Jelaskan KELEBIHAN dan kekurangan dari 5 sistem PENYIMPANAN arsip

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. 

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 15 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 20 to 25 are not shown in this preview.

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manusia sebagai mahluk sosial yang berbudaya! 2. Berikan contoh bagaimana manusia memelihara hubungan antara man … usia dengan manusia, atau manusia dengan lingkungan dan kebudayannya! 3. Bagaimana cara manusia menghargai atau melestarikan kebudayaan sendiri! 4. Jelaskan yang dimaksud dengan manusia yang bersusila dan beragama! 5. Pendidikan merupakan proses memanusiakan manusia, seorang guru selain mengajar juga sebagai pendidik. a. Jelaskan mengapa pendidikan dianggap penting dalam kehidupan manusia! b. Jelaskan perbedaan antara guru sebagai pengajar dan guru sebagai pendidik!

5. Pendidikan merupakan proses memanusiakan manusia, seorang guru selain mengajar juga sebagai pendidik. a. Jelaskan mengapa pendidikan dianggap pen … ting dalam kehidupan manusia! b. Jelaskan perbedaan antara guru sebagai pengajar dan guru sebagai pendidik!

4. Jelaskan yang dimaksud dengan manusia yang bersusila dan beragama!

3. Bagaimana cara manusia menghargai atau melestarikan kebudayaan sendiri!

2. Berikan contoh bagaimana manusia memelihara hubungan antara manusia dengan manusia, atau manusia dengan lingkungan dan kebudayannya!

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manusia sebagai mahluk sosial yang berbudaya!

Pajak adalah iuran rakyat kepada negara berdasarkan undang-undang, sehingga dapat dipaksakan, dengan tidak mendapat balas jasa secara langsung. Siapa … pun dan apa pun pekerjaan kita selama berstatus Wajib Pajak sudah tentu wajib bayar pajak. Bahkan, badan usaha atau perusahaan pun diwajibkan membayar pajak ini yang di setor ke negara. Kemukakan pendapat anda, mengapa kita sebagai warga negara diharuskan membayar pajak? SOAL 2 BANDUNG, 22 Agustus 2017 - KPP Pratama Bandung Tegallega berhasil menyita mesin press hidrolik senilai Rp 20 juta dari penanggung pajak DD, yang merupakan Direktur CV. KKM, Jumat (11/8). Penyitaan dilakukan karena Wajib Pajak tidak segera melunasi utang pajak yang berasal dari 24 Surat Ketetapan Pajak dengan nilai total sekitar Rp13 juta. CV. KKM memiliki kemampuan untuk membayar, namun hingga jatuh tempo (11/8) tidak juga melakukan pelunasan. Proses sita hingga lelang merupakan bagian dari upaya penagihan pajak yang hingga kini belum dilunasi utang pajaknya oleh wajib pajak yang bersangkutan. Tindakan sita dan lelang harta penunggak pajak tersebut dilakukan karena upaya penagihan aktif lainnya tidak dapat membuat penunggak pajak melunasi utang pajaknya. Kemukakan pendapat anda, apa yang seharusnya dilakukan oleh CV. KMM agar tidak ada Tindakan sita dan lelang dari kantor pajak atas hutang pajak yang dimilikinya ! SOAL 3 Mr. Elmores merupakan warga negara Amerika yang membawa keluarganya untuk tinggal di Indonesia selama lebih dari dua ratus hari. Sedangkan Bu Yani merupakan warga negara Indonesia yang tinggal menetap dan bekerja di Australia. Kemukakan pendapat anda, apakah asas pemungutan pajak yang dikenakan untuk Pak Ahmad dan Bu Yani?​

1. Tuliskan rangkuman dari 1 (satu) kasus nyata mengenai Anak Berkebutuhan Khusus (ABK) yang diambil dari media berita atau media sosial baik cetak m … aupun non cetak (tuliskan sumbernya dengan lengkap). Selanjutnya, tuliskan hasil analisis kasus ABK yang Anda rangkum tersebut berdasarkan teori keilmuan yang relevan! 2. Sebutkan dan jelaskan 1 (satu) peraturan perundangan-undangan Nasional yang mengatur Hak untuk ABK! 3. Sudah banyak peraturan perundangan-undangan Nasional dan Internasional mengenai ABK tetapi pada kenyataannya peraturan-peraturan tersebut belum sepenuhnya terlaksana dengan semustinya di Indonesia. Jelaskan pendapat Anda (dengan Bahasa Anda sendiri), mengapa peraturan-peraturan tersebut belum dapat terlaksana dengan baik? 4. Layanan Pendidikan bagi ABK terdapat beberapa macam yaitu layanan Pendidikan segregasi, inklusi, dan integrasi. Jelaskan masing-masing layanan tersebut, dan manakah layanan Pendidikan bagi ABK di Indonesia yang paling tepat menurut Anda! 5. Model layanan kognitif-afektif, model layanan perkembangan moral, model perkembangan nilai dan layanan berbagai bidang khusus merupakan model layanan yang dapat digunakan untuk menangani anak berbakat. Dari model layanan tersebut, jelaskan model layanan yang paling efektif untuk diterapkan pada anak berbakat dari aspek kognitif? Berikan alasannya

5. Model layanan kognitif-afektif, model layanan perkembangan moral, model perkembangan nilai dan layanan berbagai bidang khusus merupakan model laya … nan yang dapat digunakan untuk menangani anak berbakat. Dari model layanan tersebut, jelaskan model layanan yang paling efektif untuk diterapkan pada anak berbakat dari aspek kognitif? Berikan alasannya

4. Layanan Pendidikan bagi ABK terdapat beberapa macam yaitu layanan Pendidikan segregasi, inklusi, dan integrasi. Jelaskan masing-masing layanan ter … sebut, dan manakah layanan Pendidikan bagi ABK di Indonesia yang paling tepat menurut Anda