Mengelola bisnis atau organisasi adalah pekerjaan yang menantang dan kompleks. Agar administrasi perusahaan berhasil, mereka perlu memiliki strategi khusus untuk perusahaan dan tempat kerja mereka. Jika Anda mencari strategi yang dapat membantu meningkatkan manajemen administrasi, kami dapat membantu.
Pada artikel ini, kami memeriksa berbagai teori manajemen administrasi, keterampilan yang diperlukan untuk manajemen yang efektif dan manfaat yang dapat dimiliki oleh manajemen administrasi yang efektif.
Apa itu Manajemen Administrasi?
Istilah “manajemen administratif” mengacu pada tindakan menjalankan dan memelihara bisnis atau organisasi. Tujuan inti dari manajemen administrasi adalah untuk menciptakan struktur formal yang memfasilitasi keberhasilan untuk bisnis atau organisasi tertentu.
Karyawan manajemen administrasi membuat hierarki wewenang, memutuskan fungsi utama mereka, menetapkan area tanggung jawab yang berbeda dan membagi tenaga kerja di seluruh departemen perusahaan.
Manajemen Administrasi Menurut Para Ahli
Konsep seperti apa manajemen administrasi yang efektif telah berkembang dari waktu ke waktu sebagai teori yang berbeda diciptakan dan diterapkan. Berikut adalah beberapa teori yang paling terkenal dari manajemen administrasi yang efektif:
Prinsip-prinsip Manajemen Administrasi Fayol
Henri Fayol adalah seorang ahli teori yang memperkenalkan 14 prinsip manajemen administrasi berdasarkan pengalamannya sebagai seorang insinyur dan direktur sebuah perusahaan pertambangan pada tahun 1800-an. 14 prinsip Fayol dianggap sebagai salah satu teori manajemen administrasi paling awal.
Prinsip-prinsip ini meliputi:
- Pembagian Kerja: Membagi tugas secara merata di antara karyawan
- Wewenang: Memutuskan bagaimana rantai komando berfungsi dalam organisasi
- Disiplin: Menetapkan kebijakan tentang bagaimana standar perilaku ditegakkan
- Unity of Command: Memilih satu individu atau tim untuk menjadi cabang eksekutif
- Unity of Direction: Mempertahankan kesatuan tujuan dan visi
- Subordinasi Kepentingan Individu: Mengorbankan kebutuhan pribadi demi kebaikan organisasi
- Pesan: Mengkomunikasikan harapan dan instruksi
- Pemerataan: Memprioritaskan perlakuan dan transaksi yang adil dan adil
- Stabilitas Personil: Memelihara hubungan jangka panjang antara karyawan dan majikan
- Inisiatif: Mengambil keuntungan dari setiap kesempatan dan bertindak dengan rasa urgensi
Teori Manajemen Administrasi James D. Mooney Moon
James D. Mooney adalah seorang insinyur dan eksekutif perusahaan. Anda mungkin mengenalnya sebagai salah satu pemimpin awal dalam teori manajerial. Dia mengidentifikasi tiga prinsip utama yang membuat organisasi menjadi entitas sosial yang berbeda. Ini termasuk:
- Koordinasi
- Hirarki
- Diferensiasi fungsional
Berdasarkan landasan ini, Mooney, bersama Alan Reiley, mengembangkan teori sistem organisasi yang menetapkan proses dan efek pada setiap prinsip. Karyanya dianggap kritis dalam pengembangan teori manajemen administrasi.
Luther Gulick dan Teori POSDCORB
Luther Gulick, seorang ilmuwan politik Amerika, adalah seorang ahli dalam administrasi publik. Dia menciptakan akronim “POSDCORB” yang berarti:
- Planning (Perencanaan)
- Organizing (Pengorganisasian)
- Staffing (Kepegawaian)
- Directing (Mengarahkan)
- Coordinating (Koordinasi)
- Reporting (Pelaporan)
- Budgeting (Penganggaran)
Dia percaya bahwa organisasi bisa lebih berhasil dalam mengelola proyek jika mereka mendekati mereka menggunakan delapan elemen ini. Teori Gulick terinspirasi oleh 14 prinsip Fayol.
Keterampilan Penting dalam Manajemen Administrasi
Administrator adalah orang yang mengarahkan kegiatan tim atau karyawan mereka dan melakukan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi atau bisnis tertentu.
Jika Anda ingin meningkatkan manajemen administratif di tempat kerja Anda, Anda akan memerlukan administrator untuk menunjukkan beberapa keterampilan utama. Ini termasuk:
Keterampilan teknis
Lingkungan bisnis saat ini didominasi oleh teknologi. Administrator yang sukses perlu memahami dan mahir dalam teknologi yang relevan untuk segmen spesifik mereka.
Ini berarti bahwa administrator harus memahami teknologi dan mengetahui bagaimana menggunakan dan menerapkannya dalam disiplin khusus mereka.
Keterampilan manusia
Keterampilan teknis berhubungan dengan bekerja dengan benda atau aplikasi, tetapi keterampilan manusia berhubungan dengan bekerja dengan orang.
Keterampilan ini mencakup bagaimana seorang administrator berinteraksi dengan bawahan, sederajat, dan atasan mereka.
Seorang administrator yang baik harus memiliki keterampilan untuk memahami orang-orang yang bekerja dengan mereka, menerima sudut pandang dan persepsi mereka, memahami harapan mereka dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka.
Keterampilan manusia juga mencakup kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dan untuk memahami serta peka terhadap kebutuhan dan perasaan orang-orang yang bekerja dengan atau Anda kelola.
Keterampilan konseptual
Ini adalah kemampuan untuk melihat sebuah organisasi dan mengetahui bagaimana setiap bagian bekerja dan bagaimana hubungannya dengan fungsi lainnya.
Ini juga akan membantu administrator memantau koordinasi yang tepat karena dalam banyak kasus, berjalannya satu proses dengan benar bergantung pada proses lainnya.
Juga, keterampilan konseptual memungkinkan administrator untuk lebih memahami di mana mereka cocok dalam industri, kekuatan ekonomi dan pasar yang mempengaruhi segmen mereka, dan peran kekuatan politik dan sosial dapat bermain terhadap keberhasilan atau kegagalan organisasi mereka.
Strategi untuk Manajemen Administrasi yang Efektif
Beberapa strategi kunci untuk manajemen administrasi yang efektif meliputi:
Kontrol anggaran dan manajemen biaya
Ini sangat penting untuk kelancaran operasi organisasi mana pun. Manajer administrasi yang sukses harus memiliki strategi untuk mengelola anggaran, mengelola risiko, dan melaporkan setiap perbedaan.
Sub-strategi pengendalian anggaran juga akan mencakup penerapan strategi peningkatan biaya seperti otomatisasi, eliminasi pemborosan, dan pemantauan produktivitas.
Ubah kontrol dan manajemen
Selalu menjadi tantangan untuk mengelola perubahan, tidak hanya di tingkat tim tetapi juga di tingkat fungsional. Perlu ada strategi administratif untuk mengelola proses perubahan, untuk mengevaluasi perubahan itu, menganggarkannya, mengimplementasikannya, dan memastikannya diterima di seluruh departemen organisasi yang berbeda.
Delegasi
Ini adalah kebutuhan dasar untuk sisi administrasi dari setiap operasi bisnis. Jika Anda ingin bisnis Anda berjalan lancar, tetapkan tanggung jawab dalam tim. Anda juga harus menentukan tingkat otoritas sehingga tugas diselesaikan tepat waktu oleh mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukannya.
Penetapan tujuan
Strategi ini wajib digunakan di seluruh perusahaan tetapi membutuhkan masukan dari seluruh administrasi. Harus ada strategi yang menguraikan rencana tindakan yang jelas untuk karyawan dan menyatakan target spesifik.
Sebagian besar organisasi mengikuti metodologi SMART untuk menetapkan tujuan: specific, measurable, achievable, relevant and time-bound atau spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.
Pengembangan kepemimpinan
Manajemen administrasi yang efektif mencakup strategi untuk mempromosikan pemimpin dari dalam, dan ini akan membutuhkan pengembangan kemampuan anggota tim yang ada dan mengasah keterampilan mereka.
Pengembangan kepemimpinan terkait erat dengan perencanaan suksesi, dan keduanya sangat penting bagi organisasi mana pun.
Manajemen kinerja
Tinjauan kinerja memainkan peran penting dalam organisasi mana pun. Strategi manajemen administrasi yang baik akan memerlukan langkah-langkah yang memberikan umpan balik dan arahan kepada anggota tim sehingga setiap orang mengetahui nilai mereka dan selaras untuk mencapai target yang sama.
Manajemen masalah
Setiap bisnis, besar atau kecil, menghadapi tantangan dan kemunduran. Manajemen administrasi sering mengambil tanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah tersebut, menyelidiki penyebab masalah dan mengusulkan solusi untuk memperbaiki tidak hanya masalah itu sendiri, tetapi juga konsekuensi yang ditimbulkannya.
Menetapkan standar
Sebuah organisasi biasanya berfungsi berdasarkan prinsip memberikan nilai kepada para pemangku kepentingannya.
Untuk melakukannya, harus ada seperangkat standar untuk memastikan bahwa produk dan/atau layanan organisasi memenuhi standar dan memenuhi standar yang dapat diterima. Menegakkan standar ini harus menjadi salah satu prioritas tertinggi perusahaan.
Membangun tim
Jika Anda ingin sukses, Anda akan melakukannya dengan menggunakan orang-orang Anda. Untuk melakukan itu, terapkan strategi membangun tim agar tim Anda tetap termotivasi.
Kegiatan membangun tim juga penting untuk mengembangkan hubungan tim dan loyalitas perusahaan.
Transparansi
Salah satu peran manajemen administrasi adalah memberikan informasi yang akurat kepada karyawan dan masyarakat. Semua laporan harus jujur, dan tidak boleh ada praktik yang mengharuskan menyembunyikan apa pun dari anggota tim inti atau klien Anda.
Manfaat Menerapkan Strategi Manajemen aAdministrasi yang Baik
Organisasi saat ini memahami peran penting yang dapat dimainkan oleh manajemen administratif yang efektif dalam keberhasilan operasi bisnis.
Beberapa manfaat utama dari penerapan strategi manajemen administrasi yang kuat meliputi:
Situasi keuangan yang sehat
Strategi pengelolaan administrasi yang efektif untuk memastikan keuangan perusahaan dikelola secara efisien sehingga pengeluaran tetap terkendali dan sesuai anggaran.
Tidak ada pemborosan uang atau sumber daya yang tidak perlu, dan dokumen keuangan perusahaan tertata dengan sempurna. Jika area ini dikelola dengan baik, arus kas perusahaan tetap stabil.
Produktivitas maksimum
Manajemen administrasi yang baik selalu menggunakan kekuatan tim. Ini termasuk mengidentifikasi anggota tim mana yang akan lebih berhasil dalam melakukan tugas tertentu.
Dengan memanfaatkan kekuatan setiap anggota tim, ada lebih sedikit kesalahan dalam mengatur waktu, produktivitas yang lebih besar, hasil yang lebih cepat, dan tingkat motivasi yang lebih tinggi dalam tim.
Memfasilitasi pencapaian tujuan
Strategi yang baik selalu mendukung tujuan utama suatu organisasi. Manajemen administratif sangat penting dalam menciptakan proses yang efisien dan implementasinya.
Tujuan dari setiap proyek, kebijakan, dan tindakan dalam perusahaan harus mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Kepuasan karyawan dan pelanggan yang meningkat
Manajemen yang efisien akan menyebabkan distribusi pekerjaan yang tepat dan peningkatan motivasi di antara karyawan.
Ketika karyawan termotivasi, kinerja mereka akan lebih baik, yang akan mengarah pada kepuasan klien dan peningkatan kepuasan pelanggan.
Keputusan berbasis data
Strategi manajemen administrasi yang efektif tidak akan pernah didasarkan pada keinginan atau asumsi. itu akan dirancang berdasarkan data yang terkait dengan proses bisnis.
Setiap keputusan yang dibuat harus didasarkan pada informasi masa lalu dan saat ini dan tujuan masa depan.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
Tips Lainnya untuk Membangun Manajemen Administrasi yang Efektif
Berikut adalah beberapa tip terakhir untuk manajemen strategis yang efektif:
Rencanakan secara strategis
Untuk manajemen administrasi yang efektif, sangat penting bahwa tim manajemen administrasi mengetahui tujuan strategis organisasi.
Ketika hal ini terjadi, proses dan fungsi yang diterapkan dalam organisasi akan secara langsung mempengaruhi pencapaian tujuan tersebut.
Fokus pada semua proses
Strategi manajemen administrasi yang baik akan memastikan bahwa setiap proses dirancang untuk hasil yang maksimal.
Isu dan masalah yang terkait dengan proses bisnis harus diidentifikasi lebih awal dan ditangani dengan cepat untuk menghindari kerugian atau penundaan.
Mengevaluasi kinerja perusahaan
Administrasi adalah fungsi sehari-hari. Manajemen administrasi yang efektif akan membutuhkan evaluasi berkala terhadap kinerja organisasi.
Ini dapat dilakukan melalui pertemuan dua mingguan, mingguan, bulanan atau triwulanan, tergantung pada jenis industri tempat Anda bekerja dan kompetisi. Memantau kinerja perusahaan, kemajuannya dan fungsi utamanya sangat penting untuk keberhasilan manajemen administrasi dan organisasi itu sendiri.
Prioritaskan komunikasi
Banyak perusahaan gagal karena komunikasi yang tidak efektif karena berpotensi menghancurkan fungsi bisnis, tingkat motivasi karyawannya, dan tingkat kepuasan pelanggannya.
Kurangnya komunikasi juga dapat menyebabkan keputusan yang salah dan kurang informasi yang seringkali dapat menjadi bencana bagi bisnis. Jika Anda ingin berhasil dalam manajemen administratif, Anda perlu berkomunikasi dengan baik dengan karyawan, supervisor, dan pelanggan Anda.
Kesimpulan
Manajemen administrasi adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasi bisnis, dan itulah sebabnya manajer administrasi dituntut untuk memiliki pemahaman yang luas tentang semua tahapan proses manajemen.
Tidak ada satu strategi yang membuat manajemen administrasi menjadi lengkap. Manajemen administrasi yang efektif memerlukan penerapan beberapa strategi yang didasarkan pada misi, visi, dan tujuan organisasi individu.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.