Jelaskan apa yang dimaksud dengan kas

Apa Itu Kas Kecil

Seturut definisi dari Investopedia, kas kecil adalah dana tunai atau kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang kecil atau insidental. Catatan atas pengeluaran ini diperlukan karena, dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. Pengeluaran yang kecil-kecil inilah yang akan dicatat dalam pembukuan kas kecil.

Catatan kas kecil harus menjalani rekonsiliasi secara periodik dan dicatat pula dalam laporan laba-rugi. Di UMKM, umumnya hanya ada satu kas kecil yang bisa digunakan secara bersama-sama. Sedangkan di perusahaan besar, setiap divisi biasanya punya kas kecil sendiri-sendiri.

Bagi sebagian besar perusahaan, memiliki kas kecil adalah kebutuhan dasar. Beberapa pengeluaran dengan jumlah relatif kecil seperti beli prangko dan meterai, konsumsi rapat, hingga membeli pizza untuk merayakan sesuatu bisa diambil dari kas kecil. Uang kas ini biasanya disimpan di tempat seperti loker atau kotak khusus dengan kunci.

Pengelola kas kecil dalam perusahaan biasanya sekretaris atau pegawai bagian keuangan. Ketika butuh uang untuk membayar kebutuhan usaha yang kecil, seorang karyawan tinggal menghubungi pengelola itu untuk memintanya. Nantinya, si pengelola akan mencatatnya dalam laporan untuk dimasukkan ke pembukuan perusahaan.

Kas kecil alias petty cash berbeda dengan cash on hand meski punya kemiripan dalam hal akses. Keduanya mudah diakses untuk kebutuhan bisnis. Perbedaan cash on hand dan kas kecil adalah kas kecil berbentuk uang secara literal dan jumlahnya terbatas, sementara cash on hand mengacu pada dana likuid apa pun yang dimiliki perusahaan baik berupa uang kas maupun setara kas. Dengan kata lain, semua kas kecil adalah bagian dari cash on hand, sementara cash on hand bukan selalu kas kecil.

(Baca: Contoh Jurnal Pengeluaran Kas Sederhana untuk UMKM)

Fungsi Kas Kecil

Kegiatan operasional tiap hari sering kali memerlukan pembelian dalam jumlah atau nilai kecil. Fungsi utama kas kecil adalah memenuhi kebutuhan pembelian tersebut, yang biasanya mendadak dan mesti segera dipenuhi. Dengan memiliki kas kecil, suatu perusahaan dapat beroperasi dengan praktis, cepat, dan nyaman. Pegawai yang butuh uang kecil tidak perlu menunggu pencairan dana perusahaan atau menalangi dulu untuk kemudian meminta reimbursement. Bila menunggu dana dicairkan perusahaan dari bank, misalnya, kerja pegawai yang membutuhkan barang secepatnya jadi tertunda.

Reimbursement kerap menjadi sistem pengganti kas kecil. Jadi, ketika ada kebutuhan untuk membeli barang dalam nilai tertentu, pegawai yang bersangkutan harus mengeluarkan uang pribadi untuk membayarnya dulu. Setelah itu, si pegawai meminta penggantian kepada bagian keuangan dengan menyertakan bukti pembayaran.
Skema ini lebih rumit daripada kas kecil. Selain butuh proses panjang, ada risiko reimbursement bermasalah, terutama potensi kecurangan atau fraud yang dapat merugikan perusahaan. Karena itu, fungsi lain kas kecil adalah mencegah risiko kerugian itu.

(Baca: Cara Membuat Laporan Arus Kas Sederhana untuk UMKM)

Manfaat Kas Kecil

Tak sekadar memiliki kas kecil, perusahaan harus memastikan pengelolaan yang baik. Dengan begitu, Anda dapat menarik manfaatnya dengan maksimal. Manfaat itu antara lain:

1. Lebih nyaman untuk pengeluaran kecil

Kas kecil adalah pilihan yang nyaman untuk kebutuhan pengeluaran yang kecil dan mendadak. Uang tunai lebih tepat bagi pegawai yang hendak melakukan pembelian tanpa mengetahui harga pasti sebelumnya. Nantinya, si pegawai tinggal memberikan kembalian beserta bukti transaksi kepada pengelola kas kecil itu. Dalam situasi tertentu, misalnya mengajak klien pergi makan atau mampir ke kedai kopi, kas kecil juga berguna bagi pegawai tanpa perlu merogoh kocek sendiri. Apalagi beberapa merchant tidak menerima pembayaran dengan kartu kredit, misalnya, untuk jumlah yang kecil.

2. Pemantauan dan pelacakan lebih mudah

Penggunaan kas kecil mesti selalu dilacak dan dipantau. Tapi pemantauan dan pelacakan kas kecil relatif lebih mudah daripada transaksi dengan kartu kredit atau cek, misalnya. Pengelola kas kecil tinggal mengikuti prosedur yang simpel:

• Lihat kebutuhan pembelian
• Ambil uang di tempat penyimpanan
• Catat jumlah uang, kebutuhan, dan pegawai yang membutuhkan
• Minta bukti transaksi kepada pegawai yang bersangkutan
• Berikan catatan ke bagian keuangan/akuntan untuk dibukukan

Pegawai tak perlu membuat laporan atau mengisi formulir macam-macam untuk meminta ataupun mencatat penggunaan kas kecil.

3. Tak semua perlu reimbursement

Pegawai memang punya kewajiban membantu kelangsungan bisnis. Tapi jika pegawai kerap harus menalangi kebutuhan bisnis, lama-lama akan merasa tidak nyaman juga. Apalagi jika proses reimbursement berbelit-belit dan butuh banyak tahap. Belum lagi ada risiko nota pembelian hilang atau rusak yang menghambat pencairan uang karyawan.
Reimbursement mungkin tetap ada untuk hal-hal tertentu yang tidak bisa di-cover oleh kas kecil. Misalnya ongkos isi bahan bakar kendaraan kantor yang habis ketika dipakai di tengah jalan. Tidak mungkin pegawai yang membawa kendaraan itu ke kantor dulu untuk meminta uang, baru membeli bensin.

4. Alternatif kartu bisnis/korporat

Pengeluaran perusahaan akan lebih mudah dikelola jika ada kartu bisnis/korporat sebagai alat pembayaran. Bila setiap pegawai memegang kartu ini, mereka bisa langsung membeli sesuatu yang dibutuhkan untuk keperluan kerja. Kartu ini bisa berbentuk debit ataupun kredit. Tagihan atau sumber dana tersambung langsung dengan perusahaan tanpa campur tangan dompet pribadi karyawan. Namun tidak semua perusahaan bisa mendapatkan kartu ini dengan mudah, terutama UMKM.

Kas kecil adalah alternatif kartu bisnis/korporat khusus dalam hal pembelian. Kartu bisnis memiliki lebih banyak fitur yang membuatnya unggul atas kas kecil. Terlebih kartu bisnis yang terintegrasi dengan aplikasi keuangan, seperti software akuntansi dan penggajian. Misalnya kartu yang disediakan Spenmo. Selain untuk membayar kebutuhan usaha, kartu ini dapat membantu pembukuan hingga pembayaran gaji karyawan.

Itulah sekilas penjelasan mengenai definisi, fungsi, dan manfaat kas kecil dalam operasi bisnis. Kas kecil adalah bagian dari manajemen pengeluaran yang berguna untuk keberlangsungan usaha dari hari ke hari. Jangan lupa menyiapkan prosedur penggunaan kas kecil agar manajemen tertata rapi.

Apa yang dimaksud dengan kas brainly?

Apa yang dimaksud dengan kas dalam akuntansi?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan kas dan bank?

1 Jelaskan apa yang dimaksud dengan kas dan setara kas?