BerandaKejuruanJenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Show 1. Wordprocessing Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.2. Electronicmail / E-mail Electronic mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.3. Voicemail Voice mail hampir sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. 4. Electronic Calendaring Electronic calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.5. Audio Conferencing Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.6. Video Conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. 7. Computer Conferencing Merupakan penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.8. Facsimiletransmission Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. 9. Video Text Merupakan penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.10. Imagestorage and Retrieval Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.11. Desktop Publishing Desktop publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Macam-macam aplikasi otmatisasi kantor yaitu sebagai berikut: 1. Word Processing Penggunaan suatu peraitan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diprelukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. 2. Elektronik Mail Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim. menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. 3. Voice Mail Voice mail sama dengan eletronik mail. Perbedaaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. 4. Elektronik Calendaring Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manager. 5. Audio Conferncing Penggunaan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio Conferencing adalah aplikasi Oa pertama yang tidak memerlukan komputer. 6. Video Conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peraltan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audiodan video. 7. Computer Conferencing Computer conferencing adalah penggunaan jarinagn komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan e-mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. 8. Facsimile Transmission Facsimile transmission yang bisa disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung chanel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioprasikan. Istilah “otomatisasi perkantoran” mengacu pada kombinasi penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer serta koneksi jaringan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai operasi kantor, seperti manajemen inventaris, manajemen fasilitas, akuntansi, e-mail, pemberkasan, dan pembayaran. Otomatisasi digunakan untuk membuat, menyimpan, mengatur, dan menyampaikan informasi dan data kantor secara digital guna menyelesaikan pekerjaan. Menurut survei dari lembaga McKinsey pada 2020, perusahaan merasa lebih penting untuk memprioritaskan otomatisasi untuk mencapai kesuksesan. Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran bisa menjadi salah satu caranya. Aplikasi ini memungkinkan entitas usaha untuk meningkatkan produktivitas dan memanfaatkan cara yang lebih mudah dalam berbisnis demi mendapatkan keuntungan. Ada berbagai jenis otomatisasi yang dapat digunakan di berbagai industri bisnis di seluruh dunia, dari usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) hingga korporasi raksasa. Sistem otomatisasi perkantoran membantu mengoptimalkan prosedur kantor dengan menghemat waktu, uang, dan tenaga sumber daya manusia. Jenis Aplikasi Otomatisasi PerkantoranBerikut ini beberapa jenis aplikasi otomatisasi perkantoran serta produknya yang dapat menjadi referensi bagi pengusaha. 1. Keuangan dan PenganggaranDengan teknologi otomatisasi, Anda dapat memprediksi, menetapkan, dan mengatur tujuan keuangan yang fleksibel dalam jangka pendek dan panjang. Teknologi ini bisa mengolah basis data Anda dan menyajikan wawasan bisnis untuk merencanakan keuangan dan anggaran secara strategis dan fungsional. Contoh:
(Baca: Otomatisasi Akuntansi dengan Software Akuntansi dan Pembayaran Digital) 2. RekrutmenOtomatisasi di departemen sumber daya manusia dapat membantu Anda mengenali dan merekrut talenta dengan lebih cepat dan akurat. Anda dapat menggunakan sistem otomatisasi sejak tahap pengumuman lowongan pekerjaan hingga seleksi kandidat yang sesuai dengan kriteria. Contoh:
3. Infrastruktur AwanAwan atau cloud di sini mengacu pada keseluruhan infrastruktur Internet. Penggunaan infrastruktur cloud yang optimal dapat mengurangi biaya kerja dan operasional. Dengan aplikasi otomatisasi perkantoran, Anda bisa meminimalkan sumber daya, tempat, dan waktu sesuai dengan kebutuhan. Contoh:
4. KeamananMengamankan data dari serangan dunia maya, juga ancaman internal, sangat penting untuk melindungi informasi usaha yang sangat berharga. Big data yang dikumpulkan perusahaan bisa mengundang pencoleng dunia maya jika tak punya sistem pengawasan dan pengamanan yang mumpuni. Alat otomatisasi keamanan bisa menjadi solusi untuk hal ini. Contoh:
5. Manajemen Pekerjaan/ProyekPengusaha mesti dapat mengatur pekerjaan/proyek dan sumber daya manusia agar memperoleh hasil yang optimal. Sistem otomatisasi kantor dapat membantu mengevaluasi, mengelola, dan mengoptimalkan pekerjaan/proyek yang belum dan sedang berjalan. Dengan begitu, para karyawan dapat lebih baik dalam bekerja secara individu ataupun kolaborasi dalam tim karena ada laporan kinerja yang bisa digunakan sebagai tolok ukur performa. Alur kerja juga dapat lebih lancar dan terpantau sehingga bila terjadi kesalahan bisa dilacak dan segera diperbaiki. Contoh:
6. PengadaanTeknologi otomatisasi di bidang pengadaan alias procurement bisa mencegah pekerjaan yang berlebihan sehingga pegawai terkait dapat mengalokasikan tenaga dan waktu untuk hal penting lain sesuai dengan kemampuan mereka. Aplikasi otomatisasi perkantoran ini dapat menyeimbangkan biaya pegawai secara transparan, mempersingkat manajemen pengeluaran, menjaga hubungan dengan klien, serta memastikan waktu dimanfaatkan dengan baik. Contoh:
7. Manajemen SaaS SaaS adalah singkatan dari software as a service, mengacu pada perangkat lunak yang digunakan perusahaan dengan skema langganan memanfaatkan teknologi Internet. UMKM umumnya menggunakan banyak aplikasi SaaS dalam kegiatan bisnisnya, seperti untuk akuntansi, pengiriman dan penerimaan pesan, penyimpanan data, dan penggajian. Aplikasi otomatisasi perkantoran dapat membantu Anda memantau dan menganalisis proses kerja di setiap software itu tanpa harus mengecek satu per satu. Contoh:
8. Back officeBack office mengacu pada bagian kantor yang mengerjakan administrasi kerja secara internal. Kebalikannya adalah front office atau front desk yang berurusan dengan pelanggan atau pihak eksternal. Jika memakai teknologi otomatisasi, tim Anda bisa menangani berbagai kegiatan kantor secara simultan sehingga menghemat waktu dan sumber daya. Contoh:
(Baca: Ini Cara Otomatisasi Perkantoran dan 8 Manfaatnya untuk Bisnis) 9. KomunikasiDari pemilik usaha, karyawan, pelanggan, hingga klien, semuanya butuh komunikasi yang lancar dan mudah. Aplikasi otomatisasi perkantoran dapat memastikan kebutuhan komunikasi itu terpenuhi demi hasil kerja yang lebih baik, aman, dan menguntungkan. Contoh:
10. Analisis dan PelaporanTeknologi otomatisasi kantor bisa membantu mengumpulkan data tentang tim dan proses kerja yang sedang berlangsung atau yang akan dikerjakan. Bermodal data itu, penanggung jawab pekerjaan dapat menganalisis proses kerja secara keseluruhan sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat. Aplikasi ini juga mencakup business intelligence dan pelaporan performa perusahaan yang dibutuhkan pengusaha untuk menentukan strategi bisnis yang tepat. Contoh:
11. Kerja dari Jarak JauhPerkembangan zaman kini tak membuat karyawan tak selalu harus bekerja masuk kantor. Karyawan bisa bekerja dari mana saja asalkan memenuhi targetnya. Tapi perusahaan tetap harus dapat memantau kinerja karyawan. Karyawan juga butuh teknologi yang membantu pekerjaannya tanpa harus ke kantor. Aplikasi otomatisasi perkantoran bisa menjadi solusi untuk hal tersebut. Contoh:
12. PembayaranBagi pemilik usaha, pembayaran atas berbagai kebutuhan usaha bisa menjadi hal yang sangat merepotkan. Jika manajemen pembayaran kewalahan, bisa terjadi kerugian waktu, tenaga, dan tentu saja biaya. Aplikasi pembayaran bisa menjadi solusi untuk mempersingkat pembayaran tanpa mengesampingkan akurasinya. Spenmo, misalnya, dapat digunakan untuk pembayaran invoice, transfer ke luar negeri, hingga penggajian karyawan. Spenmo juga merupakan platform manajemen pengeluaran yang terintegrasi dengan software akuntansi sehingga memudahkan pembukuan perusahaan. Lewat Spenmo, perusahaan juga dapat mengakses kartu korporat yang bisa dimanfaatkan karyawan untuk membayar pengeluaran perusahaan. Terlepas dari besarnya manfaat aplikasi otomatisasi perkantoran, setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Terlalu banyak aplikasi bisa jadi malah membingungkan, terutama jika penggunanya belum begitu fasih. Jika bisa memperoleh sejumlah manfaat sekaligus dari satu aplikasi, lebih baik gunakan aplikasi itu. |