Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada 3 macam;
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a)Penerimaan Surat Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah:
b)Penyortiran Surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. c) Pencatatan Surat d) Pengarahan Surat Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.e)Penyampaian Surat
b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut. 1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. 2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat. Kolom kartu kendali: – Indeks: Diisi indeks surat – Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi – Tanggal: Diisi tanggal terima surat – No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk – M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar – Perihal: Diisi hal surat – Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat – Lampiran: Lampiran surat – Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk – Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar – Tanggal surat: Diisi tanggal surat – No surat: Diisi nomor surat – Pengolah: Diisi unit pengolah – Paraf: Diisi paraf pengolah surat c) Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut. 1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali. 2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan. 3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali. 4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid. 5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.d) Penyampaian surat ke unit pengolah e) Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut. 1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. 2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3. 3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar |