokasi perusahaan cukup menarik? C. Apakah biaya hidup di sekitar lokasi perusahaan dapat terjangkau? D. Bagaimana dengan kriminalitas di sekitar lokasi perusahaan? III. Tersedianya sekretaris yang terampil semakin menurun A. Berapa jumlah sekretaris yang tersedia lima tahun lalu dan sekarang? B. Berapa permintaan sekretaris lima tahun yang lalu dan sekarang? Masalahnya adalah mengevaluasi bagaimana berbagai alternative yang ada dapat memenuhi criteria . Cara yang umum untuk membagi-bagi analisis ke dalam subsub adalah dengan memfokuskan pada criteria yang tersedia. Misalnya, jika ingin memutuskan di mana lokasi terbaik untuk membuka delaer kendaraan bermotor, dapat melakukan investigasi sebagai berikut. Di mana kita harus membangun dealer baru? I. Biaya Konstruksi A. Lokasi Jakarta B. Lokasi Yogyakarta II. Tersedianya Tenaga Kerja 4 A. Lokasi Jakarta B. Lokasi Yogyakarta C. Lokasi Surakarta III. Fasilitas Transportasi A. Lokasi Jakarta B. Lokasi Yogyakarta C. Lokasi Surakarta 2. Aturan Pembagian Membagi sesuatu secara fisik adalah relative udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen. a. Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar. b. Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam subsubtopik. c. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda. d. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. 3. Menyusun Kerangka Pembuka Kita dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika a. Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas. b. Investigasi akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya. c. Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi . Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. 5 Dalam menulis kerangka, juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah. C. MENYUSUN RENCANA KERJA Setelah mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan). Jika menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relative informal. Jika melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut. a. Permasalahan yang dihadapi b. Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi . c. Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia). d. Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi) D. MELAKUKAN PENELITIAN Nilai laporan tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat mengumpulkan informasi, perhatian kita untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang peroleh. Apabila, melakukan penelitian secara berkelompok, harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya. Rencana kerja yang telah siapkan akan sangat membantu selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana memperoleh informasi yang perlukan baik 6 melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources). Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua. 1. Sumber-sumber Primer Apabila informasi yang perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder kita harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu : a. Dokumen Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumendokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer. b. Observasi Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis c. Survey Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya. Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain : 1. Apakah ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan? 2. Berapa jumlah sampek yang akan teliti? 7 3. Pertanyaan khusus apa yang harus ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid? Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian. d. Eksperimen Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama. 2. Sumber-sumber Sekunder Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CDROM (Compact Disc- Read Only Memory). Ada bebrapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Interne a. Hemat Waktu Mencari informasi melalui internet dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan cara manual. Prosedur pencariannya relative cepat. b. Ketelitian Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap inforamsi yang diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan penting tidak akan terlewatkan dalam proses pencariannya. c. Relevansi Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui internet dapat memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk 8 mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel yang mempunyai relevansi tinggi tentang apa yang ditanyakan oleh para peneliti. d. Efektivitas Biaya Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas biaya yang tinggi. E. ANALISIS DATA Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang diinginkan, selanjutnya perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah kumpulkan dari berbagai sudut png, akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan) 1. Perhiutungan Stastistik Kebanyakan data yang peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations). Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode. Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut (Rp63.000.000,00 + 9 = Rp7.000.000,00). Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan antara satu item dengan rata-rata kelompok. Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah median. Median dari sebuah kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika semua anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Sebagai contoh, apabila terdapat Sembilan data, median-nya adalah data yang kelima (Rp7.500.000,00). Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu kelompok. Dalam contoh terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling sering muncul adalah Rp8.500.000,00, yang dihasilkan oleh tiga orang. Jika ingin mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau yang biasa terjadi, mode-lah jawabannya. 9 Berikut ini adalah contoh sederhana untuk melihat ketiga rata-rata tersebut. TABEL 20.1 : contoh Mean, Median, Mode Staf manajer Penghasilan per bulan Johny Rp3.000.000,00 Freddie Rp5.000.000,00 Betty Rp6.000.000,00 Tessy Rp7.000.000,00 MEAN Lucky Rp7.500.000,00 MEDIAN Nury Rp8.500.000,00 Ronny Rp8.500.000,00 MODE Shelly Rp8.500.000,00 Munco Rp9.000.000,00 Total Rp63.000.000,00 2. Kesimpulan Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara faktafakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. 3. Rekomendasi Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu. Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan. Daftar Pustaka : Burhanudin. 2015. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta : Penerbit Erlangga.

10