Ada dua macam fungsi dari administrasi apa sajakah itu?

Agu 18, 2022 • 7 min read

Artikel SMK Kelas XI jurusan Bisnis dan Pemasaran ini membahas tentang administrasi transaksi, mulai dari pengertian, fungsi, manfaat, dan unsur-unsurnya.

--

Kamu sadar nggak sih, kalau hidup itu nggak pernah jauh-jauh dari yang namanya struk. Tiap habis belanja di minimarket, pasti dapat struk. Ambil uang di ATM, dapat struk. Beli tiket bioskop pun, juga dapat struk. Saking banyaknya struk, sampai-sampai dompet kamu tebel isinya struk doang, nggak ada duitnya. Iya, kan?

Dompet Penuh Struk (Sumber: getbaggizmo.com)

Terus, kamu sadar juga nggak, setiap kamu bertransaksi, struk yang tercetak dari mesin kasir itu selalu double, lho! Satu untuk kamu (pembeli), satu lagi untuk disimpan sendiri oleh kasir (penjual). 

Nah, bagi pembeli atau penerima jasa, struk itu berguna sebagai bukti bahwa mereka telah melakukan suatu transaksi tertentu. Tapi bagi penjual atau penyedia jasa, kamu tahu nggak gunanya untuk apa?

“Sebagai bukti transaksi juga nggak, sih?”

Betul. Tapi jawaban kamu kurang lengkap, nih. Bagi penjual atau penyedia jasa, struk berguna sebagai bukti transaksi yang dapat dijadikan pendukung dalam melakukan kegiatan administrasi transaksi.

Administrasi transaksi? Apa itu? Yuk, kita bahas!

Pengertian Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan perusahaan pada setiap terjadinya perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dilakukan secara terstruktur dengan metode tertentu. Perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dimaksud bisa berupa pengurangan atau penambahan. Seperti penjualan, pembelian, membayar gaji karyawan, dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

Baca juga: Bagaimana Analisis Transaksi dan Pencatatannya dalam Persamaan Dasar Akuntansi?

Pencatatannya pun bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung kebutuhan perusahaan. Kalau perusahaannya berskala kecil dengan jumlah transaksi harian yang sedikit, pencatatannya bisa dilakukan secara manual di buku atau menggunakan Excel. Tapi kalau perusahaannya berskala besar dengan jumlah transaksi harian yang banyak, pencatatannya lebih baik dilakukan secara otomatis menggunakan sistem.

Nah, bagi perusahaan (penjual atau penyedia jasa), struk yang tadi kita bahas dapat berperan sebagai pendukung dalam melakukan kegiatan administrasi transaksi. 

Misalnya, lagi asik merekap hasil penjualan harian, nih. Eh, ternyata ada transaksi yang kurang lengkap data-datanya. Nah, struk ini bisa digunakan sebagai pedoman untuk mencatat ulang transaksi yang datanya kurang lengkap itu. Selain itu, struk juga bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengecek ulang seluruh transaksi yang sudah dicatat.

Fungsi Administrasi Transaksi

Kenapa perusahaan melakukan administrasi transaksi? Karena dengan adanya administrasi transaksi, perusahaan bisa mendapat hal-hal positif yang hasilnya tuh, bisa dirasakan secara instan. Kayak misalnya, perusahaan jadi punya catatan transaksi sehari-hari yang rapi dan terstruktur dengan baik.

Terus kalau udah ada catatan transaksi yang rapi, perusahaan bisa ngebandingin deh, kira-kira penjualan hari ini lebih tinggi atau lebih rendah ya, dari kemarin? Kira-kira bulan ini lebih banyak pemasukan atau pengeluaran, ya? Kayak gitu, teman.

Manfaat Administrasi Transaksi

Manfaat administrasi transaksi sebenarnya nggak beda jauh sama fungsi administrasi transaksi, tapi kalau manfaat lebih merujuk kepada hal-hal positif yang hasilnya baru bisa dirasakan seiring berjalannya waktu. 

Misalnya, setelah rutin melakukan administrasi transaksi selama berbulan-bulan, perusahaan jadi punya dokumen transaksi bulanan yang rapi dan terstruktur. Nah, dengan adanya dokumen ini, perusahaan jadi lebih mudah untuk mempresentasikan hasil penjualan kepada rekan-rekan yang bermitra dengan perusahaan itu. 

Selain itu, perusahaan juga lebih mudah melakukan pelayanan kepada konsumen kalau tiba-tiba ada konsumen yang menyampaikan komplain. 

Nah, jika disimpulkan, fungsi dan manfaat dari administrasi transaksi adalah sebagai berikut:

Sampai sini kamu sudah paham kan, apa bedanya? Ingat-ingat lagi ya, kalau fungsi itu lebih condong ke hal-hal positif yang bisa dirasakan secara instan. Sedangkan manfaat lebih condong ke hal-hal positif yang baru bisa dirasakan seiring berjalannya waktu.

Unsur-Unsur Administrasi Transaksi

Unsur-unsur administrasi transaksi terdiri dari 3M, yaitu Manusia, Material, dan Metode. Yuk, kita bahas satu per satu!

1. Manusia

Manusia yang terlibat dalam kegiatan administrasi transaksi harus mempunyai keterampilan administrasi yang baik. Mereka juga harus teliti dan terbiasa dengan proses hitung-menghitung, supaya buku atau dokumen administrasi transaksi yang dihasilkan bisa rapi dan tidak terdapat kesalahan pada data-datanya.

2. Material

Unsur selanjutnya yaitu material atau bisa dibilang harta kekayaan perusahaan.  Harta kekayaan di sini maksudnya adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan, yang dapat menunjang berlangsungnya kegiatan administrasi transaksi. Misalnya seperti alat tulis, buku, map, komputer, dan lain sebagainya.

3. Metode

Unsur yang terakhir yaitu metode. Metode adalah cara tertentu yang dilakukan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan administrasi transaksi agar lebih terstruktur. Metode yang digunakan berbeda-beda tergantung kebutuhan dan skala perusahaan.

Nah, sekarang kamu jadi tahu kan, kalau struk yang bikin dompet kamu tebel itu, ternyata juga bermanfaat untuk penjual atau penyedia jasa. Eh, tapi, sebagai pembeli atau penerima jasa, kamu juga boleh lho, melakukan administrasi transaksi. Biar struk-struk yang kamu simpan nggak cuma nganggur di dompet aja, tuh! 

Kalau untuk kamu (pembeli atau penerima jasa), administrasi transaksi bisa membantu untuk melacak mana transaksi yang memang penting, mana transaksi yang nggak penting-penting amat. Jadi, untuk selanjutnya, kamu bisa mengurangi transaksi yang nggak penting, supaya keuangan kamu bisa terkelola dengan lebih baik.

Sekian pembahasan lengkap tentang administrasi transaksi, mulai dari pengertian, fungsi, manfaat, dan unsur-unsurnya. Kalau masih bingung, kamu bisa langsung meluncur ke ruangbelajar. Di sana ada video pembahasannya, lho!

Referensi:

Soerjandari, E. (2014). Administrasi Transaksi untuk SMK/MAK Kelas Xl. Jakarta: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Sumber Gambar:

GIF ‘Dompet Penuh Struk’ [Daring]. Tautan: https://getbaggizmo.com/best-slim-wallet-on-the-market/baggizmo_the-best-slim-wallet-on-the-market_3-costanza/ (Diakses: 16 Maret 2021)

Kenya Swawikanti

A full-time cat person who likes spicy food a bit more than Oreo cheesecake and chocolate ice cream. You can call me Kenya or Kay. Nice to meet you!

2 Jelaskan apa fungsi fungsi dari pada administrasi?

Ada berapakah jenis jenis administrasi?

Apa saja fungsi fungsi administrasi pendidikan?