Pengarsipan Secara Sistem Nomor Terminal Digit dan DDC Show Sistem penyimpanan menurut teminal digit ini adalah sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini perlengkapan yang diperlukan adalah : - guide (setiap laci 10 guide); - folder (setiap guide 10 folder). Yang berbeda di sini adalah cara mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Cara mengindeks kode nomor Terminal Digit adalah sebagai berikut: Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2, yaitu menunjukkan nomor folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3, yaitu menunjukkan surat yang ke sekian dalam folder. Contoh surat dengan kode nomor 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan merupakan surat yang ke-55. Sistem nomor DDC (Decimal Dewey Clasification) adalah membagi masalah menjadi 10 kelas utama. Setiap kelas utama tersebut dibagi menjadi 10 divisi, yang masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi. Pada setiap kelas utama disediakan 10 laci, kelas divisi disediakan 100 guide, dan kelas seksi disediakan 1000 folder. Berikut adalah langkah-langkah pengarsipan sistem nomor DDC : 1. membuat daftar klasifikasinya agar lebih mudah dalam mencari surat itu kembali apabila sedang diperlukan. Contoh dimana suatu surat berasal dari PT MATAHARI TERANG dengan perihal Nota dinas. Dengan melihat perihal surat dapat ditentukan kode nomor surat sesuai daftar klasifikasi yaitu pada laci yang berkode 100 dan pada guide yang berkode 110 serta pada urutan surat yang berkode 110.0 2. Dari daftar klasifikasi dapat diketahui kode surat yaitu 110.0 karena kode tersebut disediakan untuk surat yang berperihal memo dan nota 3. langkah selanjutnya supaya lebih mudah dalam pengarsipannya adalah menuliskan kode 110.0 pada bagian atas kanan surat sesuai dengan kode yang tertera pada daftar klasifikasi. Jika diletakkan dalam ordner berikut adalah posisinya:
BerandaKearsipanSistem Terminal Digit | Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Nomor Tidak Berurutan
Ada sistem penyimpanan arsip yang menggunakan penomoran yang tidak mempunyai urutan yang logis, ada pula yang mempunyai urutan yang logis tetapi nomor-nomor yang digunakan diikuti dengan nomor lain yang terdiri atas blok-blok dari nomor yang hilang. Sistem Terminal Digit Pada nomor arsip yang sudah berurutan, folder diberi nomor tambahan pada akhir nomor file secara berurutan. Folder dengan nomor-nomor yang lebih besar daripada sebagian besar arsip yang lain dapat diserahkan kepada beberapa orang, sehingga petunjuk arsip tersebut diketahui oleh beberapa orang secara serempak. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan karena penata arsip akan mempunyai beberapa petunjuk yang berbeda, dan jika arsip yang disimpan berkembang serta nomor yang digunakan semakin banyak maka nomor-nomor yang banyak tersebut sering menyebabkan kesalahan dalam pemberkasan dan membingungkan penata arsip. Untuk mengatasi kesulitan yang timbul, maka dikembangkan satu sistem yang disebut sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit. Pada sistem ini penomoran harus ditentukan dalam satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri. Digit-digit dalam penomoran ini dibagi atau dipisahkan dalam kelompok nomor yang terdiri dari 2 atau 3 nomor. Misalnya: 293746 dapat dipisahkan atau ditulis menjadi 293-7- 46 atau 29 37 46. Penomoran secara berkelompok dapat diidentifikasi atau dibedakan menjadi nomor primer, sekunder, dan nomor tersier dari kanan ke kiri. Misalnya: 29 37 46 maka 29 adalah nomor final, kemudian 37 adalah nomor sekunder dan 46 adalah nomor primer. Nomor primer selalu menunjukkan a drawer atau nomor itu sendiri, jika volume arsip besar mungkin dibutuhkan lebih dari satu drawer atau shelf untuk menyimpan semua arsip dengan nomor final pada nomor primer yang sama. Petunjuk nomor pada laci ditentukan oleh nomor-nomor sekunder mulai dari 00 sampai 99 pada bagian penomoran primer pada file. Urutan penyusunan nomor ditentukan dibelakang guide oleh nomor final. Perlu diingat bahwa penyusunan urutan nomor di belakang guide menggunakan digit khusus pada kiri nomor. Sistem terminal digit sulit dipahami ketika pertama kali dibaca, sehingga diperlukan konsentrasi yang lebih dalam membaca nomor-nomor tertulis agar dapat diketahui artinya. Sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor terminal digit adalah sistem yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem nomor urut. Dalam sistem nomor urut arsip-arsip (warkat-warkat) yang tertinggi diterapkan sampai dengan nomor terakhir. Sebagai contoh suatu organisasi sudah menerima surat tentang suatu keadaan dalam jumlah yang mencapai ribuan; surat-surat yang berjumlah banyak itu akan menimbulkan persoalan, memerlukan penyelesaian yang memakai nomor-nomor ribuan, dan akibatnya akan terjadi penumpukan kegiatan penanganan surat. Dalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode, mengindeks, dan lain-lain. Salah satu hal yang penting diperhatikan dalam sistem terminal digit adalah perlunya mencatat segala warkat dalam sebuah buku yang disebut buku arsip yang lebih berfungsi sebagai buku agenda, yang isinya antara lain membuat: a. Nomor b. Tanggal penyimpanan/surat c. Caption; judul d. Nomor surat kalau ada e. Perihal (pokok surat) f. Keterangan kalau diperlukan Nomor surat dimulai dengan angka nol, kedua angka satu dan seterusnya sampai 9.
Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip. Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering DigunakanDi Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain: Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip. Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing. Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad. Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci. Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya. |