Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda adalah

Penjelasan:

Prosedur pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui Kurir,

dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar surat kantor pos.

• Tugas penerima surat adalah :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim

c. Menandatangani bukti pengiriman surat

d. Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

• Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.

• Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

a. Untuk mengetahui banyaknya surat masuk

b. Untuk mengetahui prioritas penanganannya

c. Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

a. Menerima semua surat dari penerima surat

b. Membuka sampul surat

c. Membubuhkan cap agenda, Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

✓ Daftar Lampiran Surat yang Hilang

✓ Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri

✓ Daftar Lampiran Surat Berharga

e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

✓ Buku Agenda Surat Masuk

✓ Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.

5. Unit Pengolah

Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.

Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Jenis Buku Agenda

Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Istilah Penting dalam Sistem Buku Agenda

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

SOP Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

• Mengumpulkan setiap surat yang masuk,
• meneliti ketepatan alamat
• menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

• Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
• Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.