Sebutkan persyaratan keterampilan yang harus dimiliki seorang pegawai administrasi

Syarat-syarat personil kantor

Pada dasarnya, ada beberapa persyaratan untuk seorang personil kantor, yaitu :

• Persyaratan pengetahuan yang biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
• Persyaratan ketrampilan. Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
• Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut :

• Loyalitas
• Tekun dan rajin
• Kesabaran atau ketelitian
• Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik
• Dapat menyimpan rahasia.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

10 Skills Yang Dibutuhkan Staff Administrasi Perkantoran – Menjadi administrasi perkantoran tentu saja membutuhkan beberapa keahlian yang harus dipenuhi guna mendukung pekerjaan. Bahkan beberapa keahlian diantara merupakan kewajiban, jika tidak memilikinya maka harus dilakukan pelatihan terlebih dahulu.

Dalam artikel sebelumnya, telah disebutkan mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran. Jika Anda berminat untuk melamar pekerjaan dalam posisi ini, tonjolkan beberapa skills di bawah ini agar peluang diterimanya lebih besar.

Jika Anda merasa belum yakin dengan kemampuan yang Anda miliki, Anda bisa belajar mandiri atau dengan mengikuti beberapa kursus. Sekarang banyak kok kursun online yang bisa Anda apply dari yang gratis sampai yang berbayar.

Menariknya lagi, Anda juga mendapatkan sertifikasi yang bisa Anda gunakan untuk meyakinkan HRD bahwa Anda adalah orang yang tepat mengisi posisi Administrasi Perkantoran.

10 Persyaratan Staff Administrasi Perkantoran

1. Memahami Dasar Administrasi Perkantoran
2. Memahami Administrasi Kepegawaian.
3. Memahami Administrasi Keuangan dan Akuntansi
4. Memahami Administrasi Sarana Prasarana
5. Memahami Dasar-dasar Kearsipan
6. Menguasai dan Mampu Mengoperasikan Aplikasi Microsoft Office
7. Memahami SOP Komunikasi Melalui Telephone
8. Memahami Surat-Menyurat
9. Mampu Bekerja Dengan Teliti, Teratur dan Teroganizir
10. Menguasai Bahasa Inggris Secara Lisan dan Tulisan

Baca juga : Prospek Kerja Administrasi Bisnis Dengan Gaji Terbaik

Skills Yang Dibutuhkan Staff Administrasi Perkantoran

Beberapa keahlian berikut ini penting untuk dimiliki oleh seorang staff administrasi perkantoran, hayoo keahlian mana yang belum kamu kuasai?

1. Mampu Mengaplikasikan Software dan Update Teknologi

Melakukan rekap dan arsip data dapat dibantu dengan software yang umum digunakan, seperti Microsoft Excel, Microsoft Word, dan PowerPoint. 

Keahlian untuk mengoperasikannya secara fasih akan membantu Kamu yang berminat di posisi ini untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang efisien.

Begitu pula dengan penggunaan jaringan internet. Kamu tidak akan jauh-jauh dari website dan media sosial yang mengharuskan untuk tidak gagap dengan sesuatu yang update dan viral.

2. Disiplin dan Menyukai Ketepatan Waktu

Kedisiplinan dan ketepatan waktu adalah porsi seimbang dari pengerjaan aktivitas kantor yang padat dan sering mendadak. Pastikan kalau Kamu adalah seseorang yang tidak menyukai keterlambatan, sehingga akan menyokong kinerja sebagai bagian dari administrasi perkantoran.

Kamu akan memberikan instruksi kepada staff yang lain untuk mampu bekerja tepat waktu karena peranmu adalah sebagai pengawas.

3. Teratur, Teliti, dan Teroganisir

Mengumpulkan berbagai jenis data fisik dan elektronik tentu tidak mudah. Dengan jumlah yang banyak, Kamu akan mengadopsi keteratuan, ketelitian, dan cara kerja yang terorganisir. Kemampuan tersebut memudahkanmu untuk memilah dan mengurutkan data ke bagian yang seharusnya.

Tentu akan memudahkan pula pihak yang lain ketika membutuhkan data-data untuk kepentingan yang mendesak atau perlakuan tinjauan ulang.

4. Kualifikasi Khusus

Kualifikasi khusus yang dimaksud adalah persyaratan jenis kelamin, usia, dan pendidikan terakhir.

Umumnya, sebuah kantor mencari pelamar dengan jenis kelamin perempuan karena akan berhadapan dengan kebutuhan administratif.

Beberapa perusahaan membutuhkan pelamar dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Namun, skil yang berkaitan dengan administrasi tetap menjadi indikator utama.

5. Komunikasi

Skills yang dibutuhkan oleh staff administrasi perkantoran adalah komunikasi, pasalnya tugasnya memang berkaitan erat dengan komunikasi. Terutama berkomunikasi dengan atasan, rekan kerja maupun pihak luar.

Terlebih lagi, komunikasinya tidak hanya sekedar bertemu langsung melainkan komunikasi melalui telepon dan melalui surat resmi. Jadi komunikasi adalah keahlian yang penting dimiliki, bahkan wajib.

6. Scheduling and Time Management

Salah satu tugas staff administrasi adalah menyusun jadwal acara di perusahaan, termasuk jadwal pak bos juga dia yang ngatur. Sehingga sangat penting untuk menguasai scheduling, diantaranya menentukan waktu yang tepat dan time management agar tidak terjadi bentrokan antara agenda 1 dengan agenda yang lain.

7. Interpersonal dan Team Work

Interpersonal merupakan kemampuan berinteraksi dengan karyawan lain secara personal, intinya bagaimana seorang karyawan menjaga hubungan baik dengan karyawan yang lain.

Pasalnya orang yang tidak memiliki interpersonal biasanya susah untuk diajak bekerja sama dan berkomunikasi, padahal staff administrasi perkantoran sangat membutuhkan kerjasama kelompok yang baik.

Demikian artikel tentang persyaratan dan keahlian yang harus dimiliki oleh staff administrasi perkantoran. Bagi artikel ini ke temenmu yang harus mengetahui informasi ini. Terimakasih.

Lancang Kuning - Personil kantor adalah orang-orang atau pegawai yang melaksanakan, mengerjakan dan melayani pekerjaan-pekerjaan yang telah diberikan oleh atasan dan terjadwal dalam suatu organisasi kantor pemerintahan atau kantor swasta untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan, yang biasanya mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Baca juga : Tempat Wisata di Riau

A. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Pada dasarnya besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi atau kantor dan besarnya jabatan orang tersebut. Biasanya tugas dan tanggung jawab dari personil kantor sebagai berikut;

1. Kepala kantor atau direktur kantor, bertugas mengawasi dan bertanggung jawab terhadap segala kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan.
2. Administrasi bertugas mengelola dan mengerjakan urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk.
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan,  dan mengelola aliran uang kas keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab dalam membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, dan untuk karyawan di bidang lainnya, serta membuat surat keluar yang meringankan pekerjaan karyawan lain.
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang datang dan memiliki peran penting yang terhadap kepentingan terhadap kantor.

B. Perangkat Kerja Personil Kantor

Pada umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas administrasi adalah komputer.

C. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis Jabatan

Manfaat dalam menganalisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai situasi kejadian yang berhubungan dengan deskripsi pekerjaan [job description], spesifikasi pekerjaan [job specification], dan evaluasi pekerjaan [job evaluation]. Pada umumnya analisis jabatan berguna untuk:

1. Perekrutan dan seleksi karyawan
2. Kompensasi gaji karyawan
3. Evaluasi jabatan
4. Penilaian prestasi kerja karyawan
5. Pelatihan [training]
6. Promosi dan pemindahan karyawan
7. Organisasi
8. Memperkaya pekerjaan
9. Penyederhanaan pekerjaan
10. Penempatan karyawan
11. Rekrutmen

Baca juga : Ruang Lingkup Teknologi Perkantoran

2. Rekrutmen

Rekrutmen adalah penghimpunan atau pengerahan dalam masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses dalam suatu usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja supaya tenaga kerja mau melamar pekerjaan dari lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. 

Rekrutmen harus berpegang teguh pada perincian pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Perincian harus diuraikan dan dipecah secara jelas agar pelamar mengetahui kapasitas dan persyaratan apa saja yang dibutuhkan. 

3. Seleksi

Seleksi adalah pemilihan dari beberapa pilihan untuk mendapatkan sesuatu hal dan orang yang terbaik, metode prosedur dan mekanisme yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-langkah dalam seleksi personil kantor :

1. Seleksi administratif
2. Penarikan tenaga kerja
3. Klasifikasi jabatan
4. Tes dan wawancara
5. Penempatan personil kantor

4. Syarat-syarat personil kantor

Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal sesorang. Persyaratan dalam keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, pada umumnya seorang personil kantor dapat dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik dan sangat profesional dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. menyimpan
7. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat dari setiap orang. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian seseorang ialah:

1. Cara berbicara dan cara berjalan
2. Sikap badan pada saat duduk
3. Sikap yang pantas dan menarik dalam cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
4. Sifat bersih dan rapi
5. Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
6. Sifat yang berhubungan dengan kemampuan seseorang yang profesional dari keterampilan dalam bekerja
7. Sifat taat agama yang berkaitan dengan segi kerohanian

Baca juga : Tempat Wisata di Pekanbaru

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

1. Loyalitas dan kesetiaan terhadap perusahaan sehingga tercipta rasa memiliki dan saling menjaga.
2. Tekun dan rajin.
3. Kesabaran.
4. Kerapian.
5. Dapat menyimpan rahasia.
6. Pengertian pelatihan dan pengembangan.[Hidayat]

sumber : pengertian personil administrasi

3.3 Menerapkan persyaratan personil administrasi

MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak.

Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B. Macam-Macam Personil Kantor

Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;

Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk

Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar

Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D. Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis Jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa [karangan, perbuatan] untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya [sebab musabab, duduk perkara]. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan [job description], spesifikasi pekerjaan [job specification], dan evaluasi pekerjaan [job evaluation].

 Analisis jabatan berguna untuk:

Ø  Perekrutan dan seleksi karyawan

Ø  Kompensasi gaji karyawan

Ø  Evaluasi jabatan

Ø  Penilaian prestasi kerja karyawan

Ø  Pelatihan [training]

Ø  Promosi dan pemindahan karyawan

Ø  Organisasi

Ø  Memperkaya pekerjaan

Ø  Penyederhanaan pekerjaan

Ø  Penempatan karyawan

Ø  Rekrutmen

2. Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

Sumber internal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru

Sumber eksternal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan.

3. Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan [untuk mendapatkan yang terbaik]; metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Langkah-langkah seleksi personil kantor :

Ø  Seleksi administratif

Ø  Penarikan tenaga kerja

Ø  Klasifikasi jabatan

Ø  Tes dan wawancara

Ø  Penempatan personil kantor

F. Syarat-syarat personil kantor

Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal.

Persyaratan ketrampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

Ø  Menghimpun

Ø  Mencatat

Ø  Mengolah

Ø  Menggandakan

Ø  Mengirim

Ø  menyimpan

Ø  Persyaratan kepribadian

3. Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangkut kepribadian:

·         Cara berbicara dan cara berjalan

·         Sikap badan pada saat duduk

·         Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya

·         Sifat bersih dan rapi

·         Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

·         Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja

·         Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

1.      Loyalitas [kesetiaan terhadap perusahaan] sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga

2.      Tekun dan rajin

3.      Kesabaran

4.      Kerapian

5.      Dapat menyimpan rahasia

6.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan. Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia [human relation] bagi karyawan tingkat menengah dan atas. Komponen pelatihan dan pengembangan

v  Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai

v  Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

v  Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

v  Para pelatih [trainers] harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat

H. Mutasi Personil Kantor

Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal [rotasi kerja/transfer] ataupun vertikal [promosi dan demosi].

Cara mutasi

     A. Horizontal [rotasi kerja/mutasi biasa]

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

     B.  Vertikal [promosi dan demosi]

1]      Promosi

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.

Promosi dapat juga diartikan sebagai:

2]      Demosi

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan

I. Pemberhentian Personil Kantor

Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

v  Pemberhentian atas kehendak perusahaan

v  Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan [karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus]

v  Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri

v  Karena sudah mencapai usia pensiun

v  Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi

v  Tidak cakap jasmani dan rohani

v  Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

v  Meninggal dunia

v  Terkena wajib militer

v  Tersangkut partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:

1.  pemberhentian dengan hormat [misal:pensiun]

2.  pemberhentian dengan tidak hormat [misal: karena kesalahan fatal]

Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:

v  Uang pesangon

v  Uang jasa

v  Uang ganti rugi

Video yang berhubungan