Apa hubungannya antara administrasi organisasi dan manajemen dan kepemimpinan?

Seputar Admin – Mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidup, dapat dianggap sebagai tujuan hidup manusia. Untuk mencapai tujuan itu, manusia harus melakukan aktivitas-aktivitas (kegiatan) tertentu. Di sisi lain, secara kodrati manusia memiliki kemampuan yang terbatas sehingga adakalanya manusia tidak dapat melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuannya itu dengan tangan/kemampuannya sendiri. Untuk itu manusia membutuhkan tenaga orang lain atau yang dikenal dengan “kerja sama”.

Saat manusia memutuskan untuk melakukan kerja sama dalam mencapai tujuannya, maka saat itu pula organisasi dan manajemen mulai diperlukan.

Tulisan ini akan membahas pengertian-pengertian administrasi, organisasi, dan   manajemen serta hubungan satu sama lainnya. Selain itu juga menjelaskan kerangka pemikiran dalam mendalami administrasi,  organisasi, dan manajemen.

1. Pentingnya Administrasi

Penting untuk dipahami, mengapa suatu negara dapat memberikan kemakmuran kepada rakyatnya, sedangkan di pihak lain ada negara yang rakyatnya sengsara? Dalam menjawab pertanyaan ini, banyak sebab dan alasan yang dapat dikemukakan.

Beberapa negara bisa dijadikan model untuk menjawab pertanyaan di atas. Salah satunya, misalnya negara Jepang. Usai Perang Dunia II, kondisi perekonomian Jepang hancur dan rakyatnya menderita baik secara material maupun secara moral. Dengan bertekadkan kerja keras dan disiplin yang kuat, bangsa Jepang dalam waktu yang relatif singkat dapat membangun kembali negaranya sehingga dengan pembangunan ekonomi, Jepang dapat bangkit dari keterpurukan.

Berhasilnya Jepang menjadi negara yang maju dalam ekonomi didukung pula oleh faktor pembangunan sektor politik, sosial dan budayanya. Sebaliknya, banyak negara yang menjadi neraka dunia karena pertentangan ideologi politik yang berkembang menjadi perang terbuka dan berkepanjangan.

Di balik semua itu, jika ditelusuri secara mendalam di mana sumber penyebabnya, maka akan muncul suatu pertanyaan-pertanyaan lain yaitu, siapa yang mengelola negara itu? Bagaimana cara mengelolanya? Dan ke arah mana negara ini dihadapkan?

Jawabannya adalah administrator. Presiden, Gubernur, Bupati, Walikota, Camat, Lurah, dan penguasa sejenisnya, dialah para administrator di lingkungan tugasnya. Di perusahaan dikenal dengan sebutan seperti Presiden Direktur, Direktur Utama, Direktur, Manajer, dan lainnya.

Jadi, administrator sangat besar peranannya karena dialah yang bertanggung jawab atas seluruh pengarahan jalannya organisasi. Dengan kata lain, tugas seorang administrator adalah melakukan administrasi, yaitu serangkaian kegiatan (aktivitas) penyelenggaraan atau pelayanan untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu, administrasi penting sekali peranannya baik dalam organisasi negara maupun dalam organisasi niaga.

Untuk memahami organisasi dan manajemen maka terlebih dahulu harus dipahami apa yang dimaksud dengan administrasi.

2. Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi secara etimologi, kata “administrasi” berasal dari bahasa Latin yang berasal dari suku kata ad dan ministro yang berarti “melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974).

Sedangkan, definisi yang sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditetapkan.

Proses adalah kegiatan yang terjadi secara beruntun dan susul-menyusul hingga sampai pada titik akhir. Teratur maksudnya yaitu kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan tersebut harus dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan. Dan  diatur maksudnya yaitu seluruh kegiatan itu harus disusun, disesuaikan satu sama lainnya supaya terdapat keharmonisan dan keseimbangan tugas.

Dalam pengertian tersebut di atas, administrasi lebih ditekankan pada proses kegiatan penyelenggaraan. Sehingga, sebagai suatu proses kegiatan, administrasi dapat dilakukan oleh siapa saja.

Sehubungan dengan hal ini maka administrasi dapat didefinisikan seperti dikemukakan oleh para ahli di bawah ini:

John M. Pfiffner dan R.V. Presthus (1953) dalam bukunya, “Public Administration” yang menyebutkan bahwa administrasi adalah pengkoordinasian dan pengarahan sumber-sumber tenaga manusia dan material untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Definisi yang hampir serupa diberikan oleh William H. Newman (1963) dalam buku Administrative Action yaitu bahwa administrasi adalah pengarahan, kepemimpinan, dan pengendalian dari usaha-usaha sekelompok orang dalam rangka pencapaian tujuan yang umum (pokok).

Berdasarkan uraian di atas, maka dalam administrasi modern atau administrasi dalam arti luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen.

3. Pengertian Organisasi

Organisasi dapat diartikan bermacam-macam tergantung dari arah mana kita memandangnya. Teori Klasik memandang organisasi itu sebagai suatu wujud. Sedangkan Teori Sistem memandang organisasi sebagai suatu proses.

1) Organisasi sebagai Wujud

Jika dipandang dari segi wujud maka organisasi adalah kerja sama orang-orang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sehubungan dengan pengertian tersebut maka beberapa ahli mendefinisikan organisasi sebagai berikut.

Malinowski (1961), mendefinisikan bahwa “organisasi sebagai suatu kelompok orang yang bersatu dalam tugas-tugas atau tugas umum, terikat pada lingkungan tertentu, menggunakan alat teknologi dan patuh pada peraturan”.

James D. Mooney (1937), mengatakan bahwa “organisasi timbul bilamana orang-orang bergabung dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama”.

Chester I. Barnard (1938), berpendapat bahwa “organisasi ada bila orang-orang berhubungan satu sama lain, mau menyumbangkan kegiatan-kegiatan atau bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”.

Dan, Henry L. Sick (1999), memandang bahwa “organisasi sebagai suatu kesatuan hubungan yang resmi untuk mencapai tujuan-tujuan”.

Di dalam tiga pengertian terakhir di atas, ahli-ahli tersebut tidak menyebutkan bahwa dalam bekerjasama itu orang-orang perlu diperlengkapi dengan alat-alat, dana, dan teknologi, serta terikat pada lingkungan dan peraturan tertentu, sehingga dengan demikian mereka diharapkan dapat dengan sukses mencapai sasaran dan tujuan.

Oleh sebab itu untuk melengkapi pandangan terhadap pengertian organisasi dalam dinamikanya ini maka organisasi dapat disimpulkan sebagai “kerja sama orang-orang atau sekelompok orang dengan menggunakan dana, alat-alat dan teknologi, serta mau terikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarah pada pencapaian tujuan yang diinginkan.”

Sesuai dengan tugas yang dilakukan anggotanya maka organisasi diatur secara jelas batas-batas tugas dan strukturnya. Struktur adalah suatu rangka yang menunjukkan setiap tugas orang di dalam organisasi sehingga jelas batas-batasnya, hubungannya, wewenang, dan tanggung jawabnya dalam usaha mencapai tujuan yang di ingini.

Organisasi yang mempunyai struktur yang jelas tersebut organisasi formal. Jadi, di dalam organisasi formal setiap tugas, hubungan-hubungan tugas dan tanggung jawab masing-masing orang, secara resmi telah diatur oleh peraturan yang telah ditentukan. Hanya saja organisasi formal ini tidak selalu dapat memenuhi keperluan, hasrat, dan perasaan dari orang- orang yang bekerja dalam organisasi tersebut, sehingga mereka mencari saluran lain, yaitu saluran informal yang kemudian disebut organisasi informal.

Organisasi informal adalah suatu wadah kerjasama yang jalinan hubungan antara sesama orang tidak melalui saluran resmi, tetapi timbul karena hubungan pribadi dalam usaha memenuhi keperluannya.

Di dalam organisasi mana pun juga, timbulnya organisasi informal dalam organisasi formal ini tidak dapat dihindari, dan terkenal antara lain dengan istilah klik dan shadow group.

Seperti telah dikemukakan bahwa di dalam organisasi formal setiap orang telah jelas batas tugasnya masing-masing dan berbeda satu sama lain. Walaupun berbeda, tidak berarti masing-masing tugas itu berdiri sendiri dan terlepas satu sama lain karena salah satu unsur yang mengikat organisasi adalah adanya kerja sama.

Oleh sebab itu kerja sama sangat diperlukan dalam organisasi karena satu tugas dengan tugas yang lain saling tergantung. Sehubungan dengan ini maka Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig (1981) dalam buku Organization and Management mendefinisikan organisasi sebagai ”penyusunan dan penyatuan berbagai kegiatan di mana orang-orang bekerja sama berada dalam suatu hubungan yang saling ketergantungan”.

Selanjutnya mereka berpendapat bahwa suatu organisasi harus memuat sekurang-kurangnya empat unsur sebagai berikut:

• Goals-oriented yaitu mengarah kepada pencapaian
• Sistem psikososial (psychosocial system) yaitu orang-orang berhubungan satu sama lain dalam kelompok
• Aktivitas yang terstruktur (structured activities) yaitu orang-orang bekerja sama dalam suatu hubungan yang
• Sistem teknologi (technological system) yaitu orang-orang menggunakan pengetahuan dan

Di dalam definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas, organisasi dipandang dari segi statisnya yaitu suatu badan atau struktur.

2) Organisasi sebagai Sistem

Teori Modern memandang organisasi sebagai suatu sistem yang berproses. Yang dimaksud “sistem” adalah bagian-bagian dari organisasi yang berhubungan satu sama lain dan menjadi satu kesatuan secara keseluruhan. Bagian-bagian itu terdiri dari faktor-faktor luar dan dalam organisasi. Faktor luar organisasi adalah faktor lingkungan di mana organisasi itu berada seperti faktor politik, ekonomi, sosial dan budaya, teknologi, hukum, demografi, dan sumber-sumber alam. Faktor dalam organisasi adalah antara lain orang-orang yang bekerja, tugas dan tanggung jawab, hubungan kerja, dana dan alat-alat, peraturan, dan prosedur kerja.

Organisasi sebagai sistem terdiri dari faktor-faktor luar dan faktor dalam yang berhubungan atau berinteraksi satu sama lain, saling pengaruh-mempengaruhi sehingga merupakan suatu kebulatan.

Sehubungan dengan pandangan modern ini, Chaster I. Barnard (1938) adalah orang yang pertama meletakkan dasar dari Teori Modern, mengemukakan bahwa “organisasi merupakan suatu sistem sosial yang dinamis dari hubungan kerja sama yang bertujuan untuk memuaskan keperluan orang-orang”.

Selanjutnya Herbert G. Hicks dan C. Ray Gullett (1981) mendefinisikan organisasi sebagai “suatu proses yang tersusun di mana orang-orang berhubungan untuk mencapai tujuan”.

Sedang George Homans (1974) mengemukakan bahwa organisasi terdiri dari sistem lingkungan luar (external environtment) dan sistem dalam (internal) organisasi dalam hubungannya yang saling tergantung satu sama lain.

Demikian pula Henry L. Sisk (1999) dalam bukunya Management and Organization mendefinisikan organisasi sebagai “suatu proses pembentukan atau penyusunan bagian-bagian sehingga menjadi keseluruhan”.

Jadi fokus organisasi adalah bagaimana kegiatan administrasi yang sudah luas itu dibagi-bagi, disusun atau distruktur.

4. Pengertian Manajemen

Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa di dalam organisasi yang besar dan telah berkembang, seorang administrator dalam menjalankan tugasnya harus dibantu oleh orang lain supaya seluruh kegiatan organisasi itu berjalan dengan lancar dan serentak.

Administrator menggunakan para manajer untuk mencapai tujuannya,  sedangkan tindakan atau kemampuan untuk memperoleh hasil yang diinginkan  dengan menggunakan orang-orang yang mempunyai keahlian khusus itu disebut ”manajemen”.

Oleh sebab itu, manajemen harus dilaksanakan dalam seluruh tingkat organisasi dari tingkat paling atas sampai tingkat paling bawah.

Supaya semua kegiatan yang berbeda-beda itu pencapaian tujuan akhir maka perlu ada yang mengarahkan dan yang menyelaraskan (koordinator). Koordinasi adalah tugas dari administrator, manajer dan supervisor, terhadap kegiatan-kegiatan bawahannya masing-masing.

Dalam hal ini manajemen juga diartikan sebagai suatu proses koordinasi yang meliputi kegiatan mengarahkan, menyelaraskan semua tindakan para bawahan yang berbeda-beda termasuk penyelarasan sumber-sumber dana, alat perlengkapan, mesin, metode kerja, waktu dan tempat kerja dan pelanggan menuju pada sasaran yang telah ditentukan.

Unsur-unsur itu disebut unsur manajemen yang terkenal dengan 6 M (man, money, material, machine, method, dan marketing). Di antara semua yang dikoordinasikan itu, maka faktor yang paling menentukan adalah faktor manusia dan tindakannya.

Dengan demikian, bidang manajemen ini lebih menitikberatkan kepada pengurusan manusia-manusia yang memberikan tenaganya untuk bekerja, di samping pengurusan sumber-sumber yang diperlukan dalam bekerja dan menggunakan teknik-teknik tertentu. Teknik-teknik tersebut adalah teknik perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pengendalian.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka dikenal bermacam-macam lapangan manajemen seperti manajemen personalia, manajemen keuangan, manajemen perkantoran, manajemen perbekalan dan sebagainya.

Di samping itu dalam manajemen ini banyak pula dikaji bagaimana proses mempengaruhi individu-individu atau sekelompok individu supaya mau mengubah atau menyesuaikan sikap dan perilakunya agar mengikuti arah tujuan yang telah ditentukan.

Proses mempengaruhi individu-individu oleh yang memimpin ternyata berpengaruh besar terutama dalam proses pengambilan keputusan dalam usaha mencapai sasaran. Oleh sebab itu, para ahli mengatakan bahwa kepemimpinan adalah inti dari manajemen.

Sehubungan dengan hal ini J.G. Longenecker (1977) mengemukakan bahwa manajemen selalu digunakan dalam hubungan dengan orang-orang yang menjalankan kepemimpinan di dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dia mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses kegiatan manajer dalam pengambilan keputusan, mengkoordinasikan usaha-usaha kelompok, dan kepemimpinan.

Kast & Rosenzweig (1981) mengemukakan bahwa manajemen itu meliputi koordinasi orang-orang dan koordinasi sumber-sumber material untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan Henry L. Sisk (1999) mendefinisikan manajemen sebagai koordinasi dari semua sumber (tenaga manusia, dana, material, waktu, metode kerja dan tempat) melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian supaya dapat mencapai sasaran yang di ingini.

Dari uraian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen lebih banyak berhubungan dengan pengambilan kebijaksanaan, koordinasi, dan  kepemimpinan.

Kepemimpinan adalah suatu usaha dari pemimpin untuk mempengaruhi tingkah laku orang lain supaya mau mengikuti apa yang diinginkan pemimpin tersebut dalam rangka mencapai tujuan bersama.

5. Hubungan Administrasi, Organisasi, dan Manajemen

Dari uraian-uraian tersebut di atas dapat dikemukakan hubungan antara administrasi, organisasi, dan manajemen, yaitu bahwa “organisasi dan manajemen adalah sarana dari administrasi”.

Secara terperinci hubungan tersebut dapat dikemukakan dengan ungkapan;

• Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen;
• Melalui manajemen, semua kegiatan dikoordinasikan dan diarahkan menuju tujuan yang telah ditetapkan, dengan demikian manajemen ada pada setiap tingkatan organisasi;
• Dan organisasi adalah wadah atau tempat dilakukannya kegiatan-kegiatan.

**

Demikian penjelasan mengenai pentingnya administrasi dalam kehidupan terutama dalam kaitan kehidupan bernegara dan berniaga. Selain itu penjelasan mengenai administrasi, organisasi, dan manajemen yang disampaikan dalam artikel ini sesuai dengan materi terkait modul. Untuk mendapatkan pengertian-pengertian terkait administrasi, organisasi, dan manajemen yang lebih banyak dan umum bisa diperoleh melalui artikel terkait.

Demikian juga penyimpulan terkait hubungan antara administrasi, organisasi, manajemen, dan fungsi lainnya, mungkin saja berbeda atau ada sedikit perbedaaan dengan sumber atau pendapat ahli lain. Untuk itu pembaca agar arif dalam bersikap dengan memaklumi perbedaan sudut pandang para ahli.

***

Referensi: Mirrian Sofyan Arif, “Organisasi dan Manajemen”, Universitas Terbuka, 2014