Bagaimana cara membagikan Google Dokumen agar bisa dikerjakan bersama sama?

Mungkin sebagian besar orang telah menyimpan berbagai dokumen penting di dalam Google. Beberapa dokumen bahkan bersifat rahasia dan hanya boleh dibagikan untuk orang tertentu saja. Karenanya, Google Dokumen telah menyediakan fitur private sharing yang bisa di akses untuk orang tertentu. Cara membagikan Google Dokumen secara pribadi ini juga sangat mudah.

Namun sayangnya, tidak semua orang tahu akan hal ini. Sehingga link yang berisi informasi atau dokumen penting tersebut pun seringkali bocor ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab. Tentu kamu tidak ingin hal ini terjadi bukan? Karenanya, di sini Pemmzchannel akan memberikan cara membagikan Google Dokumen secara pribadi dengan cepat dan mudah.

Google selalu memperhatikan keamanan data para penggunanya. Tak hanya itu, perusahaan raksasa ini juga kerap memberikan peningkatan keamanan demi menunjang kenyamanan para penggunanya. Seperti halnya pada Google Dokumen, atau yang biasa kita kenal sebagai Google Docs.

Seperti yang kita ketahui, Google Docs atau Google Dokumen ditujukan untuk kebutuhan para pekerja maupun pelajar sebagai platform untuk membagikan data atau dokumen secara daring. Mengingat banyaknya dokumen penting yang diunggah para penggunanya di sini, Google telah memberikan fitur private sharing yang memungkinkan penggunanya untuk membagikan dokumen secara pribadi ke orang tertentu.

Dengan adanya fitur ini, tentu akan meningkatkan privasi dokumen yang kita muat di Google, dan membatasi orang yang bisa mengaksesnya. Nantinya, para pemilik dokumen bisa mencantumkan alamat email tertentu yang diberikan izin akses, baik untuk sekedar melihatnya saja, hingga akses untuk mengedit dokumen. Lantas, bagaimana cara membagikan Google Dokumen secara pribadi? Berikut ini langkah-langkahnya.

Baca juga: 6 Fitur Android Baru yang Diumumkan Google

Cara Membagikan Google Dokumen di Desktop

Pada ulasan kali ini, Pemmzchannel akan memberikan tips membagikan dokumen Google secara lengkap, baik untuk versi desktop maupun smartphone. Jika kamu merupakan pengguna desktop, kamu hanya perlu melakukan langkah-langkah di bawah ini sebagai cara membagikan Google Dokumen secara pribadi di desktop.

• Pertama, masuk ke dokumen yang ingin kamu bagikan.
• Klik tombol “Bagikan” atau “Sharing” pada ikon di pojok kanan atas.

• Kamu akan mendapatkan pemberitahuan pop-up dengan judul “Bagikan dengan orang dan grup.”
• Jika ingin membagikan dokumen secara pribadi, mulailah mengetik nama orang atau alamat e-mail orang tersebut ke dalam kolom “Tambahkan Orang” yang tersedia tepat di bawahnya.

• Selanjutnya, kamu bisa memilih opsi untuk pengakses tambahan tersebut. Baik itu editor, komentator, atau hanya sekedar melihat. Caranya klik ikon tepat di samping kolom “Tambahkan Orang” dan pilih opsi yang ingin kamu berikan untuk pengakses.
• Terakhir, klik tombl kirim pada sudut kanan bawah. izin akses akan secara otomatis terkirim ke alamat e-mail yang sudah kamu daftarkan.

Jika orang tersebut ada dalam daftar kontak e-mail milikmu, kamu hanya perlu mengetik namanya saja. Namun, jika belum terdaftar dalam e-mail milikmu, kamu dapat mengetikkan alamat email lengkap mereka. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan grup tertentu untuk bisa mengakses dokumen tersebut. Caranya juga sama, kamu hanya perlu mengetikan nama grup yang sudah terdaftar pada Gmail-mu.

Baca juga: Google Merilis Hangouts Chat: Alat Tukar Pesan Untuk Bisnis

Cara Membagikan Google Dokumen di Smartphone

Berikutnya adalah cara membagikan Google Dokumen secara pribadi di smartphone. Jika kamu ingin membagikan Google Docs melalui ponsel, kamu bisa mengikuti langkah-langkah mudah berikut ini:

• Buka dokumen yang ingin kamu bagikan.
• Pilih ikon titik tiga di sudut kanan atas dan pilih “Bagikan dan ekspor.”
• Kemudian pilih “Bagikan.”
• Ketikkan nama orang atau grup yang ingin kamu tambahkan sebagai pengakses.
• Tepat di bawah nama, kamu bisa memilih opsi izin akses yang akan diberikan para orang atau grup tersebut.
• Pilih salah satu opsi di antara Editor, Pemberi Komentar, atau Penampil.
• Kemudian pilih “Kirim.”
• Selesai.

Faktanya, cara membagikan Google Dokumen di smartphone hampir sama seperti cara membagikan dokumen Google Docs di desktop. Hanya saja keduanya memiliki format yang berbeda, begitupun dengan fungsi dari masing-masing opsi izin akses seperti editor, viewer, dan komentator.

Baca juga: Google Bayar Apple Agar Jadi Mesin Pencari Default

Detail Izin Pengakses: Editor, Viewer, Komentator

Kamu dapat mengetikkan lebih dari satu nama. Namun, ini berarti bahwa semua yang telah kamu tambahkan akan diberikan jenis akses yang sama ke dokumen. Akses tersebut bisa berupa editor, viewer, maupun komentator. Adapun detail opsi pengakses tersebut adalah sebagai berikut:

Viewer atau Pengakses Lihat-Saja

Orang yang memiliki akses ini hanya dapat melihat dokumen tetapi tidak dapat membuat perubahan apa pun atau menambahkan komentar apa pun di dalamnya. Dengan begitu, orang tersebut tidak akan bisa mengedit atau menambahkan dokumen apapun. Biasanya ini digunakan untuk dokumen sakral seperti pay-slip, SOP, dan sebagainya.

Komentator

Adapun untuk komentator dalam izin akses Google Docs ditujukan untuk orang yang mampu memberikan komentar terhadap dokumen tersebut tanpa bisa mengubah atau menambahkan isi dokumen di dalamnya. Biasanya izin akses Google Docs ini ditujukan untuk tugas antar pengajar dan pelajar, maupun pekerja.

Editor

Editor merupakan izin akses Google Docs yang memiliki hak paling besar di antara izin akses Google Docs lainnya. Fungsi editor ini sama persis dengan akses pemilik Google Docs itu sendiri. Artinya, seorang editor di sini mampu mengubah, menambahkan, atau bahkan menghapus dokumen tersebut. Biasanya, izin akses Google Docs ini diberikan untuk sesama rekan kerja untuk dikerjakan bersama.

Itulah beberapa cara membagikan Google Dokumen secara pribadi yang bisa kamu lakukan, baik untuk desktop (PC, laptop), maupun smartphone. Cara membagikan dokumen di Google Docs ini tentu akan membantumu menjaga kerahasiaan dokumen tersebut. Namun, jika dokumen yang kamu miliki tidak bersifat rahasia, atau kamu tidak masalah dengan siapapun yang bisa melihatnya. Kamu bisa hanya menyalin link-nya saja. Sekian pembahasan kali ini, semoga bermanfaat!

Baca juga:

• Microsoft Office Online, Alternatif untuk Google Docs?
• 24 Daftar Lowongan Kerja Google di Jakarta 2022
• Kabar Buruk, Google Putuskan Untuk Ubah Aturan Google Drive

Bagaimana berinteraksi di Google Docs?

Bagaimana cara berkolaborasi menggunakan Google Dokumen?

Berapa orang pengguna Google Doc bisa mengerjakan sebuah dokumen dalam waktu yang sama?

Bagaimana tahapan dalam membagikan dokumen kepada pengguna lain?