Cara Menulis Surat Dinas dengan Mudah dan Efektif Show paket-wisatabromo.com – Cara menulis surat dinas tidaklah sulit. Pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai cara menulis surat dinas dengan mudah dan efektif. Dalam penulisan surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada beberapa syarat dan kaidah yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas diantaranya menggunakan bahasa resmi yaitu bahasa Indonesia yang memiliki ejaan yang berlaku. Sedangkan untuk format surat dinas juga memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung kepala surat atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal pembuatan surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup. Cara menulis surat dinas antara lain sampaikanlah maksud dari surat tersebut dibuat. Tulislah surat dinas dengan singkat dan jelas agar memudahkan pembacanya menangkap pesan penting yang ingin disampaikan. Dalam menulis surat dinas, tulislah menggunakan bahasa yang baik dan benar. Format penulisan tersusun rapi dengan bahasa yang jelas. Lengkapi dengan data-data pendukung yang sesuai dengan maksud surat dinas. Selanjutnya, pahamilah struktur teks surat dinas juga kaidah bahasa surat dinas maka dengan memahami semua itu, akan memudahkan kalian untuk menyusun atau menulis surat dinas. Baca: Kriteria Surat Dinas yang baik1. Bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. 2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. 3. Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. 4. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. 5. Bersih dan rapi.Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat dinas.Kop SuratIni merupakan bagian awal dan teratas dari surat dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi. Tanggal SuratKetika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan waktu surat ini dikeluarkan. Nomor SuratPemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan dari surat itu sendiri. PerihalPerihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut. AlamatAlamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu telihat lebih resmi. LampiranLampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran. Salam PembukaSeperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat terlihat lebih resmi. Isi SuratJelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas. Salam PenutupTak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang. Nama dan StempelNama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas. TembusanAda pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat. Maka perlu dibuatkan tembusan. Langkah-langkah menulis surat dinas1. Siapkan dan rencanakan pembuatan surat dengan baik 2. Tetapkan masalah yang akan dikemukakan. 3. Tentukan pokok-pokok yang hendak disusun. 4. Gunakan bahan atau data. 5. Tetapkan siapa yang akan dikirimi surat. 6. Tentukan siapa yang menjadi pengirim surat (bila surat ini ditulis atas nama lembaga/ perusahaan). 7. Gunakan kelengkapan yang memadai. 8. Garap pokok persoalan itu satu per satu dengan menggunakan Bahasa yang jelas dan mudah dimengerti. ContohOrganisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMP PurnamaJalan Purnamasari 1 Kabupaten Semarang Nomor : 022/02/OSIS/2019 27 Februari 2019 Perihal : Undangan Rapat OSIS Yth. Pengurus OSIS Di Tempat Assalamualaikum Wr. Wb. Salam sejahtera untuk kita semua. Semoga kita senanatiasa dilimpahkan rahmat dan keberkahan dari Tuhan Yang Maha Esa. Sehubungan dengan acara karya wisata murid kelas VII yang akan diselenggarakan dalam waktu dekat, dengan ini kami mengundang pengurus OSIS untuk melaksanakan rapat pembahasan persiapan acara tersebut sekaligus pembentukkan panitia. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada: hari, tanggal: Sabtu, 30 Maret 2019 waktu : Pukul 13.00–14.30 WIB tempat : Kantor OSIS SMP Purnama Demikian surat undangan ini kami buat. Kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu. Atas perhatian pengurus OSIS, kami mengucapkan terima kasih. Sekretaris Ketua OSIS Hesinawati Agustapta Demikian pembahasan mengenai cara menulis surat dinas yang mudah dan efektif. Semoga bermanfaat.
Penomoran surat adalah hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta. Pemberian nomor surat memiliki aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda-beda. Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas memang wajib dan mengharuskan untuk memiliki nomor surat. Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga memudahkan dalam mengkategorikan jenis surat tersebut. Lalu apakah pengertian nomor surat itu sendiri serta bagaimana cara membuat nomor surat. Simak lebih lanjut mengenai penjelasan dibawah ini. Apa maksud nomor suratDalam pengertiannya sendiri nomor surat adalah susunan nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat. Kode pada nomor surat dari setiap instansi atau lembaga pembuat surat berbeda-beda dan kode yang dibuat juga memiliki kategori masing-masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat. Pemberian nomor surat memudahkan dalam melakukan penyimpanan atau arsip surat yang dilakukan oleh sebuah lembaga pembuat surat. Dalam melakukan penulisannya, nomor surat sering ditempatkan pada bagian atas kiri pada surat. Penulisan nomor surat harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan. Karan nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi atau surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/). Jadi dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan. Pentingkah pemberian nomor pada suratLalu seberapa penting pemberian nomor surat pada surat resmi atau surat dinas? Jawabannya tentu sangat penting, hal ini dikarenakan pemberian nomor pada surat resmi memiliki fungsi utama untuk mengetahui jenis surat tersebut dan memudahkan bagian arsip dalam melakukan arsip surat serta memberikan kemudahan untuk mengurutkan nomor surat yang keluar. Selain itu, kode pada nomor surat menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan mempermudah penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus dilakukan dalam surat tersebut. Maka dari itu nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan. Bagaimana cara penomoran surat yang benarSebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan persyaratan yang ada. Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor surat dari penomoran surat resmi.
Dari kode serta format yang sudah diketahui diatas, berikut ini adalah contoh cara pembuatan nomor surat pada surat resmi atau surat dinas. Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019 Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:
Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal. Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019 Lampiran : – Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas Contoh yang kedua adalah Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018 Pada susunan nomor di atas terdapat susunan yang hampir sama dengan contoh sebelumnya namun yang membedakan adalah terdapat kode berupa huruf yang tertulis di depan nomor surat. Kode ini memberi arti bahwa instansi yang membuat surat tersebut memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan. Pada urusan ini kode A memiliki arti bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat internal dari perusahaan (surat yang hanya melibatkan dalam dari perusahaan). Kode B memiliki arti sebagai surat tersebut ditujukkan untuk pihak luar atau eksternal dari instansi. Dan kode C berarti untuk jenis surat tugas atau surat keterangan lainnya. Dari penjelasan yang diberikan tentang penomoran surat di atas mungkin kurang lebih sudah memahami dan mengetahui cara pembuatan nomor surat serta format-format pembuatan surat. Mungkin terlihat mudah untuk dipahami, namun banyak kode atau format yang harus dimengerti agar dalam membuat surat tidak salah penerapan atau kodenya. Dalam hal ini dapat kita ketahui bahwa penulisan nomor surat memiliki banyak manfaat yang tentunya akan memudahkan dalam mengetahui kapan surat tersebut dibuat serta akan memudahkan dalam urusan pengarsipan surat nantinya. Kesimpulan
|
Penulisan surat dinas mengharuskan beberapa syarat dan kaidah antara lain menggunakan
Pos Terkait
Copyright © 2024 apakahyang Inc.
