Dalam tahap analisis sistem seorang analis sistem mencatat beberapa unsur

PERTANYAAN DAN JAWABAN :

BAB II :

1. Analis sistem menempuh tiga tahap utama dalam pengembangan sistem akuntansi.
a. Sebutkan tiga tahap utama tersebut?

Jawab :

Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama yaitu :

1. Analisis sistem (system analysis) 2. Desain sistem (system design)

3. Implementasi sistem (system implementation).

b. Sebutkan tahap yang paling menentukan dalam pengembangan sistem akuntansi. Jelaskan jawaban saudara?

Jawab :

Menurut saya tahap yang sangat menetukan dalam peengembangan sistem akuntansi adalah tahap yang pertama yaitu tahap analisisi sistem, karena tahap analisis sistem ini merupakan tahap dasar untuk tahap-tahap selanjurnya, jika terjadi kegagalan seorang analis mengidentifikasi jenis sistem yang diperlukan oleh pemakai informasi maka akan mengakibatkan sebuah desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Begitu juga ketahap selanjutnya apabila sebuah desain sistem yang dibuat sudah menyalahi ketentuan seharusnya , maka desain tidak akan di implementasikan , walaupun dipaksakan di terapkan sistem tersebut tidak akan berjalan sebagaimana yang diharapkan.

2. Tahap analisis sistem dibagi menjadi dua: tahap analisis pendahuluan dan tahap pelaksanaan analisis sistem

a. Sebutkan nama dan manfaat dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis sistem dalam measing-masing tahap analisis sistem tersebut.

Jawab :

Pada tahap analisis pendahuluan : analis akan mengahsilkan atau membuat sebuah dokumen tertulis yang disebut “usulan pelaksanaan analisis sistem”, usulan ini bernanfaat dan digunakan untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

Pada tahap pelaksanaan alisis sistem : dokumen tertulis yang dihasilkan dalam tahap pelaksanaan analisis sistem ini disebut “laporan hasil analisis sistem” yang nantinya akan diserahkan kepada pemakai informasi yang berisi temuan-temuan yang diperoleh oleh analis sistem dalam analisis sistem. Laporan hasil anaisis ini bermanfaat bagi para pemakai informasi dalam hal pengambilan keputusan.

b. Sebutkan isi masing-masing dokumen tertulis tersebut

Jawab :

isi dari dokumen usulan pelaksanaan analisis sistem adalah : sebuah rancagan kerja atau untuk lebih jelasnya isi dari usulan pelaksanaan analisis sistem adalah sebagai berikut :

1. Memuat alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sistem akuntansi

2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan

3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan

4. Identifikasi informasi yang kemudian harus dikumpulkan dalam analisis sistem

5. Identifikasi sumberr-sumber potensi yang dapat menyediakan informasi yang diperlukandalam analisis sistem

6. Daftar peristiwa besar atau titik-titk pengecekan yang digunakan untuk mengecek perkembangan analisis sistem yang dilakukan oleh analisis sisntem.

Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi :

1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

2. Daftar masalah besar yang ditemukan analis sistem.

3. Surat pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.

4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melakukan analisis sistem.

5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.

6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

3. Pada tahap analisis sistem, analis sistem berusaha merumuskan informasi yang diinginkan oleh pemakai informasi. Setujukah Saudara dengan pernyataan tersebut ? jelaskan jawaban saudara.

Jawab :

Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem.

Untuk mengahsilkan sebuah alternatif disain sistem informasi, anlis melakukan wawancara yang tentu salah satunya adalah menanyakan jenis informasi apa yang diperlukan oleh pemakai informasi.

Pada tahap analisis sistem, apabila analis berusaha merumuskan informasi yang diinginkan oleh pemakai informasi, saya setuju sebeb sudah tugas dari anlis membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan dan sesuai untuk dipamakai oleh pemakai informasi dalam melaksanakan perkerjaannya.

4. Pada tahap analisis sistem, analis sistem berusaha merumuskan informai yang diminta oleh pemakai informasi. Setujukan saudara dengan pernyataan tersebut ? Jelaskan jawaban saudara.

Jawab :

Untuk kasus yang satu ini saya tidak setuju dengan pernyataan tersebut, karena apabila informasi tersebut di minta oleh pemakai informasi, dikhawatirkan alternatif desain sistem informasi yang ditawarkan tidak sesuai dengan yang diinginkan dan terkadang tidak sama dengan yang sebenarnya diperlukan dalam melaksanakan perkerjaan.

5. Dalam tahap analisis sistem, analis sistem dapat menggunkana sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan sebagai sumber data. Sebut dan jelaskan manfaat pemakaian sistem yang sekarang digunakan sebagai sumber data dalam tahapan analisis sistem.

Jawab :

Secara singkatnya manfaat dari pengunaan sistem yang sekarang sebagai sumber data adalah untuk mengembangkan sistem baru untuk mengganti atau untuk memperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Untuk lebih jelasnya adalh sebagai berikut :

Manfaat pemakaian sistem yang sekaarang digunakan sebagai sumber data :

a. Efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan.

Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sistem memiliki kesempatan untuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti. Desain suatu sistem akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mogok hanya karena kehabisan bahan bakar.

b. Ide rancangan.

Dengan menganalisis sistem akuntansi yang digunkan sekarang, analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.

c. Ientifikasi sumber daya.

Dengan menganalisis sistem kuntansi yang sekarang digunakan, analis sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.

d. Pengetahuan konversi.

Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasikan, analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sistem yang lama dan yang akan dilaksankan dengan sistem akuntansi yang baru. Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam sistem akuntansi yang baru.

e. Titik awal yang sama dalam menuju keperubahan yang sama.

Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksankannya sistem akuntansi yang baru, analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun peakai informasi untuk berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru. Untuk mengurangi sikap tersebut, analis sistem dapat membuat perbandingan antar sistem lama dengan sistem yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi yang baru yang telah dirancang.

6. Tahap-tahap pengembangan sistem akuntansi oleh analis sistem dapat disamakan dengan tahap-tahap pembangunan sebuah gedung sekolah oleh arsitek. Setujukah saudara dengan pernyataan tersebut jelaskan. Jelaskan jawaban saudara?.

Jawab :

Saya setuju dengan pernyataan tersebut, karena memang tahap-tahap pengemabangan sistem akuntansi tersebut sama dengan tahap pembangunan gedung sekolah oleh arsitek. Pada tahap awal pembangunan gedung sekolah, arsitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, seperti kebutuhan ruangan, fasilitas olahraga, alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung, dan lain-lain kebutuhan.

Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah. Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan. Pengurus sekolah dan arsitek kemudian bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.

Pada tahap awal analis melakukan pengumpulan informasi tentang kebutuhan informasi oleh pemakai informasi, lalu berdasrkan informasi tersebut analis kemudian membuat rancangan sistem secara garis besar yang dirancang untuk memnenuhi kebutuhan pemaki informasi. Setelah desaian sistem secara garis besar tersebut dibuat dan ditawarkan kepada pemakai informasi kumudiaan dilakukan evaluasi bersama-sama terhadap desain sistem secara garis besar tersebut oleh analis dan pemakai informasi. Setelah dilakukan evaluasi, hasil dari evaluasi itulah nantinya dipakai oleh analis untuk membuat desain sistem secara rinci.

7. Dalam tahap pelaksanaan analisis sistem, analis sistem melakukan analisis terhadap laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan. Jelaskan tujuan analis sistem melakukan analis ini.?

Jawab :

Tujuan dari anlis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang tentunya untuk menemukan informasi yang diperlukan oleh manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang. Ada beberapa hal yang pelajari dan dianalisis, yaitu sebagai berikut :

a. Menganalisis transaksi, ini bertujuan untuk mendapatkan dan mengumpulkan informasi mengenai : unit organisasi yang terkait dalam transaksi, folmulir yang digunakan, sistem otorisasi yang digunakan dalam pelaksanaan transaksi, catatan akuntansi yang digunaka untuk mencatat transaksi dan prosedur pelksanaan transaksi. Dalam mempelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen, analis bertujuan mengumplkan informasi mengenai : siapa yang mengisi formulir, siapa yang mengecek, memverifikasi, formulir tersebut, sertelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerahan formulir tersebut, dan untuk mengetahui buku jurnal, buku besar pembantu dan rekeing buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut, ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah formulir serta pengecekan intern apa yang diciptakan dari pengunaan formulir tersebut.

b. Mempelajari catatan pertama, analis mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal baru.

c. Mempelajari catatan terakhir, analis mempelajari buku besar dan buku pembantu yang digunakan perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan, atau perancanagan buku besar dan buku pembantu yang baru.

8. Dalam tahap pelaksanaan analisis sistem, analis sistem melakukan analisis terhadap transaksi. Sebutkan informasi yang dikumpulkan oleh analis sistem dalam melakukan analisis ini.?

Jawab :

Informasi yang dikumpulkan oleh analis dalam analisis transaksi adalah sebagai berikut :

a. unit organisasi yang terkait dalam transaksi

b. folmulir yang digunakan

c. sistem otorisasi yang digunakan dalam pelaksanaan transaksi

d. catatan akuntansi yang digunaka untuk mencatat transaksi

e. prosedur pelksanaan transaksi

9. sebutkan sumber informasi yang dapat digunakan oleh analis sistem terhadap analisis sistem?

Jawab :

a. sistem akunatansi yang sekarang digunakan

b. sumber intern yang lain

c. sumber-sumber luar

10. Dalam tahap analisis sitem, analis sistem dapat mengumpulkan informasi dari sistem akuntansi yang sekarng digunakan. Sebutkan dan jelaskan manfaat yang diperoleh analis sistem dari informasi yang diperoleh dari sistem akuntansi yang sekarang digunakan tersebut?

Jawab :

Manfaat pemakaian sistem yang sekarang digunakan sebagai sumber data :

a. Efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan.

b. Ide rancangan.

Dengan menganalisis sistem akuntansi yang digunkan sekarang, analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang mash bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.

c. Ientifikasi sumber daya.

Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan, analis sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.

d. Pengetahuan konversi.

e. Titik awal yang sama dalam menuju keperubahan yang sama.

Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksankannya sistem akuntansi yang baru, analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun peakai informasi untuk berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru. Untuk mengurangi sikap tersebut, analis sistem dapat membuat perbanding anantar sistem lama dengan sistem yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi yang baru yang telah dirancang.

11. Selain sistem akuntansi yang berlaku, sebutkan sumber informasi intern lainya yang dapat dipakai oleh analis sistem dalam analisis sistem?

Jawab :

Sumber intern lain yang tidak kalah pentingnya dalam melaksankan analisis sistem adalah :

a. Orang-orang dalam organisasi

b. Perkerjaan tulis menulis (paper work) dalam organisasi

c. Hubungan antar karyawan, antar depatremen, dan anatar fungsi

12. Sebutkan sumber luar yang dapat dipakai oleh analis sistem sebagai sumber informasi dalam tahap analisis sistem?

Jawab :

a. Sistem akuntansi perusahaan lain yang serupa dengan yang digunakan oleh perusahaan sekarang

b. Buku teks, majalah yang diterbitkan oleh organisasi profesional

c. Dan brosur penjualn yang diterbitkan oleh penjual perangkat keras pengolahan data.

13. Sebutkan teknik pengumpulan informasi yang digunakan oleh analis sistem dalam tahap analisis sistem?

Jawab :

1) Wawncara

2) Kuisioner

3) Metode anlisis kelompok

4) Pengamatan

5) Pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen

14. Tahap disain sistem dibagi menjadi enam tahap.

a. Sebut nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh anlis sitem dalm tiap-tiap tahap dalam tahap disain tersebut

Jawab :

Dalam tahap desain, analis sistem memberikan tiga macam dokumen tertulis yang diserahkan kepada pemakai informasi:

a) usulan desain sistem secara garis besar : dokumen ini terjadi pada tahap desain sistem secara garis besar, penyususnan usulan desain sistem secara garis besar dan evaluasi sistem.

b) laporan final desain sistem secara garis besar : dokumen tertulis ini dibuat pada tahap penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.

c) laporan final desain sistem secara rinci : dokumen tertulis ini dibuat pada tahap desain sistem secara rinci dan tahap penyususnan laporan final desain sistem secara rinci.

b. Dalam tahap manakah blok teknologi mulai dirancang oleh ahli sistem.

Jawab :

Dalam tahap evaluasi sistem

15. Dalam tahap desain sistem, analis menghasilkan dokumen tertulis yang disebut Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar. Sebutkan isi dokumen tersebut.?

Jawab :

1) Pernyataan kembali alasan dilakukanya perkerjaan pengembangan sistem informasi. Dalam bagian ini anlis sistem menghubungkan persyaratan-persyaratan dan bagaimana tujuan yang diteteapkan oleh pemakai informasi dengan usulan desain yang diajukan oleh analis sistem

2) Bernagai alternatif sistem yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu alternatif desain dimaksudkan untuk :

a) Memungkinakan pemakai informasi melakukan pilihan diantara alternatif desain yang disajikan oleh analis sistem.

b) Menunjukan kepada pemakai informasi bahwa setiap alternatif desai sistem memiliki daampak signifikan yang berbeda terhadap organisasi.

3. Sumberdaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan mempertahankan masing-masing alternatif desain sistem

4. Asumsi-asumsi kritis atau maslah-maslah yang belum terpecahkan yang mngkin berdampak terhapda desain final sistem informasi.

16. Dalam tahap implementasi, analis sistem dapat menggunakan salah satu dari berbagai pendekatan dalam konversi sistem lama ke sistem baru.

a. Sebutkan berbagai pendekatan konversi sistem lama ke sistem baru.

Jawab :

1) Konversi langsung

2) Konversi paralel

3) Konversi modular

4) Konversi phase-in

b. Jelaskan masing-masing pendekatan konversi sistem lama ke sistem
baru.

Jawab :

1) Konversi langsung Adalah implementasi sistem baru secara langsung dan mengehentikan segera pemakaian sistem lama.

2) Konversi paralel Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem lama selama jangka waktu tertentu.

3) Konversi Modular Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

4) Konversi Phase-In Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

17. Jelaskan beda pendekatan konversi modular dengan konversi phase-in.

Jawab :

5) Konversi Modular Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

6) Konversi Phase-In Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

18. Jelaskan pendekatan konversi modular dan jelaskan pula manfaat yang diperoleh dengan penggunaan pendekatan tersebut.

Jawab :

Konversi Modular Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

Manfaatnya :

1. Dapat membatasi resiko kegagalan sistem pada tempat yang terbatas

2. Masalah yang timbul dala sistem yang baru dapat segara dibeltulakan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas.

3. Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih ditepat yang dijadikan pilot projek sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri

19. Pendekatan konversi langsung cocok digunakan untuk situasi tertentu dalam mengkoversi sistem lama ke sistem baru. Jelaskan dalam situasi apa konversi langsung cocok digunakan.

Jawab :

Konversi langsung dapat digunakan pada saat situasi sebagai berikut :

1) Sistem baru tidak menggantikan sistem manapun yang sekarang digunakan oleh perusahaan

2) Sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai

3) Sistem baru sangat kecil dan sangat sederhana

4) Desain sistem baru sangat berbeda dengan desain sistem lama dan perbandingan diantara keduanya tidak bermanfaat.

20. Dalam pengumpulan informasi mengenai transaksi yang dilaksanakan dalam perusahaan kliennya, analis sistem umumnya menggunakan simbol-simbol standar untuk merekam informasi yang dikumpulkannya dalam suatu bagan alir dokumen.

Gambarkan simbol untuk melukis :

21. Gambarkan

22. Gambarkan

PERTANYAAN DAN JAWABAN :

BAB III :

1. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk di isi. Sebutkan informasi apa saja yang harus dicantumkan dalam formulir bukti kas keluar yang disajikan dalam gambar 3.2?

Jawab :

1) Informasi nomor cek yang dikeluarkan

2) Terbilang total biaya yang dikeluarkan

3) Kepada siapa biaya tersebut ditujukan

4) Jumlah total biaya yang dikeluarkan dalam bentuk angka

5) Untuk keperluan apa biaya yang dikeluarkan tersebut

6) Adanya otorisasi dari direktur keuangan, dep. Keuangan, dan bag. Utang kassa yang harus ditandatangani

7) Informasi tanggal, nomor cek dan jumlah saat diotorisasi harus juga dicantumkan dalam bukti kas keluar.

2. Sebutkan empat manfaat formulir?

Jawab :

1) Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan

2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan

3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

4) Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

3. Salah satu fungsi formulir adalah untuk menetapkan taanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Berdasarkan formulir bukti kas keluar yang tercantum dalam gambar 3.2 sebutkan tanggungjawab yang ditetapkan dengan penggunaan formulir tersebut?

Jawab :

Tanggungjawab dari bukti kas keluar pada gambar 3.2 adalah pertanggungjawaban pemakaian wewenang. Pejabat yang mengotorisasi atau yang membubuhkan paraf atas transaksi sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.

Hal ini akan kita lihat pada ruang yang disediaka untuk beberapa pejabat yang :

1) Mengisi formulir dan memverivikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung oleh kebag. Bagaian utang

2) Memeberikan otorisasi pengeluaran uang oleh kepala dep. Keuangan atau direktur kauangan.

3) Melaksanaka pembayaran oleh kas

4) Mencatat transaksi pengeluaran kas oleh kepala bagian utang dalam register bukti kas keluar dan oleh kassa dalam register cek.

4. Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi 3 golongan. Sebutkan tiga golongan tersebut dan berikan contoh untuk masing-masing golongan tersebut?

Jawab :

1) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

2) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Contoh : faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan

3) Formulir yang dierima dari pihak luar perusahaan. Contoh : faktur pembelian, surat order dari pembelian, pernyataan piutang yang diteruma dari krditur, dan rekening koran bank.

5. Jelaskan formulir elektronik dan jelaskan pula keunggulan formulir tersebut dibandingkan dengan formulir kertas?

Jawab :

Formulir elektronik adalah merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Keunggulan dari ormulir elektronik ini dibandingkan dengan formulir kertas adalah :

1) Formulir tidak akan pernah habis, jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

2) Formulir tidak pernah ketinggalan jaman, jika kebutuhan daan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Invesrasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3) Ketidak efisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyedian formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas sering kali memaksa pengguna forrmulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena utuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.

4) Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah. Penerapan hukum murphy terhadap formulir adalah sebagai berikut : jika formulir yang salah dapat dipakai, hal ini yang akan terjadi. Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan penggunaan formulir yang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakaian formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasukan password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukan kedalam komputer. Jika suatu formulir telah direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir, karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.

5) Kecepatan pengisian formuir. Kecepatan pengisian formuir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas. Cursor akan berhenti disetiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi kedalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika diperlukan help windows dapat disediakan untuk setiap ruang yang harus diisi data. Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam forrmulir.

6) Penagkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalm formulir, kemudian orang kain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data kedalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektornik, duplikasi penagkapan dan pemasukan data kedalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7) Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektonik, data dimasukan dan dikrim dari suatu tempat ketempat yang lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lamanya waktu yang diperlukan untuk mentransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat yang lain.

6. Menurut tujuannya, formulir dapat digolongkan menjadi dua golonga. Sebutkan dua golongan tersebut dan beri contoh untuk masing-masing golongan tersebut?

Jawab :

1) Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, memo kredit dan memo debit.

2) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat, dan pernyataan piutang.

7. Terdapat 12 prinsip dasar yang dipakai sebagai landasan perancangan suatu formulir sebut dan jelaskan 5 prinsip dasar tersebut?

Jawab :

1) Pemanfaatan tembusan atau copy formulir. Untuk memenuhi bebrapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Untuk mengurangi perkerjaan klerikal, analis sistem membuat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali pengerjaan beberapa tujuan tersebut tercapai.

2) Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data. Dalam pengumpulan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali.sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua depatemen.

3) Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. Formulir yang dirancang sedemikain ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidaak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke buku jurnal dan buku pembantu

4) Unsur internal check dalam merancang formulir. Formulir merupakan bagian dari internal check dalam suatu organisasi. Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.

5) Nama dan alamat perusahaan pada formulir. Formulir untuk antar bagian didalm perusahaan, tidak memuat nama ddan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.

8. Salah satu prinsip dasar perancangan formulir adalah pencantuman nomor urut tercetak pada formulir-formulir yang penting dalam perusahaan. Jelaskan kegunaan nomor urut tercetak pada formulir tersebut?

Jawab :

Kegunaan dari nomor urut tercetak pada formulir yaitu untuk mengawasi pemakaian formulir daan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Nomor urut tercetak merupakan sebuah sistem elemen pengawasan intern perusahaan terhadap transaksi bisnisnya. Dengan adanya nomor urut tercetak pada formulir akan mempermudah dalam pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut.

9. Sebutkan tiga cara untuk menghasilkan formulir berganda?

Jawab :

1) Dengan menyisipkan karbon yang dpat dipakai lebih dari satu kali diantara lembar asli dengan lembar tembusannya dan diantara lembar tembusan lainya.

2) Dengan menyisipkan karbon sekali pakai diantara lembar asli dengan lembar tembusannya dan diantara lembar tembusan lainya.

3) Dengan mengunakan kertas tanpa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.

10. Dalam merancang formulir berganda, jika informasi tertentu yang tercantum pada lembar asli tidak dikehendaaki tampak pada formulir tembusannya, bagaimana cara yang dapat ditempuh?

Jawab :

a) Kolom atau baris pada lembar tembusan tertentu yang tidak dikehendaki berisi informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli dihitamkan, sehingga padda waktu pengisian formulir dilakukan, pada tempat yang dihitamkan tersebut tulisan tidak dapat dibaca.

b) Karbon yang disisipkan diatas lembar tembusan yang dikehendaki tidak terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar formulir asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang tercantum pada lembar asli tidak terekan pada lembar tembusannya.

c) Formulir tembusan yang tidak dikehendaki terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang dicantumkan pada lembar aslin tidak terekam pada lembar tebusannya.

11. Dalam kondisi apa formulir diperlukan?

Jawab :

1) Jika suatu kejadian hasru dicatat, maka formulir perlu digunakan

2) Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

3) Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan

4) Jika dibutuhka untuk menetapkan tanggungjawaab terjadinya transaksi, formulir erlu digunakan.

12. Sebutkan berbagai faktor yang harus dipertimbangkan oleh analis sistem dalam merancang formulir?

Jawab :

1) Siapa yang memerluka atau akan mendapatkan informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menetukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2) Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika iya , apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut?

3) Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan didalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisan formulir dan akan mengurangi waktu pengisian daan penggunaan formulir

4) Apakah formulir tersebut memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

5) Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik, atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lainya? Hal ini akan menemntukan jenis dan mutu kertas yang digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

6) Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.