Apa fungsi dan tujuan notulen

SeputarIlmu.Com – Hallo para pencari ilmu, jumpa kembali dalam artikel di seputarilmu.com. Kali ini akan membahas mengenai Notulen.

Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Notulen? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini.

Pengertian Notulen

Notula merupakan suatu catatan mengenai rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen.

Notulen juga dapat diartikan sebagai suatu isi ringkas dari hasil rapat yang diadakan. Notulen biasanya ditulis oleh seorang Notulis yang bisa dijabat oleh sekretaris. Saat rapat berlangsung seorang Notulis harus menyimak dengan pasti alur rapat yang sedang berjalan.

Tujuan Dibuatnya Notulen

1. Menjadikan Bukti Terselenggarannya Rapat

Saat rapat berlangsung notulis mencatat semua hal-hal penting, notulen inilah yang nantinya akan menjadi bukti apabila nanti diperlukan bukti-bukti terselenggarannya rapat.

2. Sumber Informasi Apabila Akan Diadakannya Pembahasan Ulang

Tidak heran apabila pada suatu rapat belum menghasilkan keputusan yang tetap dalam membahas masalah, maka perlu diadakannya pembahasan lebih lanjut untuk mendapatkan keputusan. Dan notulen dari rapat sebelumnya menjadi acuan atau tolak ukur untuk mendapatkan keputusan.

3. Memberikan Informasi Mengenai Rapat Kepada Peserta yang Tidak Hadir

Pada saat akan menyelenggarakan rapat tentu ada peserta yang akan diundang dirapat tersebut Tidak jarang juga pada saat rapat diselenggarakan ada peserta yang tidak dapat hadir karena ada suatu hal yang endadak atau lebih penting, padahal peerta tersebut perlu mengetahui hasil rapat tersebut.

Maka dari itu dengan adanya notulen peserta yang tidak dapat hadir bisa membaca notulen tersebut dan mengetahui hasil rapatnya.

4. Alat Pencapai Tujuan Tertentu

Dalam suatu perusahaan terkadang menetapkan anggaran uang untuk diadakannya rapat rutin setiap bulan, dan suatu ketika perusahaan tersebut tidak meleksanakan rapat rutin karena suatu hal.

Padahal setiap bulan harus ada bukti pengeluaran untuk keperluan rapat. Maka kita kita bisa membuat notulen baru yang berdasarkan notulen lama.

Fungѕі Notulen

• Sеbаgаі buktі telah dі аdаkаn rараt.
• Sеbаgаі mаnоmеtеr atau ukurаn kеѕukѕеѕаn rараt.
• Aраkаh ѕеmuа tujuаn rараt yang tertuang dаlаm nоtulа telah bеrhаѕіl dilaksanakan аtаu tіdаk.

Cara Membuat Notulen Rapat

1. Kita Harus Cermat dalam Mengamati Alur Rapat yang Sedang Berlangsung

Apabila tidak memungkinkan untuk mencatat secara langsung kita bisa menggunakan alat perekam untuk memudahkan kita dalam mencatat, akan tetapi biasanya seorang notulis dalam menulis notulen menggunakan tulisan steno untuk mempercepat dalam menulis.

2. Buat Format Notulen yang Benar

Supaya notulen dapat menjadi sumber informasi yag mudah dipahami dan rapi. Buat paragraph notulen yang rapi dengan rata kiri dan kanan.

Gunakan format huruf yang jelas supaya mudah dibaca, atur jarak baris, bedakan mana KOP Perusahaan dan Judul Notulen.

3. Buat Daftar Hadir Peserta Rapat

Daftar hadir adalah catatan yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara. Dengan adanya daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir dalam rapat tersebut.

Lampirkan daftar hadir dibelakang notulen. Buatlah daftar hadir dengan menggunakan table supaya mudah dipahami oleh orang lain.

4. Jangan lupakan pengasahan dari pimpinan rapat, supaya notulen tersebut data diakui kebenarannya.

Contoh Notulen

Notula Rapat Pembentukan Koperasi
SMA Bunga Bangsa Semarang

Tanggal : 21 Mei 2013 Tempat : Gedung Kesenian SMA Bunga Bangsa Waktu : Pukul 09.00-12.00 WIB Peserta yang Hadir : 102 orang anggota koperasi,

Terdiri Atas :

Minutes atau notulen adalah sebuah rekaman tentang jalannya rapat yang dikemas berupa tulisan. Tujuannya untuk mencatat hal-hal penting seperti kesepakatan, perubahan, hingga progres sebuah proyek. Dengan adanya notulen, maka setiap peserta, baik yang hadir maupun tidak sekalipun bisa mengecek hasil rapat. 

Notulen berisi tentang poin-poin penting, bisa berupa transkrip dialog selama rapat. Apa saja jenisnya dan bagaimana teknik menulis notulen yang benar? Baca selengkapnya di sini.

BACA JUGA: Administrasi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis & Ciri-ciri

1. Jenis-jenis notulen

Setelah memahami apa arti notulen, Sedulur juga perlu tahu beberapa tipe notulen yang sering dipakai dalam berbagai kesempatan.

• Action minutes yaitu notulen yang dipakai untuk mencatat keputusan yang sudah disepakati. Isi dari rangkuman rapat ini adalah poin-poin aksi atau tindakan yang akan diambil beserta nama pihak-pihak yang bertanggung jawab.
• Discussion minutes sering dipakai dalam seminar dan debat. Isinya adalah susunan informasi dan ide penting yang muncul selama diskusi berlangsung. Tidak selalu diakhiri dengan kesimpulan tentang aksi atau keputusan yang disepakati. Namun, isinya bisa dijadikan bahan penentuan keputusan di kemudian hari.
• Verbatim minutes adalah jenis notulen berupa transkrip percakapan yang terjadi selama rapat atau diskusi. Tiap kata yang terucap harus ditulis lengkap dan tepat. Untuk mendapatkannya, biasanya petugas notulen akan merekam jalannya rapat dan baru membuat transkrip setelah rapat usai. Tipe ini panjang dan memakan tenaga serta waktu, tetapi dibutuhkan dalam persidangan, kongres, focus group discussion (FGD) untuk penelitian, dan lain sebagainya.

2. Perencanaan

Untuk membuat sebuah notulen, tentu diperlukan persiapan sebagai berikut.

• Template atau format notulen.
• Menentukan pihak yang bertanggung jawab atas notulen rapat. Petugas notulen adalah orang yang melakukan perekaman, penulisan, hingga distribusi hasil rapat. Jumlahnya bisa lebih dari satu orang tergantung kebutuhan.
• Tujuan rapat, topik yang menjadi fokus diskusi atau pertemuan.
• Agenda rapat dan time stamp sehingga rapat menjadi terarah dan efisien waktu. 
• Mencatat peserta rapat yang diundang. 
• Menyiapkan dokumen yang akan dipresentasikan atau dibagikan pada peserta. 

Tugas notulen adalah mencatat hal-hal penting selama rapat. Berikut cakupannya.

• Topik atau agenda yang menjadi fokus utama.
• Tanggal dan waktu rapat berlangsung.
• Nama-nama peserta dan perannya dalam rapat serta peserta yang tidak hadir.
• Rangkuman dari hasil kesepakatan yang disetujui pada rapat sebelumnya (bila ada). 
• Keputusan yang disepakati dalam rapat, bisa berupa tindak lanjut, hasil dari pemilu, mosi yang diterima atau ditolak, kesepakatan baru, hingga tanggal dan waktu rapat berikutnya. 

Semuanya bisa dimasukkan sebagai format atau template notulen kosongan sehingga petugas bisa mengisinya selama rapat berlangsung.

BACA JUGA: Sistem Informasi: Pengertian, Fungsi, Komponen & Jenisnya

4. Teknik perekaman 

Saat menulis notulen, petugas bisa menggunakan sejumlah teknik, tergantung pada jenis notulen yang dibutuhkan. Berikut beberapa cara membuat notulen rapat. 

• Merekam suara dengan recorder khusus. Ini dilakukan bila notulen yang dibutuhkan dalam bentuk verbatim. Maka, petugas baru akan menuliskan hasilnya setelah rapat usai berdasarkan hasil rekaman. Namun, selama rapat, petugas bisa mencicil mencatat beberapa poin penting untuk setidaknya membuat kesimpulan dan kesepakatan krusial. Misalnya, tanggal untuk pertemuan berikutnya.
• Menuliskan poin penting yang disepakati dan dibicarakan dalam rapat. Apalagi bila rapatnya memiliki urgensi tinggi untuk mengambil keputusan cepat, maka biasanya notulen harus selesai saat rapat berakhir. Namun, dalam proses distribusinya, petugas boleh mengambil beberapa waktu untuk merapikan hasil catatannya sehingga bisa dipahami semua peserta, baik yang hadir maupun tidak. 

5. Penulisan transkrip 

• Petugas yang bertanggung jawab dalam penulisan notulen disarankan untuk segera menyelesaikan tulisannya karena memori masih segar dan baru. Dengan begitu diharapkan hasilnya lebih rinci dan akurat. 
• Sebelum diserahkan atau dibagikan ke peserta lainnya, ada baiknya dilakukan review atau proofreading agar tidak ada kesalahan fatal. Bila ada hal yang terlewat atau ragu, petugas diharapkan segera melakukan konfirmasi pada pihak terkait. Misal ketua rapat atau pencetus idenya. 
• Notulen diharapkan singkat, padat, dan jelas. Kecuali bila ditulis dalam format verbatim. 

6. Distribusi hasil notulen

Setelah selesai, notulen tentu didistribusikan pada peserta rapat. Ini untuk mengingatkan mereka pada tugas yang dibebankan atau aksi lanjutan yang memerlukan tindak lanjut. Di era digital, distribusi hasil diskusi atau rapat bisa dengan mudah dibagikan lewat surel atau cloud seperti Google Docs atau Dropbox. Bagikan tautannya melalui surel agar peserta tidak melewatkannya. Saat mengirim surel, gunakan pula tata cara yang benar. Tulis subjek atau judul email dan kata pengantar. Tak lupa akhiri dengan salam hormat dari pengirim.

BACA JUGA: Management Trainee: Pengertian, Tugas & Tanggung Jawab

7. Pengarsipan

Setelah distribusi ada baiknya setiap instansi atau lembaga dan perkumpulan memiliki satu folder khusus yang berisi kumpulan notulensi. Silakan letakkan di cloud agar aman dari risiko hilang karena kerusakan software maupun hardware. 

Beri judul dokumen yang rinci, dengan tanggal dan topiknya. Usahakan format judulnya seragam antara notulen satu dan lainnya. Bila perlu buat folder yang berbeda untuk tiap proyek yang dikerjakan, sehingga jelas progres dari proyek tersebut. Sudah berapa kali diadakan rapat, sudah ada kesepakatan yang dibuat dan tindak lanjutnya. Arsip seperti ini sangat penting di ranah profesional mengingat nantinya akan ada delegasi tugas ke pegawai baru. Dengan arsip rapi, transisi dari pegawai lama ke baru akan jauh lebih mudah dan cepat.

8. Fungsi notulen 

Sudah disinggung sebelumnya, notulen punya fungsi yang sangat krusial dalam pengerjaan sebuah proyek. 

• Bisa dipakai untuk perlindungan hukum. Petugas audit dari BPK biasanya juga akan mengecek notulen. Ia punya fungsi yang setara dengan dokumen legal, aksi atau mosi yang tidak disebutkan dalam notulen bisa dianggap tidak terjadi.
• Merapikan arsip sehingga info-info penting seperti pengambilan suara, daftar keputusan yang diambil bisa terekam dan dijadikan referensi di masa depan. 
• Kalkulasi progres sebuah proyek, baik konflik yang terjadi, isu yang belum terselesaikan, kinerja penanggung jawab, dan lain sebagainya.

Contoh notulen adalah rangkuman hasil rapat, rangkuman hasil seminar, dan lain-lain. Berikut contoh notulen rapat perusahaan yang berbentuk action minutes.

Rapat proyek CSR di Desa Seri Wetan

Lokasi: Kantor Pusat Ruang BC02
Tanggal: 15 Januari 2022
Waktu: 10.00—11.00 WIB
Peserta:

• A sebagai ketua rapat 
• B sebagai notulen
• C sebagai moderator
• dst.

Agenda rapat:

• Membahas ide kegiatan pemberdayaan ibu rumah tangga di Desa Seri Wetan.
• Penentuan penanggung jawab tiap kegiatan.
• Penentuan waktu rapat terakhir sebelum eksekusi.

Hasil rapat:

• Jenis kegiatan yang disepakati antara lain…
• Daftar penanggung jawab sebagai berikut…
• Tenggat waktu pengumpulan rencana kegiatan (daftar nama tim, sasaran, kisaran waktu pelaksanaan, dll.) adalah tanggal 18 Januari 2022.
• Rapat berikutnya untuk review rencana adalah tanggal 19 Januari 2022 pukul 10.00 WIB. Peserta harus hadir tepat waktu dan penanggung jawab mempersiapkan materi presentasi bila dibutuhkan. Setiap penanggung jawab hanya diberi waktu 15 menit untuk menjelaskan rencana kerjanya. Dilanjutkan dengan diskusi dan review rencana kerja.

BACA JUGA: 14 Fasilitas yang Diharapkan dan Wajib Didapatkan Selain Gaji

10. Notulen rapat sekolah

Rapat juga bisa dilakukan di dalam lingkungan sekolah, misalnya untuk menentukan ketua klub atau OSIS. Berikut contoh formatnya.

Rapat Pemilihan Ketua Klub Basket SMA 1 

Lokasi: Ruang kelas XI E 
Tanggal: 15 Januari 2022
Waktu: 14.00 WIB—selesai
Peserta:

• A sebagai ketua rapat dan moderator
• B sebagai notulen
• dst.

Agenda rapat:

• Pembukaan dan perkenalan kandidat ketua yang sudah disepakati sebelumnya. 
• Pembacaan aturan pemilihan, semua peserta punya hak pilih termasuk kandidat. 
• Pengambilan suara.
• Penghitungan suara.
• Pengesahan hasil pemilihan.

Hasil pertemuan:

• Pengambilan suara berjalan tertib hingga proses penghitungan. Moderator dan ketua menanyakan kemungkinan sanggahan hasil, tetapi semua peserta sepakat dengan hasil penghitungan. 
• Disepakati bahwa saudara E terpilih sebagai ketua klub basket berdasarkan perolehan suara terbanyak.
• Perihal pemilihan wakil dan pengurus lainnya akan ditentukan pada rapat berikutnya mengingat keterbatasan waktu hari ini.
• Tanggal dan waktu rapat berikutnya akan diinformasikan menyusul lewat grup Whatsapp.

11. Contoh notulen diskusi dan debat 

Beda dengan notulen rapat yang berisi poin-poin penting dan hasil kesepakatan, notulen debat adalah catatan yang lebih rinci tentang apa saja ide yang muncul selama rapat. Baik yang disepakati atau tidak akan tertulis di dalamnya. Begini contohnya. 

Seminar European Studies 2022 Hari ke-3

Lokasi: Ruang B201 
Tanggal: 15 Maret 2022
Waktu: 09.00—10.30 WIB
Presenter:

• A dengan judul makalah…
• B dengan makalah berjudul…

Notulen: C
Moderator: V
Peserta: Daftar terlampir

Sesi pertama

Paparan dari A tentang…

Sesi kedua

Paparan dari B tentang…

Sesi tanya jawab

• Pertanyaan dari D
• Pertanyaan dari E
• Pertanyaan dari F

Kesimpulan

Diskusi berjalan lancar dan peserta mengajukan pertanyaan relevan tentang makalah yang dipaparkan presenter. Alokasi waktu kurang karena antusiasme dari peserta yang ikut memberikan opini selain pertanyaan. Presenter dan peserta mengusulkan alokasi waktu diperpanjang untuk sesi diskusi lainnya.

12. Notulen verbatim 

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, notulen verbatim hanya dipakai di acara-acara khusus saja. Misalnya, sidang di pengadilan, kongres, atau FGD. Berikut contohnya.

FGD Pertama untuk Penelitian Keterlibatan Pemuda dalam Politik Taktis Menjelang Pemilu 2024

Lokasi: Kafe Ojo Ngelu 
Tanggal: 15 Februari 2022 
Waktu: 19.00—21.00 WIB 
Moderator: A 
Notulen: B 
Peserta: Daftar terlampir 
Agenda:

• Makan bersama sebelum diskusi dimulai.
• Pembukaan dan perkenalan diri masing-masing.
• Penjelasan tentang tujuan penelitian dan aturan selama diskusi.
• Moderator membuka diskusi dengan melempar satu topik yang akan ditanggapi peserta secara acak.
• Moderator berhak melanjutkan ke topik berikutnya bila dirasa semua peserta sudah selesai menanggapi topik pertama dan seterusnya.
• Penutupan.

Transkrip diskusi

Selamat malam semua peserta, saya A selaku moderator dan B selaku notulen di sini berterima kasih atas kesediaannya meluangkan waktunya yang berharga untuk menghadiri acara focus discussion group atau FGD ini. Seperti yang mungkin sudah dijelaskan oleh salah satu tim kami di undangan, diskusi kali ini akan membahas keterlibatan pemuda dalam politik taktis menjelang pemilu 2024. Saudara kami undang karena kami anggap memiliki pandangan serta pengalaman unik tentang topik penelitian tersebut. 

Sebelum ke acara diskusinya, kami akan bacakan beberapa peraturan diskusi yang baiknya ditaati selama proses berlangsung. Diharapkan acara bisa berjalan tertib dan selesai tepat waktu.

Itu sejumlah sampel dan potongan notulen yang bisa dipakai untuk berbagai kondisi dan kebutuhan. Tentunya Sedulur mulai paham format notulen yang efektif dan tepat. Semoga bermanfaat dan bisa dipraktikkan secara maksimal!

Sedulur yang membutuhkan sembako, bisa membeli di Aplikasi Super lho! Sedulur akan mendapatkan harga yang lebih murah dan kemudahan belanja hanya lewat ponsel. Yuk unduh aplikasinya di sini sekarang.