Bagi kamu yang akan memulai usaha baik itu skala mikro, kecil dan menengah pasti akan menemui istilah-istilah akuntansi yang belum pernah kamu dengar. Khususnya bagi kamu yang berlatar belakang pendidikan bukan manajemen bisnis. Salah satu istilah yang akan kamu sering dengar adalah invoice. Apa itu invoice?
Sebelum kita membahasnya secara detail, invoice penting bagi kamu dalam menjalankan usaha bisnis. Dengan invoice kamu dapat mengetahui barang apa saja yang telah dan akan dibeli. Tanpa berpanjang-panjang lagi ayo kita bahas apa itu invoice?
Apa itu Invoice?
Dikutip dari situs pendidikan investasi yang berpusat di New York, Amerika Serikat, Investopedia, disebutkan invoice adalah dokumen komersial yang mencantumkan rincian waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Apabila jual beli dilakukan secara kredit, dalam invoice biasanya akan tertera persyaratan kesepakatan dan metode pembayaran.
Invoice biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur atau nomor invoice yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Invoice juga berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan.
Pada umumnya, invoice dibuat sebanyak tiga rangkap, satu untuk pembeli, yang ke-2 disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ke tiga disimpan di dalam buku faktur atau pencatatan. Dalam pembuatan invoice tidak ada format khusus, tapi ada beberapa komponen yang tidak boleh terlewatkan untuk dicantumkan.
Apa saja?
- Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
- Identitas penjual
- Nomor invoice
- Daftar barang yang dibeli, termasuk jumlah pemesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar
- Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)
- Sistem pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara transfer rekening bank, sebagai penjual kamu perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan.
Mungkin pembuatan invoice ini bagi sebagian orang mirip dengan nota, bon atau kwitansi. Padahal jenis-jenis itu memiliki fungsi yang berbeda. Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli.
Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.
Fungsi Invoice
Bagi setiap usaha atau perusahaan invoice sangat penting. Sebab, invoice dapat memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Invoice juga bertujuan sebagai kuitansi bagi pembeli dan juga sebagai dokumen akuntansi sebuah perusahaan. Berikut beberapa fungsi invoice:
Bagi pelanggan tentu perlu adanya bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan. Bukti pembayaran ini digunakan sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
Invoice dibuat karena tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga sangat dibutuhkan sekali bukti pembayarannya. Jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice ini adalah sebagai buktinya.
- Sebagai Dokumen Perusahaan
Bagi perusahaan tujuan dibuat invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi juga sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci. Jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah. Selain sebagai arsip juga berguna untuk memudahkan dalam perhitungan akuntansi keuangan.
- Bukti untuk Laporan Pajak
Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Invoice adalah salah satu bagian yang tak terpisahkan untuk pelaporan pajak.
- Sebagai Bukti Jika Terjadi Kesalahan
Misalnya saja saat pengiriman barang tidak sampai tujuan, invoice ini berguna untuk memeriksa kembali barang pengiriman dan jumlah tagihan yang diberikan.
Jenis-jenis Invoice
Ada 3 jenis invoice yang paling banyak digunakan dalam bisnis atau di perusahaan. Berikut ini 3 jenis invoice disertai penjelasannya.
Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena bentuk dan sifatnya yang sederhana. Invoice biasa hanya memuat mengenai rincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
Invoice konsuler merupakan faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jika kamu mempunyai aktivitas bisnis ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
Invoice jenis ini bisa disebut sebagai invoice sementara. Sebab, invoice ini digunakan untuk pengiriman secara bertahap. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Invoice Sebagai Instrumen Investasi
Banyak orang yang belum memahami dan mengetahui bahwa invoice bisa sebagai alat untuk investasi. Bagaimana caranya? ALAMI telah menulis tentang hal ini di artikel sebelumnya. Kamu bisa baca artikelnya yang berjudul Memahami Invoice Financing Sebagai Salah Satu Produk Investasi Syariah.
Jika sudah mengerti mengenai investasi invoice financing yang dijelaskan melalui artikel di atas, sudah saatnya kamu ikut pengembangan keuangan di ALAMI. Mengembangkan keuangan di ALAMI, uangmu akan dikelola untuk pendanaan bagi UMKM yang sedang berkembang di Indonesia, kamu akan mendapatkan ujrah atau imbal hasil setara hingga 14-16% p.a. Ayo segera download aplikasi ALAMI mobile app di
untuk memulai investasi invoice financing.
Di dalam teori bisnis maupun ekonomi, terdapat dua istilah yang tidak asing, yaitu invoice dan faktur. Untuk istilah yang kedua, mungkin banyak orang mengetahuinya, yaitu sebuah daftar kiriman barang yang lengkap dengan format paten. Seperti nama, jumlah dan harga.
Sedangkan untuk istilah yang pertama atau Invoice, mungkin kedengaran masih asing di telinga. Hal ini wajar, karena dokumen tersebut tidak sepopuler faktur yang sering digunakan oleh para pengusaha dan pebisnis.
Pengertian Invoice Secara Umum
Pengertian invoice adalah merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya berisi surat penagihan hutang. Draft ini diberikan penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang. Sedangkan formatnya tidak jauh berbeda dengan faktur, yaitu berisi nama produk, harga yang harus dibayar dan tanggal pembelian barang.
Biasanya, invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual sedangkan yang terakhir sebagai arsip keuangan.
Pada umumnya, invoice digunakan untuk transaksi yang berbentuk angsuran atau kredit. Lain dari kategori itu, yang disertakan biasanya dokumen biasa. Sekalipun demikian, dokumen invoice tetap harus disediakan oleh perusahaan. Karena kita tidak tahu, model transaksi seperti apa yang diminta pelanggan (pembeli).
Pengertian Invoice Menurut Para Ahli
Untuk mendapatkan pengertian invoice yang lebih mendalam, berikut adalah list definisi invoice menurut kajian para ahli, yaitu:
1. Sugeng Hariyanto
Menurut Sugeng, invoice adalah dokumen yang berisi catatan detail tentang barang. Utamanya, produk yang sudah dibeli oleh pelanggan lengkap dengan harga yang disepakati bersama.
2. Andrian Sutedi
Sedangkan menurut Andrian, Invoice adalah data-data rujukan dalam perdagangan. Diantaranya adalah jumlah penutupan asuransi dan wesel serta catatan detail bea masuk.
Fungsi Invoice
Fungsi dari invoice maupun faktur tidak jauh berbeda. Yang lain hanyalah satu fungsi invoice yaitu sebagai alat bukti pembelian sekaligus sebagai surat penagihan hutang pembelian. Berikut listnya, yaitu:
- Kumpulan data mengenai barang/ jasa yang dibeli konsumen
- Sebagai informasi tagihan yang harus dibayar
- Menjadi rujukan yang sah jika barang/ jasa akan dijual lagi
- Sebagai rekomendasi ketika menambahkan transaksi ke pembukuan
- digunakan sebagai rujukan yang resmi sebagai faktur pajak
Jenis-Jenis Invoice
Dokumen invoice dibagi menjadi beberapa jenis. Semuanya, sering digunakan untuk bertransaksi oleh pengusaha dan pebisnis kelas atas maupun menengah. Ini dia jenis-jenis yang dimaksud, yaitu:
1. Invoice Biasa
Invoice biasa adalah dokumen penagihan hutang yang paling umum. Biasanya catatan ini digunakan untuk transaksi yang sederhana. Karena itulah, format surat juga simpel. Hanya berisi nama barang dan harga jualnya saja.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma disebut juga invoice sementara. Biasanya, surat ini diberikan ketika suplai produk masih belum rampung. Maka dari itu, ciri invoice jenis ini adalah diberikan kepada pembeli secara bertahap. Sebagai bukti, kalau sebagian produk sudah dikirimkan.
3. Invoice Konsuler
Jenis yang ketiga adalah invoice yang paling eksklusif yang disebut invoice konsuler. Biasanya dokumen ini disertakan untuk transaksi besar kelas antar negara.
Yang paling sering menggunakan dokumen ini adalah transaksi ekspor dan impor. Sedangkan syarat keluarnya invoice, harus ada persetujuan tertulis dari atase perdagangan dari negara yang bertransaksi.
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan singkat tentang invoice beserta jenis-jenisnya. Semoga bisa menambah pengetahuan dan wawasan terutama yang berkaitan dengan transaksi bisnis dan perdagangan.
Untuk mempermudah Anda dalam membuat invoice dan pembukuan dalam bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi untuk proses kerja yang lebih baik. Gunakanlah software akuntansi berbasis cloud untuk efisiensi proses akuntansi bisnis lebih cepat dari pembukuan manual atau software akuntansi desktop.
Accurate Online bisa menjadi solusi untuk software pembukuan dalam bisnis Anda. Sudah digunakan oleh 300 ribu entitas bisnis, dengan harga terjangkau, dan fitur terlengkap. Mulai dari membuat invoice, menghitung laba rugi dalam 3 klik, dan menagatur penggajian karyawan bisa Anda lakukan melalui Accurate Online.
Tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari untuk membuat invoice lebih mudah melalui tautan pada gambar dibawah ini :
Ingin mengetahui info lainnya seputar bisnis & keuangan? Silahkan baca artikel pilihan kami dibawah ini :